Verwendung von Schichten in Microsoft-Teams zum Verwalten von Arbeitszeiten, Zeitplänen und mehr

Wenn Ihr IT-Administrator dies aktiviert hat, stellen Sie möglicherweise fest, dass in Microsoft-Teams “Verschiebungen” auftreten. Dies ist ein Zeitplanverwaltungstool, das für Manager und Firstline-Mitarbeiter (dh Personen, die direkt mit Kunden oder der Öffentlichkeit in Kontakt kommen) bestimmt ist.) Es ist in den Teamplänen ohne zusätzliche Kosten enthalten und ersetzt auch die alte Staff Hub-Erfahrung von Microsoft.

Aber es ist nicht nur für Firstline-Arbeiter. Mit Shifts können Manager Zeitpläne zusammenstellen, Schichten austauschen, Gruppen erstellen, Freistellungsanfragen stellen und sogar eine Zeitschaltuhr führen. Die Funktion kann für kleine Unternehmen sehr nützlich sein, da sie stark für die Erfahrung von Microsoft Teams optimiert ist. Hier finden Sie einen umfassenden Überblick darüber, wie Sie damit beginnen können, um Sie und die Arbeitszeiten und -pläne Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.

Öffnen Sie die Schicht-App und beginnen Sie mit der Verwaltung neuer Schichten

Um loszulegen, müssen Sie die Schicht-App öffnen. Es ist in die linke Seite von Teams eingebaut. Wenn Sie es dort nicht sehen, müssen Sie auf… Weitere Apps klicken und es in der Liste finden. Dort sehen Sie eine Liste der Schichten, die Ihnen für die aktuelle Woche zugewiesen wurden. Wenn nichts vorhanden ist, muss ein Manager oder Administrator Ihnen eine Schicht zuweisen oder ihn bitten, eine über die App hinzuzufügen.

Wir werden diskutieren, wie Manager oder Administratoren dies als Nächstes tun können. Beachten Sie jedoch, dass diese nächsten Schritte in der Regel nur für Manager oder Personen mit den richtigen Administratorrechten bestimmt sind. Manager können in Schichten nur dann einen Zeitplan erstellen, wenn sie einen Eigentümer des Office 365-Teams festgelegt haben. Alle anderen haben weiterhin Zugriff auf Schichten, haben jedoch nur die Möglichkeit, ihre eigene Schicht für die Woche anzuzeigen oder Freizeit und andere Anfragen zu verwalten.

Wenn Sie ein Manager sind und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um mit dem Erstellen einer Schicht fortzufahren, sollten Sie aus der Liste der Teams auf der Seite die Option Erstellen auswählen. Sobald Sie Erstellen auswählen, werden Sie aufgefordert, eine Zeitzone für die Schicht auszuwählen. Wenn Sie global arbeiten, wie wir hier bei OnMSFT, möchten Sie möglicherweise eine Zeitzone auswählen, die jeder verstehen kann. Während wir über Microsoft schreiben, verwenden wir die pazifische Zeitzone, in der das Unternehmen in Redmond, Seattle, ansässig ist.

Sie sollten den Teams dann etwas Zeit geben, um einen Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie fertig sind, werden Sie aufgefordert, eine Tour zu machen. Dies zeigt Ihnen, wie Sie Teammitglieder hinzufügen, Schichten erstellen und vieles mehr können. Wir werden in den nächsten Abschnitten darauf eingehen.

Wie Manager Schichten und Zeitpläne erstellen können

Manager und Mitarbeiter mit den richtigen Office 365-Berechtigungen können Schichten und Zeitpläne für Mitarbeiter mit Schichten in Microsoft-Teams erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche “Personen zur Gruppe hinzufügen”. Dieses Symbol wird als Bild einer Person ganz rechts auf dem Bildschirm angezeigt. Sie können jeden zur Schicht und zum Zeitplan hinzufügen, solange er ein gültiges Profil in Ihrem Office 365-Plan hat.

Sobald jemand zur Gruppe hinzugefügt wurde, können Sie eine Schicht für ihn erstellen. Doppelklicken Sie dazu einfach auf einen leeren Platz in ihrem Wochenplan. Standardmäßig wird dieser Zeitplan in die Wochentage unterteilt. Von dort aus können Sie auf einen bestimmten Tag doppelklicken und einige Details zur bestimmten Schicht eingeben. Dies beinhaltet Start- und Endzeiten, eine Farbe für ein bestimmtes Thema (oder eine bestimmte Aktivität) sowie einige Hinweise dazu, wofür die Verschiebung vorgesehen ist. Sie können auch einige spezifischere Aktivitäten hinzufügen, die nicht behandelt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Aktivität hinzufügen klicken.

Sobald dies erledigt ist, kann die Schicht durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern zum Zeitplan hinzugefügt werden. Sie können jederzeit zurückgehen und die Details bearbeiten, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Zeitplan klicken und Schicht bearbeiten auswählen. Wenn Sie es auch auf einen anderen Tag kopieren möchten (was wir tun, weil wir hier bei OnMSFT viele ähnliche Schreibverschiebungen haben), können Sie mit der rechten Maustaste klicken, Kopieren auswählen und dann mit der rechten Maustaste auf die Stelle klicken, an der Sie die platzieren möchten verschieben und Einfügen wählen. 

