Como usar turnos em equipes Microsoft para gerenciar horas de trabalho, programações e muito mais

Se o seu administrador de TI o tiver habilitado, você poderá notar uma experiência de “Mudanças” no Microsoft Teams. Esta é uma ferramenta de gerenciamento de agendamento destinada a gerentes e funcionários de primeira linha (que são as pessoas que entram em contato diretamente com os clientes ou o público em geral.) Ele está incluído nos planos do Teams sem nenhum custo adicional e também substitui a antiga experiência do Staff Hub da Microsoft.

Mas, não é apenas para trabalhadores de primeira linha. Com Turnos, os gerentes podem organizar horários, trocar turnos, criar grupos, solicitar folgas e até mesmo manter um relógio de ponto. O recurso pode ser bastante útil para pequenas empresas, pois é altamente otimizado para a experiência do Microsoft Teams. Aqui está uma visão abrangente de como você pode começar a usá-lo para gerenciar você e os horários e horários de trabalho de seus funcionários.

Abrindo o aplicativo Turnos e começando a gerenciar novos turnos

Para começar, você terá que abrir o aplicativo Shifts. Está embutido no lado esquerdo das equipes. Se não o vir aí, terá de clicar em… Mais aplicações e localizá-lo na lista. Uma vez lá, você verá uma lista de turnos atribuídos a você na semana atual. Se não houver nada lá, você precisa que um gerente ou administrador atribua um turno a você ou peça a eles para adicionar um por meio do aplicativo.

Estamos prestes a discutir como os gerentes ou administradores podem fazer isso a seguir, mas tenha em mente que essas próximas etapas são normalmente destinadas a gerentes ou apenas aqueles com as permissões de administrador corretas. Os gerentes só podem criar uma programação em Turnos se forem definidos como proprietários da Equipe do Office 365. Todos os outros ainda terão acesso a Turnos, mas só terão opções para ver seu próprio turno da semana ou gerenciar folgas e outras solicitações.

Se você for um gerente e tiver as permissões adequadas, para continuar criando um turno, você vai querer escolher Criar na lista de equipes na página. Depois de selecionar Criar, você será solicitado a selecionar um fuso horário para o turno. Se você trabalha globalmente, já que estamos aqui no OnMSFT, você pode escolher um fuso horário que todos possam entender. Como estamos escrevendo sobre a Microsoft, usamos o fuso horário do Pacífico, no qual a empresa de Redmond, Seattle, está sediada.

Em seguida, você desejará dar às equipes algum tempo para criar uma programação. Quando terminar, você será solicitado a fazer um tour. Isso mostra como você pode adicionar membros da equipe, criar turnos e muito mais. Veremos isso nas próximas seções.

Como os gerentes podem criar turnos e horários

Os gerentes e aqueles com as permissões corretas do Office 365 podem criar turnos e agendas para funcionários com Turnos no Microsoft Teams. Isso pode ser feito clicando no botão “adicionar pessoas ao grupo”. Este ícone aparece como a imagem de uma pessoa no lado direito da tela. Você poderá adicionar qualquer pessoa ao turno e à programação, desde que tenha um perfil válido no seu plano do Office 365.

Depois que alguém é “adicionado” ao grupo, você pode criar um turno para ele. Para fazer isso, basta clicar duas vezes em um espaço vazio na programação da semana. Por padrão, essa programação será dividida nos dias da semana. A partir daí, você pode clicar duas vezes em um dia específico e preencher alguns detalhes sobre o turno específico. Isso inclui os horários de início e término, uma cor para um tema (ou atividade) específico e algumas notas sobre a finalidade do turno. Você também pode adicionar algumas atividades mais específicas não cobertas clicando no botão Adicionar atividade.

Uma vez feito isso, o turno pode ser adicionado à programação clicando no botão Salvar. Você sempre pode voltar e editar os detalhes clicando com o botão direito do mouse na programação e escolhendo Editar Turno. Se você quiser copiá-lo para outro dia também (o que fazemos porque temos muitos turnos de escrita semelhantes aqui no OnMSFT), você pode clicar com o botão direito, escolher Copiar e clicar com o botão direito onde deseja colocar o mude e escolha Colar. 

