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Nossas 5 principais dicas e truques para o Microsoft Word no Office 365

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O Microsoft Word é o software por excelência, útil em quase todos os negócios. Claro, existem alternativas gratuitas, mas nenhuma é mais clara, concisa e completa como o Word. O programa de processamento de texto é extremamente popular e pode ser útil para digitar documentos urgentes, currículos, cartas e muito mais. À medida que continuamos a nos aprofundar em cada um dos aplicativos do Office 365, agora daremos uma olhada em nossas cinco principais dicas e truques favoritos para o Microsoft Word.

Atalhos de teclado para navegar na faixa do Word

Com as novas versões modernas do Microsoft Word, a Microsoft trocou os menus tradicionais por uma interface do tipo faixa de opções. Ele torna a navegação mais fácil e coloca os controles mais comuns do processador de texto na frente e no centro. Mas, você sabia que cada função na faixa de opções possui um atalho de teclado?

Você pode obter uma visualização desses atalhos simplesmente pressionando a tecla ALT no teclado quando estiver no Word. Existem muitos atalhos da faixa de opções que podem ser usados ​​para economizar tempo durante o seu dia atarefado. Alguns dos nossos favoritos estão abaixo, mas a Microsoft tem uma lista completa aqui de alguns atalhos adicionais que podem ser úteis.

  • Alt + F: Guia Arquivo
  • Alt + H: guia inicial
  • Alt N: inserir guia
  • Alt + J: I: Guia Desenhar
  • Alt + G: Guia Design
  • Alt + P: Guia Layout
  • Alt + S: Guia de Referência
  • Alt + M: Guia Mailings
  • Alt + R: guia de revisão
  • Alt + W: guia Exibir

Bloqueie o seu documento para proteção

Ao lidar com negócios, às vezes haverá material sensível que você não deseja que outras pessoas vejam. Pode ser um documento do Word com informações classificadas ou apenas um documento que você gostaria de manter privado entre você e seu colega de trabalho. Em alguns casos, o software de criptografia pode ser uma solução melhor, mas o Microsoft Word tem um recurso de “bloqueio” integrado, que impedirá que qualquer pessoa mexa no seu documento, a menos que tenha a senha. Veja como fazer isso.

  1. Clique na guia Arquivo
  2. Escolha informações
  3. Clique no botão Proteger Documento
  4. Escolha entre Marcar como Final, Criptografar com Senha ou Restringir Edição 
  5. Responda às perguntas e clique em OK

Lembre-se de que, se você escolher Marcar como final, a edição será desativada no documento. Se você escolher Criptografar com Senha, todo o documento será criptografado e você precisará de uma senha para abri-lo. Finalmente, com Restringir edição,  você poderá limitar se o documento pode ser editado ou se as alterações são rastreadas.

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Mapeie seus documentos

Às vezes, os documentos podem ser muito longos e aqueles que os lêem podem se perder em uma parede de texto. Pode ser um manual supercomplicado do funcionário, um contrato ou apenas um documento longo. Para ajudar a tornar as coisas mais fáceis, você pode “mapear” o documento para seus leitores. Isso permitirá que os leitores tenham uma visão geral com base em quaisquer títulos que você inseriu ao longo da peça. Os passos para isso podem ser vistos abaixo, desde que você tenha selecionado a opção “títulos” no menu Estilos ao digitar o documento.

  1. Vá para a guia Exibir 
  2. Procure pelo grupo Mostrar  e certifique-se de que o Painel de Navegação esteja marcado

Depois de habilitar o painel de navegação, o leitor do documento pode clicar em títulos, subtítulos e títulos expandidos no painel de navegação para navegar facilmente. Há até uma barra de pesquisa, permitindo que o leitor encontre um item específico no documento, se necessário.

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Use Comparar documentos para ver as alterações

Se você enviou um documento do Word para ser editado por alguém de sua equipe e eles lhe enviaram uma nova versão, a função de comparação de documentos será útil para você. Isso o ajudará a localizar quaisquer edições feitas em um único arquivo. Também é útil ver se alguma mudança foi feita quando o recurso de mudanças de trilha não estava ativado. Veja como você pode usá-lo.

  • Vá para a guia Review 
  • Clique em Comparar
  • Clique em Comparar  mais uma vez
  • Em Documento original,  escolha o arquivo do documento original.
  • No Documento Revisado,  escolha o arquivo do documento revisado
  • Escolha como deseja que as alterações sejam destacadas

Depois de concluir as etapas acima, o Word abrirá um novo documento “Comparar”. Um painel à esquerda listará todas as revisões. Um painel no canto superior direito mostrará o documento original e no canto inferior direito estará o documento revisado. Você poderá ler todas as alterações com o documento comparado no meio.

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Use o AutoTexto para economizar tempo em seu dia agitado

Ao escrever vários documentos do Word por dia, você pode perceber que está digitando algumas das mesmas coisas repetidamente. Nesse caso, você pode economizar algum tempo usando o recurso AutoTexto do Word. Esse recurso bastante comum pode ajudá-lo a inserir isenções de responsabilidade legais e quaisquer outras sentenças ou frases que você usa com frequência. Veja como você pode configurar o AutoTexto.

  • Digite o trecho de texto que deseja salvar como AutoTexto
  • Realce-o e clique em ALT + F3
  • Preencha as informações, nomeie seu Texto automático e pressione OK.

Depois de configurar seu AutoTexto, você pode inseri-lo por meio das etapas abaixo.

  • Cabeça para inserir
  • Clique em partes rápidas
  • Escolha AutoTexto e a entrada que você criou ou precisa

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Você está pronto para se tornar um mestre no Word?

Dos atalhos da faixa de opções ao AutoTexto, esses truques podem ser muito úteis para dominar o Microsoft Word. No entanto, ainda há muito mais para descobrir. Explicamos anteriormente como você pode salvar documentos do Word como PDFs, recuperar arquivos perdidos e como obter o Word e o Office 365 gratuitamente. Fique ligado em nosso hub do Office 365 enquanto continuamos a explorar cada um dos aplicativos do Office e sinta-se à vontade para nos contar sua opinião nos comentários abaixo.

Fonte de gravação: www.onmsft.com

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