Wenn Sie den Zeitplan ein wenig anpassen möchten, können Sie einen Namen oder zusätzliche Details in das Feld über den Schichtschlitzen eingeben. Sie können auch einige Notizen im Abschnitt Tagesnotizen hinzufügen, um sich selbst zusätzliche Informationen zu geben.

Sie können auch einige offene Schichten erstellen, indem Sie auf den Bereich Offene Schichten klicken. Auf diese Weise können Sie „kostenlose” Schichten erstellen, bevor Sie sie Ihren anderen Mitgliedern zuweisen. Wenn Sie eine offene Schicht erstellen, können Sie sie Teammitgliedern zuweisen. Klicken Sie einfach auf das… darunter und wählen Sie Offene Schicht zuweisen. 

Es gibt auch zusätzliche Steuerelemente, mit denen Sie die Ansicht nach Mitgliedern filtern, die aktuelle Ansicht drucken oder die Ansicht basierend auf Schichten, Verfügbarkeit oder Gruppen ändern können. Bei Bedarf können Sie sogar zu einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wechseln.

Schichten mit Ihrem Team teilen

Sobald eine Schicht erstellt wurde, wird sie erst dann offiziell oder in der Teamversion Ihres Mitarbeiters angezeigt, wenn sie freigegeben wurde. Klicken Sie dazu oben rechts auf dem Bildschirm auf die lila Schaltfläche Mit Team teilen. Auf diese Weise erhalten Sie zusätzliche Steuerelemente für die Freigabe für Teammitglieder. Sie sehen einige Optionen, um die Tage auszuwählen, die Sie mit Teammitgliedern teilen möchten. Sie können einen Bereich auswählen, den Sie einschließen möchten. Sie sind auch Kontrollkästchen, um das gesamte Team (das alle im Zeitplan aufgeführten Personen sind) oder nur die betroffenen Personen (die Personen, denen Sie gerade Schichten zugewiesen haben) zu benachrichtigen.

Freizeit oder andere Anfragen verwalten oder machen

Schicht und Zeitpläne erstellt, haben die Benutzer und Mitarbeiter Ihres Teams neue Optionen, um ihren Zeitplan anzuzeigen, wenn Sie auf den Abschnitt Schichten von Teams klicken. Sie können jedoch nicht nur ihren Zeitplan anzeigen, sondern auch eine Freistellung beantragen und andere Anfragen stellen. Klicken Sie dazu auf das Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, das wie eine Uhr mit einem Fragezeichen geformt ist.

Benutzer können eine Freistellungsanfrage stellen und anschließend deren Status überprüfen. Sie können es bei Bedarf auch stornieren. Sie können auch verlangen, ihre Schicht zu tauschen oder ein Angebot für eine andere zu machen. Es gibt eine nette Benutzeroberfläche, mit der sie einen Grund auswählen und eine Notiz dafür hinterlassen können, wie oben gezeigt.

Als Manager oder Administrator liegt es an Ihnen, diese Anforderungen zu genehmigen. Sie können dies tun, indem Sie unter Shifts auf die Registerkarte Requests klicken. Sie sehen es unter In Bearbeitung. Sie können es dann auf der rechten Seite des Bildschirms überprüfen. Es gibt Optionen für Sie, um es zu genehmigen oder abzulehnen, wie wir oben verlassen haben. Wenn Sie als Manager zustimmen, wird der Benutzer darüber benachrichtigt.

Einstellen der Zeitschaltuhr in Schichten

Der letzte Aspekt von Verschiebungen in Teams, den wir behandeln werden, ist die Zeituhr. Mit dieser Zeitschaltuhr können Ihre Mitarbeiter mit ihren Mobilgeräten ein- und ausstempeln. Als Manager können Sie auch die optionale Standorterkennung einrichten. Dadurch wird erkannt, wo sich Mitarbeiter befinden, wenn sie ein- und aussteigen. Diese Einstellungen können jederzeit geändert oder entfernt werden, indem Sie unter Schichten in Teams auf die Registerkarte Einstellungen klicken. Dort sehen Sie eine Schaltfläche zum Starten des Setups, um es einzurichten.

Ihre Mitarbeiter können die Zeitschaltuhr in Microsoft-Teams auf ihren iOS- oder Android-Mobilgeräten verwenden. Wenn sie darauf klicken, können sie auf die Uhr kommen und dann für Pausen die Uhr verlassen, indem sie die Team-App erneut aufrufen. Sie haben auch die Möglichkeit, dies zu bestätigen. Sie können es dann als Excel-Tabelle exportieren, auschecken und den Bericht über das Ein- und Ausstempeln der Uhr über denselben oben erwähnten Abschnitt für die Uhrzeit herunterladen.

Wie werden Sie Shifts verwenden?

Wie Sie sehen können, ist Shifts in Teams eine ziemlich umfassende Lösung. Wenn Sie keinen Zugriff auf Gehaltsabrechnungsdienste wie ADP haben, können Sie damit die Arbeitszeiten und vieles mehr verfolgen. Es ist auch einfach einzurichten und dauert nicht lange, bis man sich daran gewöhnt hat. Haben Sie einen hilfreichen Leitfaden gefunden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen und bleiben Sie diese Woche auf OnMSFT eingestellt, wenn wir tiefer in die Shifts-Erfahrung eintauchen.