Hvordan bruke skift i Microsoft-team for å administrere arbeidstid, tidsplaner og mer

Hvis IT-administratoren din har aktivert det, vil du kanskje legge merke til en «Skift» -opplevelse i Microsoft Teams. Dette er et planleggingsverktøy som er ment for ledere og førstelinjearbeidere (som er de som kommer i kontakt direkte med kunder eller allmennheten.) Den er inkludert i Teams-planene uten ekstra kostnad og erstatter også Microsofts gamle Staff Hub-opplevelse.

Men det er ikke bare for førstelinjearbeidere. Med skift er ledere i stand til å sette sammen tidsplaner, bytte ut skift, opprette grupper, legge inn tidsavbrudd, og til og med holde en tidsklokke. Funksjonen kan være ganske nyttig for små bedrifter, da den er sterkt optimalisert for Microsoft Teams-opplevelsen. Her er en omfattende oversikt over hvordan du kan komme i gang med det for å administrere deg og arbeidstakerens arbeidstid og tidsplaner.

Åpne Skift-appen og komme i gang med å administrere nye skift

For å komme i gang, må du åpne Skift-appen. Den er innebygd i venstre side av Teams. Hvis du ikke ser det der, må du klikke på… Flere apper og finne den på listen. Når du er der, ser du en liste over skift som er tildelt deg for den aktuelle uken. Hvis ingenting er der, må du få en leder eller administrator til å tildele deg et skift, eller be dem om å legge til et gjennom appen.

Vi er i ferd med å diskutere hvordan ledere eller administratorer kan gjøre det neste, men husk at disse neste trinnene vanligvis er ment for ledere eller de med bare administratorrettigheter. Ledere kan bare opprette en tidsplan i Skift hvis de er satt som eier av Office 365 Team. Alle andre vil fortsatt ha tilgang til skift, men vil bare ha muligheter til å se sitt eget skift for uken eller administrere avspasering og andre forespørsler.

Hvis du er leder og har de riktige tillatelsene, vil du velge Opprett fra listen over lag på siden for å fortsette med å lage et skift. Når du har valgt Opprett, blir du bedt om å velge en tidssone for skiftet. Hvis du tilfeldigvis jobber globalt, slik vi er her på OnMSFT, vil du kanskje velge en tidssone som alle kan forstå. Når vi skriver om Microsoft, bruker vi tidssonen i Stillehavet, som selskapet Redmond, Seattle, er basert i.

Du vil da gi lagene litt tid til å lage en tidsplan. Når du er ferdig, blir du bedt om å ta en tur. Dette viser deg hvordan du kan legge til teammedlemmer, opprette skift og mer. Vi kommer inn på disse i de neste avsnittene.

Hvordan ledere kan lage skift og tidsplaner

Ledere og de med de rette Office 365-tillatelsene kan lage skift og tidsplaner for ansatte med Skift i Microsoft Teams. Dette kan gjøres ved å klikke på «legg til folk i gruppen» -knappen. Dette ikonet vises som et bilde av en person helt til høyre på skjermen. Du kan legge til hvem som helst i skiftet og tidsplanen så lenge de har en gyldig profil under Office 365-planen din.

Når noen er «lagt til» i gruppen, kan du opprette et skifte for dem. For å gjøre dette er det bare å dobbeltklikke på et tomt spor i planen for uken. Som standard blir denne tidsplanen delt inn i ukedagene. Derfra kan du dobbeltklikke på en bestemt dag og fylle ut noen detaljer om det spesifikke skiftet. Dette inkluderer start- og sluttider, en farge for et bestemt tema (eller aktivitet) noen notater om hva skiftet er for. Du kan også legge til noen mer spesifikke aktiviteter som ikke dekkes ved å klikke Legg til aktivitet-knappen.

Når du er ferdig, kan skiftet legges til timeplanen ved å klikke Lagre-knappen. Du kan alltid gå tilbake og redigere detaljene ved å høyreklikke i timeplanen og velge Rediger skift. Hvis du også vil kopiere den til en annen dag (som vi gjør fordi vi har mange lignende skriveskift her på OnMSFT, kan du høyreklikke, velge Kopier og deretter høyreklikke der du vil plassere skift og velg Lim inn. 

