Todo para trabajar con Windows: el mejor sistema operativo de Microsoft. Cubrimos todo, desde el programa Windows 10 Insider hasta Windows 11. Le brinda las últimas noticias sobre Windows 10 y más.

Estos son los diferentes tipos de roles de administrador en Office 365 / Microsoft 365 y lo que significan para usted

0

Si solo está configurando su suscripción a Office 365 o Microsoft 365, uno de los pasos para completarlo será asignar roles de administrador. Los roles de administrador otorgan a las personas de su organización permisos para manejar ciertas tareas en el centro de administración y controlar elementos de su suscripción.

Junto con usted, Microsoft recomienda que configure al menos de 2 a 4 administradores globales. También hay otros roles, incluido el administrador de la mesa de ayuda, el administrador de las aplicaciones de Office y más. En nuestra última guía de Microsoft 365 / Office 365, veremos algunos de estos roles y explicaremos lo que significan para usted.

Algunas notas sobre roles

Antes de entrar en nada, solo queremos mencionar un par de notas. Los administradores de Microsoft 365 y Office 365 tienen acceso a datos confidenciales, por lo que se recomienda que siga algunas pautas para mantener sus datos seguros. Es de destacar el hecho de que solo debe tener de 2 a 4 administradores globales.

Según Microsoft, esto se debe a que solo otro administrador global puede restablecer la contraseña de un administrador global, por lo que tener más de uno evitará el bloqueo de la cuenta. También vale la pena señalar que, dado que el administrador global tiene acceso a todas las configuraciones de Office 365, no debería tener más de 4 para mantener su cuenta segura. Otros consejos se pueden ver a continuación.

  • Asigne siempre el rol menos permisivo: querrá hacer esto cuando quiera darles a los administradores acceso a cosas que solo necesitan para hacer el trabajo. Un ejemplo es darle a alguien una función de administrador limitada en lugar de una función de administrador global si necesita acceder a las contraseñas de los usuarios.
  • Requerir autenticación de múltiples factores para los administradores:  para mantener la cuenta de un usuario que tiene privilegios de administrador fuera de las manos equivocadas, debe usar la autenticación de múltiples factores en sus cuentas. Esto verifica su identidad, lo cual es especialmente importante porque algunos administradores tendrán acceso a datos confidenciales.

Para cambiar roles en Office 365 y Microsoft 365, deberá visitar el centro de administración de Microsoft 365. Una vez que esté allí, puede hacer clic en Funciones en la barra lateral. Esto le mostrará una lista de roles y una breve explicación de lo que hace cada uno. Puede editar los roles haciendo clic en los puntos orientados hacia abajo y luego seleccionando Asignar administradores y luego haciendo clic en el botón Agregar seguido del nombre del usuario.

Los roles más comúnmente asignados

Estos son los diferentes tipos de roles de administrador en Office 365 / Microsoft 365 y lo que significan para usted

La lista de roles en el centro de administración de Microsoft 365 es bastante larga, pero primero discutiremos los más comunes. Estos incluyen Global, Exchange, Grupos y Helpdesk. En el centro de administración, verá estos como mostrar roles sugeridos.

El administrador global es para la persona a la que desea otorgarle más privilegios. Cualquiera con esta función tendrá acceso a las funciones de administración y los datos en Microsoft 365. También tienen acceso para restablecer las contraseñas de todos los usuarios y agregar y administrar dominios. La persona que se registró en los servicios de Microsoft se convierte automáticamente en administrador global.

A continuación, está el administrador de Exchange. Este rol se puede asignar a los usuarios que necesitan ver y administrar los buzones de correo de los usuarios, los grupos de Office 365 o Exchange Online. Si desea que un usuario ayude a alguien a recuperar elementos eliminados en un buzón, o configurar delegados “Enviar como” o “Enviar en nombre”, esta es la función para ellos.

En tercer lugar, está el administrador de Grupos. Esta función permite que una persona administre todas las configuraciones de grupo en Microsoft 365. Podrá crear, editar, eliminar y restaurar grupos de Office 365. También pueden crear y actualizar políticas de creación, vencimiento y nomenclatura de grupos.