Se você deseja personalizar um pouco a programação, pode inserir um nome ou detalhes adicionais na caixa acima dos slots de turno. Você também pode adicionar algumas notas na seção Notas do dia para fornecer a si mesmo algumas informações adicionais.

Você também pode criar alguns turnos abertos clicando na área Turnos abertos. Isso permitirá que você crie turnos “grátis” antes de atribuí-los aos seus outros membros. Ao criar um turno aberto, você poderá atribuí-lo aos membros da equipe. Basta clicar em … abaixo dele e escolher Atribuir turno aberto. 

Existem também controles adicionais para filtrar a visualização por membros, para imprimir a visualização atual ou alterar a visualização com base em turnos, disponibilidade ou grupos. Você ainda pode mudar para uma exibição de dia, semana ou mês, se necessário.

Compartilhando turnos com sua equipe

Depois que um turno é criado, ele não se torna oficial nem aparece na versão do seu funcionário das equipes até que seja compartilhado. Você pode fazer isso clicando no botão roxo Compartilhar com a equipe no canto superior direito da tela. Isso lhe dará controles adicionais sobre como compartilhá-lo com os membros da equipe. Você verá algumas opções para selecionar os dias que deseja compartilhar com os membros da equipe. Sinta-se à vontade para selecionar um intervalo que deseja incluir. Eles também serão caixas de seleção para notificar toda a equipe (que são todos listados na programação) ou apenas as pessoas que foram afetadas (as pessoas para as quais você acabou de atribuir turnos).

Gerenciando ou fazendo folgas e outras solicitações

Turnos e horários criados, os usuários e funcionários de suas equipes terão novas opções para ver seus horários ao clicar na seção Turnos de Equipes. Além de visualizar sua programação, eles também podem solicitar folga e fazer outras solicitações. Isso é feito clicando no ícone no canto superior direito da tela que tem a forma de um relógio com um ponto de interrogação.

Os usuários podem fazer uma solicitação de folga e, em seguida, verificar o status dela. Eles também podem cancelar, se necessário. Eles também podem solicitar a troca de turno ou fazer uma oferta por outro. Há uma bela IU que permite escolher um motivo, deixe uma nota para isso, como visto acima.

Como gerente ou administrador, caberá a você aprovar essas solicitações. Você pode fazer isso clicando na guia Solicitações em Turnos. Você o verá em Em andamento. Você pode verificar isso no lado direito da tela. Haverá opções para você aprovar ou negar, como deixamos acima. Ao aprovar como gerente, o usuário será notificado sobre isso.

Configurando o relógio de ponto em turnos

O aspecto final das mudanças nas equipes que abordaremos é o relógio de ponto. Esta opção de relógio de ponto permitirá que seus funcionários entrem e saiam usando seus dispositivos móveis. Como gerente, você também pode configurar a detecção de local opcional. Isso detectará onde os funcionários estão quando eles entram e saem. Essas configurações podem ser alteradas ou removidas a qualquer momento clicando na guia Configurações em Turnos nas equipes. Você verá um botão Iniciar configuração para configurá-lo.

Seus funcionários podem usar o relógio de ponto no Microsoft Teams em seus dispositivos móveis iOS ou Android. Ao clicar nele, eles poderão ativar o relógio e, em seguida, desligar o relógio para intervalos revisitando o aplicativo Teams. Eles também terão a opção de confirmar. Você poderá então exportá-lo como uma planilha do Excel, conferir e fazer o download do relatório de entrada e saída por meio da mesma seção de relógio de ponto mencionada acima.

Como você usará os turnos?

Como você pode ver, Shifts in Teams é uma solução bastante abrangente. Se você não tem acesso a serviços de folha de pagamento como ADP, ele pode ser usado para ajudar a controlar as horas de trabalho e muito mais. Também é simples de configurar e não leva muito tempo para se acostumar. Você achou o guia útil? Deixe-nos saber nos comentários abaixo e fique atento ao OnMSFT esta semana, enquanto mergulhamos mais fundo na experiência de Turnos.