Вот различные типы ролей администратора в Office 365 / Microsoft 365 и их значение для вас

Если вы только настраиваете подписку на Office 365 или Microsoft 365, одним из шагов к завершению будет назначение ролей администратора. Роли администратора предоставляют сотрудникам вашей организации разрешения для выполнения определенных задач в центре администрирования и элементов управления вашей подписки.

Вместе с вами Microsoft рекомендует установить как минимум от 2 до 4 глобальных администраторов. Есть также другие роли, в том числе администратор службы поддержки, администратор приложений Office и т.д. В нашем последнем руководстве по Microsoft 365 / Office 365 мы рассмотрим некоторые из этих ролей и объясним, что они значат для вас.

Некоторые заметки о ролях

Прежде чем вдаваться в подробности, мы просто хотим упомянуть пару замечаний. Администраторы Microsoft 365 и Office 365 имеют доступ к конфиденциальным данным, поэтому рекомендуется следовать некоторым рекомендациям, чтобы обеспечить безопасность своих данных. Следует отметить тот факт, что у вас должно быть от 2 до 4 глобальных администраторов.

Согласно Microsoft, это связано с тем, что только другой глобальный администратор может сбросить пароль глобального администратора, поэтому наличие более одного пароля позволит избежать блокировки учетной записи. Также стоит отметить, что, поскольку глобальный администратор имеет доступ ко всем параметрам Office 365, у вас не должно быть более четырех, чтобы ваша учетная запись была в безопасности. Другие советы можно увидеть ниже.

• Всегда назначайте наименее разрешительную роль: вы захотите сделать это, когда хотите предоставить администраторам доступ к тому, что им нужно только для выполнения работы. Примером может служить предоставление кому-то ограниченной роли администратора вместо роли глобального администратора, если ему нужно получить доступ к паролям для пользователей.
• Требовать многофакторную аутентификацию для администраторов:  чтобы учетная запись пользователя, имеющего права администратора, не попала в чужие руки, вы должны использовать многофакторную аутентификацию для их учетных записей. Это подтверждает их личность, что особенно важно, потому что некоторые администраторы будут иметь доступ к конфиденциальным данным.

Чтобы изменить роли в Office 365 и Microsoft 365, вам нужно посетить центр администрирования Microsoft 365. Оказавшись там, вы можете нажать Роли на боковой панели. Это покажет вам список ролей и краткое объяснение того, что каждая из них делает. Вы можете редактировать роли, щелкнув точки, направленные вниз, а затем выбрав «Назначить администраторов», а затем нажав кнопку «Добавить», а затем имя пользователя.

Наиболее часто назначаемые роли

Список ролей в центре администрирования Microsoft 365 довольно длинный, но сначала мы обсудим наиболее распространенные. К ним относятся Global, Exchange, Groups и Helpdesk. В центре администрирования вы увидите их как предлагаемые роли.

Глобальный администратор предназначен для человека, которому вы хотите предоставить наибольшие привилегии. Любой человек с этой ролью будет иметь доступ к функциям управления и данным в Microsoft 365. У них также есть доступ к сбросу паролей для всех пользователей, добавлению доменов и управлению ими. Человек, который подписался на службы Microsoft, автоматически становится глобальным администратором.

Далее идет администратор Exchange. Эту роль можно назначить пользователям, которым необходимо просматривать почтовые ящики пользователей, группы Office 365 или Exchange Online и управлять ими. Если вы хотите, чтобы пользователь помог кому-то восстановить удаленные элементы в почтовом ящике или настроить делегатов «Отправить как» или «Отправить от имени», это роль для них.

В-третьих, есть администратор групп. Эта роль позволяет человеку управлять всеми настройками групп в Microsoft 365. Они смогут создавать, редактировать, удалять и восстанавливать группы Office 365. Они также могут создавать и обновлять политики создания, истечения срока действия и именования групп.

