Hur man använder skift i Microsoft-team för att hantera arbetstid, scheman och mer

Om din IT-administratör har aktiverat det kanske du märker en “Skift” -upplevelse i Microsoft Teams. Detta är ett schemaläggningshanteringsverktyg som är avsett för chefer och förstahandsarbetare (som är de människor som kommer i kontakt direkt med kunder eller allmänheten.) Det ingår i Teams-planer utan extra kostnad och ersätter också Microsofts gamla Staff Hub-upplevelse.

Men det är inte bara för förstahandsarbetare. Med Skift kan chefer sätta ihop scheman, byta ut skift, skapa grupper, lägga in tidsavfrågningar och till och med hålla en tidsklocka. Funktionen kan vara ganska användbar för små företag eftersom den är starkt optimerad för Microsoft Teams-upplevelsen. Här är en omfattande titt på hur du kan komma igång med det för att hantera dig och din anställds arbetstid och scheman.

Öppna Skift-appen och komma igång med att hantera nya skift

För att komma igång måste du öppna Skift-appen. Den är inbyggd i vänstra sidan av Teams. Om du inte ser det där måste du klicka på … Fler appar och hitta den i listan. Väl där ser du en lista över skift som tilldelats dig för den aktuella veckan. Om ingenting finns där måste du låta en chef eller admin tilldela ett skift till dig eller be dem lägga till en genom appen.

Vi håller på att diskutera hur chefer eller administratörer kan göra det nästa, men kom ihåg att de här följande stegen vanligtvis är avsedda för chefer eller de som bara har rätt administratörsbehörighet. Chefer kan bara skapa ett schema i Skift om de har ställts in som ägare till Office 365-teamet. Alla andra kommer fortfarande att ha tillgång till Skift, men har bara alternativ att se sina egna skift för veckan eller hantera ledighet och andra förfrågningar.

Om du är chef och har rätt behörigheter vill du välja Skapa i listan över lag på sidan för att fortsätta med att skapa ett skift. När du väl har skapat blir du ombedd att välja en tidszon för skiftet. Om du råkar arbeta globalt, som vi är här på OnMSFT, kanske du vill välja en tidszon som alla kan förstå. När vi skriver om Microsoft använder vi Stillahavsområdet, som företaget Redmond, Seattle, är baserat i.

Du vill då ge team lite tid att skapa ett schema. När du är klar uppmanas du att ta en rundtur. Detta visar hur du kan lägga till teammedlemmar, skapa skift och mer. Vi kommer att gå in på dem i nästa avsnitt.

Hur chefer kan skapa skift och scheman

Chefer och personer med rätt Office 365-behörighet kan skapa skift och scheman för anställda med skift i Microsoft Teams. Detta kan göras genom att klicka på knappen “lägg till personer i gruppen”. Den här ikonen visas som en bild av en person längst till höger på skärmen. Du kan lägga till vem som helst i skiftet och schemat så länge de har en giltig profil under din Office 365-plan.

När någon har “lagts till” i gruppen kan du skapa ett skift för dem. För att göra detta, klicka bara på en tom plats i veckans schema. Som standard kommer detta schema att delas upp i veckodagarna. Därifrån kan du dubbelklicka på en viss dag och fylla i detaljer om det specifika skiftet. Detta inkluderar start- och sluttider, en färg för ett visst tema (eller aktivitet) några anteckningar om vad skiftet är för. Du kan också lägga till några mer specifika aktiviteter som inte täcks genom att klicka på knappen Lägg till aktivitet.

När du är klar kan skiftet läggas till schemat genom att klicka på Spara-knappen. Du kan alltid gå tillbaka och redigera detaljerna genom att högerklicka i schemat och välja Redigera Skift. Om du också vill kopiera den till en annan dag (vilket vi gör för att vi har många liknande skrivskift här på OnMSFT) kan du högerklicka, välja Kopiera och högerklicka sedan där du vill placera skift och välj Klistra in. 

