Våre fem beste tips og triks for Microsoft Word i Office 365

Microsoft Word er den viktigste programvaren, nyttig i nesten alle virksomheter. Visst, det er gratis alternativer, men ingen er mer klare og konsise og funksjonelle som Word. Tekstbehandlingsprogrammet er ekstremt populært og kan være nyttig for å skrive inn presserende dokumenter, CV, brev og mer. Når vi fortsetter å dykke dypere inn i hver av Office 365-appene, vil vi nå se deg på de fem beste favorittipsene og triksene for Microsoft Word.

Hurtigtaster for å navigere i Word-båndet

Med nyere moderne versjoner av Microsoft Word, droppet Microsoft tradisjonelle menyer for et bånd-stil grensesnitt. Det gjør navigering enklere og setter de vanligste kontrollene for tekstbehandler foran og senter. Men visste du at hver funksjon i båndet har en hurtigtast?

Du kan tilkalle en forhåndsvisning av disse snarveiene ved å trykke ALT-tasten på tastaturet når du er i Word. Det er mange båndsnarveier som kan brukes til å spare tid i løpet av den travle dagen. Noen av favorittene våre er nedenfor, men Microsoft har en full liste over noen flere snarveier som du kan finne nyttige.

• Alt + F: Fil-fanen
• Alt + H: Hjem-fanen
• Alt N: sett inn Tab
• Alt + J: I: Tegn fane
• Alt + G: Design-fanen
• Alt + P: Layout-fanen
• Alt + S: Referansefane
• Alt + M: Fanen Sendinger
• Alt + R: Gjennomgangsfane
• Alt + W: Vis fanen

Lås dokumentet for beskyttelse

Når du arbeider med virksomhet, vil det noen ganger være sensitivt materiale du ikke vil at andre skal se. Dette kan være et Word-dokument med klassifisert informasjon eller bare et dokument du vil holde privat mellom deg og kollegaen din. I noen tilfeller kan krypteringsprogramvare være en bedre løsning, men Microsoft Word har en innebygd «lås» -funksjon som forhindrer noen i å rote med dokumentet med mindre de har passordet. Slik kommer du til det.

1. Klikk på FIle-fanen
2. Velg Info
3. Klikk på Beskytt dokument-knappen
4. Velg mellom Merk som endelig, Krypter med passord eller Begrens redigering 
5. Svar på spørsmålene, og klikk OK

Husk at hvis du velger Merk som endelig, vil redigering deaktiveres på dokumentet. Hvis du velger Krypter med passord, blir hele dokumentet kryptert, og du trenger et passord for å åpne dokumentet. Til slutt, med Begrens redigering,  vil du kunne begrense om dokumentet kan redigeres, eller hvis endringene spores.

Kartlegg dokumentene dine

Noen ganger kan dokumentene være for lange, og de som leser det kan gå seg vill i en tekstvegg. Dette kan være en superkomplisert ansatthåndbok, en kontrakt eller bare et langt dokument. For å gjøre det enkelt, kan du «kartlegge» dokumentet for leserne dine. Dette vil gjøre det mulig for leserne å se en oversikt basert på eventuelle overskrifter du har satt inn i hele stykket. Fremgangsmåten for dette kan sees nedenfor, gitt at du har valgt alternativet «overskrifter» fra Styles-menyen når du skriver ut dokumentet.

1. Gå til Vis-  fanen
2. Se etter Vis-  gruppen, og sørg for at navigasjonsruten er merket

Når du har aktivert navigasjonsruten, kan leseren av dokumentet klikke på overskrifter, underoverskrifter og utvidede overskrifter i navigasjonsruten for å enkelt navigere seg rundt. Det er til og med en søkefelt som lar leseren finne et bestemt element i dokumentet om nødvendig.

Bruk Sammenlign dokumenter for å se endringer

Hvis du sendte ut et Word-dokument som skal redigeres av noen i personalet ditt, og de har sendt deg en ny versjon tilbake, vil sammenligningsdokumentfunksjonen være nyttig for deg. Dette vil hjelpe deg med å finne endringer som er gjort i en enkelt fil. Det er også nyttig å se om det ble gjort noen endringer når sporendringsfunksjonen ikke ble slått på. Slik kan du bruke den.

• Hodet til omtale  fanen
• Klikk på Sammenlign
• Klikk på Sammenlign  igjen
• I originaldokument  velge originaldokumentet fil.
• I Revidert dokument  velger du den endrede dokumentfil
• Velg hvordan du vil at endringene skal utheves

Når du er ferdig med trinnene ovenfor, åpner Word et nytt «Sammenlign» -dokument. Et panel til venstre viser alle revisjoner. Et panel øverst til høyre viser originaldokumentet, og nederst til høyre vil det reviderte dokumentet være. Du kan lese gjennom alle endringene med det sammenlignede dokumentet i midten.

Bruk Autotext for å spare tid i den travle dagen

Når du skriver flere orddokumenter om dagen, kan du merke at du skriver ut noen av de samme tingene om og om igjen. Hvis det er tilfelle, kan du spare litt tid ved å bruke AutoText-funksjonen i Word. Denne ganske vanlige funksjonen kan hjelpe deg med å sette inn juridiske ansvarsfraskrivelser og andre setninger eller setninger du ofte bruker. Slik kan du konfigurere AutoText.

• Skriv ut teksten du vil lagre som AutoText
• Merk den og klikk deretter ALT + F3
• Fyll ut informasjonen, og gi navn til den automatiske teksten og trykk OK.

Når du har konfigurert AutoText, kan du sette den inn via trinnene nedenfor.

• Gå til Insert
• Klikk på Quick Parts
• Velg Autotekst, og oppføringen du opprettet eller trenger

Er du klar til å bli en mester i Word?

Fra snarveiene til båndtekst kan disse triksene være veldig nyttige for å mestre Microsoft Word. Imidlertid er det fortsatt mye mer å oppdage. Vi har tidligere forklart hvordan du kan lagre Word-dokumenter som PDF-filer, gjenopprette tapte filer, og hvordan du kan få Word og Office 365 gratis. Hold deg oppdatert på Office 365 Hub når vi fortsetter å utforske hver av Office-appene, og gi oss gjerne beskjed om tankene dine i kommentarene nedenfor.