Hold deg sunn på jobben: Praktisk med MyAnalytics i Office 365

Annet enn produktivitetsprogramvare som følger med Office 365, er en av de viktigste delene av å ha en vellykket virksomhet å holde arbeidstakere sunne og positive. Visst, du kan oppnå dette med teambinding og andre aktiviteter, men arbeidere bruker allerede 8+ timer om dagen ved skrivebordet sitt. Hvordan kan du vise dem harde data om arbeidsmønstre, trivsel, samarbeid og deres nettverk?

MyAnalytics, en ny del av Office 365, er en løsning. Denne online tjenesten er inkludert uten ekstra kostnad i de fleste Office 365 Business-abonnementer. Den samler inn Office 365-data hver dag for å gi arbeidstakere innsikt om møtevaner, deres mest brukte apper og mer. Vi gikk nylig praktisk med det, og her er våre tanker om opplevelsen.

Hoved dashbordet

Kjernen i MyAnalytics-opplevelsen er dashbordet. Fra denne forenklede og rene utseendet, er det flere fliser. Fokus, velvære, nettverk og samarbeid er hovedflisene som løper langs toppen. På bunnen er noen innsikt i produktivitet. Disse inkluderer personer som nylig er lagt til i et eksternt nettverk, og forslag til hvordan du planlegger en uke eller bruker tid på møter. Du kan alltid klikke på visningsforslag-knappen for å få flere ideer om produktivitetsflytene dine.

Det skal imidlertid bemerkes at hver av hovedflisene på dashbordet viser deg en rask titt på noen aktive data, representert i form av en sirkel. Det er veldig forenklet og hjelper med å gi mening om data du ellers ikke ville tenkt på.

Til slutt, langs siden, er det en fane for å navigere til de mer inngående områdene på dashbordet. Vi har mer om dem senere.

Fokus – en titt på uavbrutt arbeidstid

Det første området på MyAnalytics dashbordet er Focus. Her får du en 4-ukers titt på arbeidsvanene dine, og hvis du har nok uavbrutt tid til å få jobben gjort. Dette beregnes ut fra samarbeidstid, i møter, e-post, chatter og samtaler. Noe av tiden din i Outlook-kalenderen din med ingen av disse aktivitetene telles med i fokus.

Det er to hovedinnsikter her, en evne til å fokusere, og samarbeidstid – begge beregnet på en prosentskala. Du vil også se begge disse representert i et ukentlig gjennomsnitt representert i form av en sirkel.

På høyre side kan du også se noen forslag til hvordan du planlegger en uke, og hvordan du bruker tid på møter. Disse enkle, men effektive påminnelsene kan hjelpe deg å holde fokus på arbeidet og planlegge bestemte oppgaver. Igjen, det er en ren og visuelt effektiv måte å representere produktivitetsdata som ellers ikke blir samlet inn fra Outlook og andre Office-apper.

Velvære – se på hvor lenge du er borte fra arbeidet ditt

Deretter er det velvære-delen. Fra denne delen kan du se hvor lenge du har jobbet utenfor normal arbeidstid – hva Microsoft kaller “Quiet Hours.” I likhet med Fokus-området, blir data samlet inn de siste fire ukene og vil vise deg hvor lenge du har holdt den stille strekningen din. Du kan konfigurere stille timer og arbeidsdager etter behov i innstillingene.

Det er også et sektordiagram på høyre side for å vise hva som har avbrutt stille timer, det være seg møter, e-post, samtaler eller samtaler. I dette tilfellet, jo mer stille timer jo bedre, da det egentlig er din evne til å koble deg fra jobben og holde deg stressfri.

Nok en gang er det ganske interessant å se disse dataene representert i form av et diagram, da ikke alle vil tro at svar på en e-post eller Teams-melding kan påvirke deres velvære på jobben.

Nettverk – hvem kommuniserer du med?

For det tredje er det nettverksdelen. Denne delen henter data fra Outlook og Teams og gir deg en titt på noen av personene du oftest har kontaktet. Det er en titt på det totale antallet personer du har samarbeidet med via e-post eller team. Du kan også se på de beste personene du har kontaktet. Den blir delt inn i Eksterne kontakter, Aktive kontakter, Nye kontakter og viktige kontakter. Det er til og med et alternativ å “kartlegge” kontaktene dine for visuelt å se hvor ofte du har kontaktet dem.

Under denne hovedsamarbeiderseksjonen vil du være Utforsk-området. Her kan du se hvor ofte du har kontaktet viktige kontakter. Du kan også søke etter kontakter og legge dem til listen om nødvendig. Til slutt, under Utforsk-området, vil det foreslåtte viktige folk-området være. Disse smarte viktige forslagene fra folk hentes fra e-posten din.

Samarbeid – måle hvor mye du jobber

Til slutt er det samarbeidsdelen. Selv om dette området ikke har en dedikert side med grundig statistikk ennå for oss, vil det gi deg en rask titt på arbeidsflyten din. Samarbeidsområdet ser på estimert tid du har brukt på møter, e-post, chatter og samtaler. Som trivsel og fokus måles det i prosent.

På vår side vil dette bare vise denne informasjonen i form av en prosentandel. Jo mer du bruker MyAnalytics, jo mer data vil det imidlertid samle inn. Du kan kanskje se tips om hvordan du kan gruppere e-post, redusere møter, svare på møter, møtedagsorden og hvordan du starter og avslutter møter i tide.

Synes du MyAnalytics er nyttig?

Det være seg nettverket, samarbeidet, fokuset eller velvære, all data som samles inn som en del av MyAnalytics er privat og er bare synlig for deg. Det er ment å holde deg sunn på jobben og også forbedre arbeidsflytene dine. Du kan alltid velge bort opplevelsen ved å åpne MyAnalytics og velge innstillingsutstyret og slå av kontrollen. Tror du MyAnalytics er nyttig? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.