Om du vill anpassa schemat lite kan du ange ett namn eller ytterligare detaljer i rutan ovanför skiftplatserna. Du kan också lägga till några anteckningar under avsnittet Dagnoteringar för att ge dig själv ytterligare information.

Du kan också skapa några öppna skift genom att klicka på området Öppna skift. Detta gör att du kan skapa “gratis” skift innan du tilldelar dem till dina andra medlemmar. När du skapar ett öppet skift kan du tilldela det till teammedlemmarna. Klicka bara på … under den och välj Tilldela öppet skift. 

Det finns också ytterligare kontroller för att filtrera vyn efter medlemmar, för att skriva ut den aktuella vyn eller ändra vyn baserat på skift, tillgänglighet eller grupper. Du kan till och med byta till en dag, vecka eller månadsvy, om det behövs.

Dela skift med ditt team

När ett skift har skapats blir det inte officiellt eller visas inte i din medarbetares version av Teams förrän det delas. Du kan göra detta genom att klicka på den lila knappen Dela med team längst upp till höger på skärmen. Detta ger dig ytterligare kontroller om hur du delar det med gruppmedlemmar. Du ser några alternativ för att välja de dagar du vill dela med teammedlemmarna. Välj gärna ett intervall du vill inkludera. De kommer också att vara kryssrutor för att meddela hela teamet (som alla är listade i schemat) eller bara de personer som har påverkats (de personer som du just tilldelat skift.)

Hantera eller göra lediga dagar och andra förfrågningar

Skift och scheman skapade, dina Teams-användare och anställda har nya alternativ för att se deras schema när de klickar på Skift-delen i Teams. Förutom att se deras schema kan de också begära ledighet och lägga in andra förfrågningar. Detta görs genom att klicka på ikonen längst upp till höger på skärmen som är formad som en klocka med ett frågetecken.

Användare kan lägga in en begäran om ledighet och sedan kontrollera status för den. De kan också avbryta det, om det behövs. De kan också begära att byta sitt skift eller göra ett erbjudande till en annan också. Det finns ett trevligt användargränssnitt som låter dem välja en anledning, lämna en anteckning för detta, som sett ovan.

Som chef eller administratör är det upp till dig att godkänna dessa förfrågningar. Du kan göra detta genom att klicka på fliken Förfrågningar under Skift. Du ser det under Pågår. Du kan sedan kontrollera det på höger sida av skärmen. Det kommer att finnas alternativ för dig att godkänna eller förneka det, som vi har lämnat ovan. När du godkänner som chef kommer användaren att få ett meddelande om det.

Ställa in tidsklockan i skift

Den sista aspekten av Skift i lag som vi kommer att täcka är tidsklockan. Detta tidsklockalternativ låter dina anställda klocka in och ut med sina mobila enheter. Som chef kan du också ställa in valfri platsdetektering också. Detta kommer att upptäcka var anställda är när de klockar in och ut. Dessa inställningar kan ändras eller tas bort när som helst genom att klicka på fliken Inställningar i Skift i lag. Du ser en Start-inställningsknapp där för att ställa in den.

Dina anställda kan använda Time Clock i Microsoft Teams på sina iOS- eller Android-mobila enheter. När de klickar på den kommer de att kunna komma på klockan och sedan komma ur klockan för pauser genom att återgå till Teams-appen. De har också möjlighet att bekräfta det. Du kan sedan exportera det som ett Excel-kalkylblad och kolla in det och ladda ner rapporten om klockor in och ut via samma tidsklocka som vi nämnde ovan.

Hur kommer du att använda Skift?

Som du kan se är Skift i lag en ganska omfattande lösning. Om du inte har tillgång till löntjänster som ADP kan den användas för att hålla reda på arbetstid och så mycket mer. Det är också enkelt att installera och det tar inte för lång tid att vänja sig. Fann du hjälpguiden? Låt oss veta i kommentarerna nedan och se till att hålla koll på OnMSFT den här veckan när vi dyker djupare in i Shift-upplevelsen.