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Ecco i diversi tipi di ruoli di amministratore in Office 365 / Microsoft 365 e cosa significano per te

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Se stai solo configurando l’abbonamento a Office 365 o Microsoft 365, uno dei passaggi per il completamento sarà l’assegnazione dei ruoli di amministratore. I ruoli di amministratore concedono alle persone della tua organizzazione le autorizzazioni per gestire determinate attività nell’interfaccia di amministrazione e gli elementi di controllo dell’abbonamento.

Insieme a te stesso, Microsoft consiglia di impostare almeno da 2 a 4 amministratori globali. Ci sono anche altri ruoli, tra cui amministratore dell’helpdesk, amministratore delle app di Office e altro ancora. Nella nostra ultima guida a Microsoft 365 / Office 365, daremo un’occhiata ad alcuni di questi ruoli e spiegheremo cosa significano per te.

Alcune note sui ruoli

Prima di entrare in qualsiasi cosa, vogliamo solo menzionare un paio di note. Gli amministratori di Microsoft 365 e Office 365 hanno accesso ai dati sensibili, quindi si consiglia di seguire alcune linee guida per proteggere i dati. Da notare il fatto che dovresti avere solo da 2 a 4 amministratori globali.

Secondo Microsoft, questo perché solo un altro amministratore globale può reimpostare la password di un amministratore globale, quindi averne più di uno eviterà il blocco dell’account. Vale anche la pena notare che poiché l’amministratore globale ha accesso a tutte le impostazioni per Office 365, non dovresti averne più di 4 per proteggere il tuo account. Altri suggerimenti possono essere visti di seguito.

  • Assegna sempre il ruolo meno permissivo: ti consigliamo di farlo quando vuoi dare agli amministratori l’accesso a cose di cui hanno bisogno solo per portare a termine il lavoro. Un esempio è dare a qualcuno un ruolo di amministratore limitato invece di un ruolo di amministratore globale se ha bisogno di accedere alle password per gli utenti.
  • Richiedi l’autenticazione a più fattori per gli amministratori:  per mantenere l’account di un utente con privilegi di amministratore fuori dalle mani sbagliate, dovresti utilizzare l’autenticazione a più fattori sui loro account. Ciò verifica la loro identità, il che è particolarmente importante perché alcuni amministratori avranno accesso a dati sensibili.

Per cambiare i ruoli in Office 365 e Microsoft 365 dovrai visitare il centro di amministrazione di Microsoft 365. Una volta che sei lì, puoi fare clic su Ruoli nella barra laterale. Questo ti mostrerà un elenco di ruoli e una breve spiegazione di ciò che ciascuno fa. È possibile modificare i ruoli facendo clic sui punti rivolti verso il basso, quindi scegliendo Assegna amministratori e quindi facendo clic sul pulsante Aggiungi seguito dal nome dell’utente.

I ruoli più comunemente assegnati

Ecco i diversi tipi di ruoli di amministratore in Office 365 / Microsoft 365 e cosa significano per te

L’elenco dei ruoli nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 è piuttosto lungo, ma discuteremo prima di quelli più comuni. Questi includono Global, Exchange, Groups e Helpdesk. Nell’interfaccia di amministrazione, vedrai questi come mostrare i ruoli suggeriti.

L’amministratore globale è per la persona a cui desideri concedere il maggior numero di privilegi. Chiunque abbia questo ruolo avrà accesso alle funzionalità e ai dati di gestione in Microsoft 365. Hanno anche accesso per reimpostare le password per tutti gli utenti e aggiungere e gestire domini. La persona che si è iscritta ai servizi Microsoft diventa automaticamente un amministratore globale.

Successivamente, c’è l’amministratore di Exchange. Questo ruolo può essere assegnato agli utenti che devono visualizzare e gestire le cassette postali di posta elettronica degli utenti, i gruppi di Office 365 o Exchange Online. Se si desidera che un utente aiuti qualcuno a recuperare gli elementi eliminati in una cassetta postale o che configuri delegati “Invia come” o “Invia per conto”, questo è il ruolo che fa per loro.

Terzo, c’è l’amministratore di Google Gruppi. Questo ruolo consente a una persona di gestire tutte le impostazioni di gruppo in Microsoft 365. Sarà in grado di creare, modificare, eliminare e ripristinare i gruppi di Office 365. Possono inoltre creare e aggiornare i criteri di creazione, scadenza e denominazione dei gruppi.

