Aqui estão os diferentes tipos de funções administrativas no Office 365 / Microsoft 365 e o que elas significam para você

Se você estiver apenas configurando sua assinatura do Office 365 ou Microsoft 365, uma das etapas para a conclusão será atribuir funções de administrador. As funções de administrador dão às pessoas em sua organização permissões para lidar com certas tarefas no centro de administração e controlar elementos de sua assinatura.

Junto com você, a Microsoft recomenda que você defina pelo menos 2 a 4 administradores globais. Existem também outras funções, incluindo administrador de suporte técnico, administrador de aplicativos do Office e muito mais. Em nosso guia mais recente do Microsoft 365 / Office 365, vamos dar uma olhada em algumas dessas funções e explicar o que elas significam para você.

Algumas notas sobre funções

Antes de entrar em qualquer assunto, queremos apenas mencionar algumas notas. Os administradores no Microsoft 365 e no Office 365 têm acesso a dados confidenciais, portanto, é recomendável seguir algumas diretrizes para manter seus dados protegidos. Digno de nota é o fato de que você deve ter apenas 2 a 4 administradores globais.

De acordo com a Microsoft, isso ocorre porque apenas outro administrador global pode redefinir a senha de um administrador global, portanto, ter mais de um evitará o bloqueio da conta. Também é importante observar que, como o administrador global tem acesso a todas as configurações do Office 365, você não deve ter mais de 4 para manter sua conta segura. Outras dicas podem ser vistas a seguir.

• Sempre atribua a função menos permissiva: você vai querer fazer isso quando quiser dar aos administradores o acesso às coisas que eles só precisam para fazer o trabalho. Um exemplo é dar a alguém uma função de administrador limitada em vez de uma função de administrador global, se for necessário acessar as senhas dos usuários.
• Exigir autenticação multifator para administradores:  Para manter a conta de um usuário com privilégios de administrador longe das mãos erradas, você deve usar a autenticação multifator em suas contas. Isso verifica sua identidade, o que é especialmente importante porque alguns administradores terão acesso a dados confidenciais.

Para alterar as funções no Office 365 e no Microsoft 365, você terá que visitar o centro de administração do Microsoft 365. Quando estiver lá, você pode clicar em Funções na barra lateral. Isso mostrará uma lista de funções e uma breve explicação do que cada uma faz. Você pode editar as funções clicando nos pontos voltados para baixo e escolhendo Atribuir administradores e clicando no botão Adicionar seguido do nome do usuário.

As funções mais comumente atribuídas

A lista de funções no centro de administração do Microsoft 365 é bastante longa, mas discutiremos as mais comuns primeiro. Isso inclui Global, Exchange, Grupos e Helpdesk. No centro de administração, você os verá como funções sugeridas.

O administrador global é para a pessoa a quem você deseja conceder mais privilégios. Qualquer pessoa com essa função terá acesso a recursos de gerenciamento e dados no Microsoft 365. Eles também têm acesso para redefinir senhas para todos os usuários e adicionar e gerenciar domínios. A pessoa que se inscreveu nos serviços da Microsoft torna-se automaticamente um administrador global.

Em seguida, há o administrador do Exchange. Esta função pode ser atribuída a usuários que precisam visualizar e gerenciar as caixas de correio de email dos usuários, grupos do Office 365 ou Exchange Online. Se você deseja que um usuário ajude alguém a recuperar itens excluídos em uma caixa de correio ou configure delegados “Enviar como” ou “Enviar em nome”, essa é a função deles.

Terceiro, há o administrador do Grupos. Essa função permite que uma pessoa gerencie todas as configurações de grupo no Microsoft 365. Eles poderão criar, editar, excluir e restaurar grupos do Office 365. Eles também podem criar e atualizar políticas de criação, expiração e nomenclatura de grupos.