Hvis du ønsker å tilpasse timeplanen litt, kan du skrive inn et navn eller ytterligere detaljer i boksen over skiftåpningene. Du kan også legge til noen notater under Day Notes-delen for å gi deg litt ekstra informasjon.

Du kan også lage noen åpne skift ved å klikke på Åpne skift-området. Dette lar deg lage «gratis» skift før du tildeler dem til dine andre medlemmer. Når du oppretter et åpent skift, vil du kunne tilordne det til teammedlemmene. Bare klikk på … under den, og velg Tildel åpent skift. 

Det er også flere kontroller for å filtrere visningen etter medlemmer, for å skrive ut gjeldende visning eller endre visningen basert på skift, tilgjengelighet eller grupper. Du kan til og med bytte til en dags-, uke- eller månedsvisning, om nødvendig.

Del skift med teamet ditt

Når et skift er opprettet, blir det ikke offisielt eller vises i den ansattes versjon av Team før det er delt. Du kan gjøre dette ved å klikke på den lilla knappen Del med lag øverst til høyre på skjermen. Dette vil da gi deg ekstra kontroller for hvordan du kan dele den med teammedlemmene. Du ser noen alternativer for å velge dagene du vil dele med teammedlemmene. Velg gjerne et utvalg du vil ha med. De vil også være avkrysningsruter for å varsle hele teamet (som er oppført på timeplanen) eller bare de som har blitt berørt (menneskene du nettopp har tildelt skift.)

Administrere eller lage avspasering og andre forespørsler

Når skift og tidsplaner er opprettet, vil Teams-brukere og ansatte få nye muligheter for å se timeplanen når de klikker på Skift-delen i Teams. I tillegg til å se timeplanen deres, kan de også be om fri og legge inn andre forespørsler. Dette gjøres ved å klikke på ikonet øverst til høyre på skjermen som er formet som en klokke med et spørsmålstegn.

Brukere kan legge inn en forespørsel om avspasering, og deretter sjekke statusen på den. De kan også avbryte det, om nødvendig. De kan også be om å bytte skift eller gi et tilbud til en annen også. Det er et hyggelig brukergrensesnitt som lar dem velge en grunn, legg igjen et notat for dette, som vist ovenfor.

Som leder eller administrator vil det være opp til deg å godkjenne disse forespørslene. Du kan gjøre dette ved å klikke på fanen Forespørsler under Skift. Du ser det under Pågår. Du kan deretter sjekke det på høyre side av skjermen. Det vil være alternativer for deg å godkjenne eller nekte det, som vi har gitt ovenfor. Når du godkjenner som leder, vil brukeren få beskjed om det.

Sette opp klokken i skift

Det siste aspektet av Skift i lag som vi skal dekke er tidsklokken. Dette tidsklokke-alternativet lar ansatte klokke inn og ut ved hjelp av sine mobile enheter. Som leder kan du også konfigurere valgfri stedsgjenkjenning. Dette vil oppdage hvor ansatte er når de klokker inn og ut. Disse innstillingene kan endres eller fjernes når som helst ved å klikke på Innstillinger-fanen i Skift i lag. Du ser en Start-oppsett-knapp der for å sette den opp.

Dine ansatte kan bruke tidsklokken i Microsoft Teams på sine iOS- eller Android-mobile enheter. Når de klikker på den, vil de være i stand til å komme på klokken, og deretter komme av klokken for pauser ved å gå tilbake til Teams-appen. De har også et alternativ for å bekrefte det. Du vil da kunne eksportere det som et Excel-regneark og sjekke det ut og laste ned rapporten om klokke inn og ut via samme tidsklokke som vi nevnte ovenfor.

Hvordan vil du bruke Skift?

Som du kan se er Skift i lag en ganske omfattende løsning. Hvis du ikke har tilgang til lønnstjenester som ADP, kan den brukes til å holde orden på arbeidstid og så mye mer. Det er også enkelt å installere, og det tar ikke for lang tid å bli vant til. Fant du nyttig guide? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor, og sørg for å holde deg oppdatert på OnMSFT denne uken når vi dykker dypere inn i Shifts-opplevelsen.