Nella lista c’è anche l’amministratore dell’Helpdesk. Questo ruolo consentirà a una persona di aiutare gli utenti a reimpostare le password, obbligare gli utenti a disconnettersi, gestire le richieste di servizio o monitorare l’integrità del servizio. Tieni presente che l’amministratore dell’helpdesk può aiutare solo gli utenti non amministratori e gli utenti assegnati come lettore di directory, invito ospite, amministratore dell’helpdesk, lettore del centro messaggi o lettore di report.

Alcuni degli altri ruoli possono essere visti di seguito. Questi includono Office Apps, Service, SharePoint, Teams Service e User. Abbiamo incluso un riepilogo di questi di seguito.

  • Amministratore delle app di Office: assegnato al meglio per gli utenti che devono utilizzare il servizio Office Cloud Policy, creare o gestire le richieste di servizio di Office, gestire le novità in Office o gestire l’integrità del servizio.
  • Amministratore del servizio: meglio assegnato come ruolo aggiuntivo agli amministratori o agli utenti il ​​cui ruolo implica l’apertura e la gestione delle richieste di servizio o la visualizzazione e la condivisione dei post del centro messaggi.
  • Amministratore di SharePoint: assegnato in modo ottimale agli utenti che devono accedere e gestire l’interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, creare ed eliminare siti o gestire raccolte siti e impostazioni globali di SharePoint.
  • Amministratore del servizio Teams:  meglio assegnato agli utenti che devono accedere e gestire l’interfaccia di amministrazione di Teams. Gli utenti con il privilegio possono gestire le riunioni, gestire i bridge di conferenza, gestire tutte le impostazioni a livello di organizzazione, inclusa la federazione, l’aggiornamento dei team e le impostazioni dei client dei team.
  • Amministratore utente:  il ruolo di amministratore utente è per gli utenti che devono assegnare licenze, aggiungere utenti e gruppi, gestire le proprietà degli utenti, creare e gestire le visualizzazioni degli utenti, aggiornare i valori di scadenza delle password o gestire le richieste di servizio.

Ancora una volta, questi sono i ruoli di amministratore più comuni. Questi coprono la maggior parte delle operazioni quotidiane in Microsoft 365. La sezione successiva esamina alcuni degli altri ruoli che potresti incontrare.

Altri ruoli

Ecco i diversi tipi di ruoli di amministratore in Office 365 / Microsoft 365 e cosa significano per te

Quando si esamina l’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, è possibile fare clic sul pulsante Mostra tutti i ruoli per mostrare ruoli aggiuntivi. Puoi anche utilizzare una barra di ricerca in alto per trovare un ruolo più specifico, se necessario. C’è anche un’opzione di filtro per aiutarti a separare i ruoli tra collaborazione, dispositivi, globale, identità o sicurezza. Qui è dove potresti trovare alcuni degli altri ruoli di cui discuteremo di seguito.

  • Amministratore dell’applicazione: un utente con questo ruolo avrà accesso completo alle applicazioni aziendali, alle registrazioni delle applicazioni e alle impostazioni del proxy dell’applicazione.
  • Amministratore autenticazione: può richiedere agli utenti di registrare nuovamente l’autenticazione per le credenziali senza password
  • Amministratore della fatturazione: un utente che può effettuare acquisti, gestire gli abbonamenti, gestire le richieste di servizio e monitorare l’integrità del servizio.
  • Amministratore della licenza: consente agli utenti di assegnare e rimuovere le licenze dagli utenti e di modificare la loro posizione di utilizzo.
  • Amministratore della sicurezza:  offre agli utenti la possibilità di controllare la sicurezza dell’organizzazione. L’utente può anche gestire le policy di sicurezza, rivedere analisi e report sulla sicurezza e monitorare il panorama delle minacce.

Ancora una volta, i ruoli che abbiamo discusso qui non sono TUTTI i ruoli che puoi assegnare in Microsoft 365 o Office 365. Questi sono solo alcuni dei ruoli più comunemente assegnati. Puoi controllare l’elenco completo qui su Microsoft, nella sezione Tutti i ruoli per ulteriori informazioni.

Un passaggio nella configurazione dell’abbonamento

L’impostazione dei ruoli di amministratore in Microsoft 365 / Office 365 è solo un passaggio nella configurazione dell’abbonamento. Ci sono ancora molte altre cose che puoi fare sulla strada da percorrere. Configurare Outlook, i team sono solo alcuni altri passaggi che puoi eseguire. Approfondiremo questo aspetto in seguito, quindi assicurati di rimanere sintonizzato su OnMSFT per tutte le tue notizie e informazioni su Microsoft 365.

Fonte di registrazione: onmsft.com

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