Também na lista está o administrador do Helpdesk. Essa função permitirá que uma pessoa ajude os usuários a redefinir senhas, forçar os usuários a desconectar-se, gerenciar solicitações de serviço ou monitorar a integridade do serviço. Lembre-se de que o administrador do Helpdesk só pode ajudar usuários não administradores e usuários designados como leitores de Diretório, Convidado, administrador de Helpdesk, Leitor de centro de mensagens ou Leitor de relatórios.

Algumas das outras funções podem ser vistas abaixo. Isso inclui aplicativos do Office, serviço, SharePoint, serviço do Teams e usuário. Incluímos um resumo deles abaixo.

• Administrador de aplicativos do Office: melhor atribuído para usuários que precisam usar o serviço Office Cloud Policy, criar ou gerenciar solicitações de serviço do Office, gerenciar o que há de novo no Office ou gerenciar a integridade do serviço.
• Administrador de serviço: melhor atribuído como uma função adicional a administradores ou usuários cuja função envolva abrir e gerenciar solicitações de serviço ou visualizar e compartilhar postagens do centro de mensagens.
• Administrador do SharePoint: melhor atribuído a usuários que precisam acessar e gerenciar o centro de administração do SharePoint Online, criar e excluir sites ou gerenciar conjuntos de sites e configurações globais do SharePoint.
• Administrador de serviço do Teams:  melhor atribuído para usuários que precisam acessar e gerenciar o centro de administração do Teams. Os usuários com o privilégio podem gerenciar reuniões, gerenciar pontes de conferência, gerenciar todas as configurações de toda a organização, incluindo federação, atualização de equipes e configurações de clientes de equipes.
• Administrador de usuário: a  função de administrador de usuário é para usuários que precisam atribuir licenças, adicionar usuários e grupos, gerenciar propriedades de usuário, criar e gerenciar visualizações de usuário, atualizar valores de expiração de senha ou gerenciar solicitações de serviço.

Novamente, essas são as funções de administrador mais comuns. Eles cobrem a maioria das operações diárias no Microsoft 365. Nossa próxima seção analisa algumas das outras funções que você pode encontrar.

Outras funções

Ao examinar o Centro de administração do Microsoft 365, você pode clicar no botão Mostrar todas as funções para mostrar as funções adicionais. Você também pode usar uma barra de pesquisa na parte superior para encontrar uma função mais específica, se necessário. Existe até uma opção de filtro para ajudá-lo a separar as funções entre colaboração, dispositivos, global, identidade ou segurança. É aqui que você pode encontrar algumas das outras funções que discutiremos a seguir.

• Administrador de aplicativos: um usuário com esta função terá acesso total a aplicativos corporativos, registros de aplicativos e configurações de proxy de aplicativos.
• Administrador de autenticação: pode exigir que os usuários registrem novamente a autenticação para credenciais sem senha
• Administrador de faturamento: um usuário que pode fazer compras, gerenciar assinaturas, gerenciar solicitações de serviço e monitorar a integridade do serviço.
• Administrador de licenças: permite aos usuários atribuir e remover licenças de usuários e editar seu local de uso.
• Administrador de segurança:  dá aos usuários a opção de controlar a segurança da organização. O usuário também pode gerenciar políticas de segurança, revisar análises e relatórios de segurança e monitorar o cenário de ameaças.

Novamente, as funções que discutimos aqui não são TODAS as funções que você pode atribuir no Microsoft 365 ou Office 365. Essas são apenas algumas das funções mais comumente atribuídas. Você pode verificar a lista completa aqui na Microsoft, na seção Todas as funções para obter mais informações.

Uma etapa para configurar sua assinatura

Configurar funções de administrador no Microsoft 365 / Office 365 é apenas uma etapa na configuração de sua assinatura. Ainda há muitas outras coisas que você pode fazer na estrada pela frente. Configurar o Outlook e as equipes são apenas algumas outras etapas que você pode seguir. Estaremos nos aprofundando nisso mais tarde, portanto, fique atento ao OnMSFT para obter todas as notícias e informações do Microsoft 365.