Также в списке есть администратор службы поддержки. Эта роль позволит человеку помогать пользователям сбрасывать пароли, заставлять пользователей выходить из системы, управлять запросами на обслуживание или контролировать работоспособность службы. Просто имейте в виду, что администратор службы поддержки может помогать только пользователям, не являющимся администраторами, и пользователям, назначенным в качестве читателя каталога, приглашающего гостя, администратора службы поддержки, чтения центра сообщений или читателя отчетов.

Некоторые другие роли можно увидеть ниже. К ним относятся приложения Office, служба, SharePoint, служба Teams и пользователь. Мы включили их краткое изложение ниже.

• Администратор приложений Office: лучше всего подходит для пользователей, которым необходимо использовать службу Office Cloud Policy, создавать или управлять запросами на службы Office, управлять новым контентом в Office или управлять работоспособностью службы.
• Администратор службы: лучше всего назначается в качестве дополнительной роли администраторам или пользователям, чья роль включает открытие и управление запросами на обслуживание или просмотр и обмен сообщениями центра сообщений.
• Администратор SharePoint: лучше всего назначается пользователям, которым необходим доступ к центру администрирования SharePoint Online и управление им, создание и удаление сайтов или управление семействами сайтов и глобальными параметрами SharePoint.
• Администратор службы Teams:  лучше всего подходит для пользователей, которым необходим доступ к центру администрирования Teams и управление им. Пользователи с этой привилегией могут управлять собраниями, управлять мостами конференций, управлять всеми настройками организации, включая федерацию, обновление групп и настройки клиентов групп.
• Админ Пользователь:  Роль пользователя с правами администратора для пользователей, которым необходимо назначить лицензии, добавлять пользователей и группы, управлять свойствами пользователей, создавать и управлять видом пользователей, значения истечения срока действия пароля обновления или управлять запросами на обслуживание.

Опять же, это самые распространенные роли администратора. Они охватывают большинство повседневных операций в Microsoft 365. В следующем разделе мы рассмотрим некоторые другие роли, с которыми вы, возможно, столкнетесь.

Другие роли

Просматривая центр администрирования Microsoft 365, вы можете нажать кнопку Показать все роли, чтобы отобразить дополнительные роли. Вы также можете использовать панель поиска вверху, чтобы найти более конкретную роль, если это необходимо. Существует даже опция фильтра, которая поможет вам разделить роли между совместной работой, устройствами, глобальным, удостоверением или безопасностью. Здесь вы можете найти некоторые другие роли, которые мы обсудим ниже.

• Администратор приложения: пользователь с этой ролью будет иметь полный доступ к корпоративным приложениям, регистрации приложений и настройкам прокси приложения.
• Администратор аутентификации: может потребовать от пользователей повторно зарегистрировать аутентификацию для учетных данных без пароля.
• Администратор биллинга: пользователь, который может совершать покупки, управлять подписками, управлять запросами на обслуживание и следить за работоспособностью служб.
• Администратор лицензий: позволяет пользователям назначать и удалять лицензии у пользователей, а также изменять место их использования.
• Администратор безопасности:  дает пользователям возможность контролировать безопасность организации. Пользователь также может управлять политиками безопасности, просматривать аналитику безопасности и отчеты и отслеживать ландшафт угроз.

Опять же, обсуждаемые здесь роли – это не ВСЕ роли, которые можно назначить в Microsoft 365 или Office 365. Это лишь некоторые из наиболее часто назначаемых ролей. Вы можете проверить полный список здесь, в Microsoft, в разделе «Все роли» для получения дополнительной информации.

Один шаг в настройке подписки

Настройка ролей администратора в Microsoft 365 / Office 365 – это всего лишь один шаг в настройке подписки. Впереди еще много вещей, которыми вы можете заняться. Настройка Outlook, Teams – это всего лишь некоторые другие шаги, которые вы можете предпринять. Мы углубимся в это позже, поэтому обязательно следите за новостями и информацией о Microsoft 365 на OnMSFT.