También en la lista está el administrador de la mesa de ayuda. Este rol permitirá que una persona ayude a los usuarios a restablecer las contraseñas, obligar a los usuarios a cerrar sesión, administrar las solicitudes de servicio o monitorear el estado del servicio. Solo tenga en cuenta que el administrador de la mesa de ayuda solo puede ayudar a los usuarios que no sean administradores y a los usuarios asignados como lector de directorio, invitador invitado, administrador de mesa de ayuda, lector del centro de mensajes o lector de informes.

Algunos de los otros roles se pueden ver a continuación. Estos incluyen Office Apps, Service, SharePoint, Teams service y User. Hemos incluido un resumen de estos a continuación.

  • Administrador de aplicaciones de Office: mejor asignado para los usuarios que necesitan usar el servicio de políticas en la nube de Office, crear o administrar solicitudes de servicio de Office, administrar el contenido nuevo en Office o administrar el estado del servicio.
  • Administrador de servicios: se asigna mejor como función adicional a administradores o usuarios cuya función implica abrir y gestionar solicitudes de servicio, o ver y compartir publicaciones del centro de mensajes.
  • Administrador de SharePoint: se asigna mejor a los usuarios que necesitan acceder y administrar el centro de administración de SharePoint Online, crear y eliminar sitios o administrar colecciones de sitios y la configuración global de SharePoint.
  • Administrador de servicios de Teams:  mejor asignado para los usuarios que necesitan acceder y administrar el centro de administración de Teams. Los usuarios con privilegios pueden administrar reuniones, administrar puentes de conferencias, administrar todas las configuraciones de toda la organización, incluida la federación, la actualización de equipos y la configuración de clientes de equipos.
  • Administrador de usuarios:  el rol de administrador de usuarios es para los usuarios que necesitan asignar licencias, agregar usuarios y grupos, administrar las propiedades de los usuarios, crear y administrar las vistas de los usuarios, actualizar los valores de caducidad de las contraseñas o administrar las solicitudes de servicio.

Nuevamente, estos son los roles de administrador más comunes. Estos cubren la mayoría de las operaciones diarias en Microsoft 365. La siguiente sección analiza algunos de los otros roles que puede encontrar.

Otros roles

Estos son los diferentes tipos de roles de administrador en Office 365 / Microsoft 365 y lo que significan para usted

Al buscar en el centro de administración de Microsoft 365, puede hacer clic en el botón Mostrar todos los roles para mostrar roles adicionales. También puede usar una barra de búsqueda en la parte superior para encontrar un rol más específico, si es necesario. Incluso hay una opción de filtro para ayudarlo a separar los roles entre colaboración, dispositivos, global, identidad o seguridad. Aquí es donde puede encontrar algunos de los otros roles que discutimos a continuación.

  • Administrador de aplicaciones: un usuario con esta función tendrá acceso completo a las aplicaciones empresariales, los registros de aplicaciones y la configuración del proxy de la aplicación.
  • Administrador de autenticación: puede requerir que los usuarios vuelvan a registrar la autenticación para credenciales sin contraseña
  • Administrador de facturación: un usuario que puede realizar compras, gestionar suscripciones, gestionar solicitudes de servicio y supervisar el estado del servicio.
  • Administrador de licencias: permite a los usuarios asignar y eliminar licencias de los usuarios y editar su ubicación de uso.
  • Administrador de seguridad:  brinda a los usuarios la opción de controlar la seguridad de la organización. El usuario también puede administrar políticas de seguridad, revisar análisis e informes de seguridad y monitorear el panorama de amenazas.

Nuevamente, los roles que hemos discutido aquí no son TODOS los roles que puede asignar en Microsoft 365 u Office 365. Estos son solo algunos de los roles más comúnmente asignados. Puede consultar la lista completa aquí en Microsoft, en la sección Todos los roles para obtener más información.

Un paso para configurar su suscripción

Configurar roles de administrador en Microsoft 365 / Office 365 es solo un paso para configurar su suscripción. Todavía hay muchas otras cosas que puede hacer en el camino por delante. Configurar Outlook, Teams son solo algunos otros pasos que puede seguir. Más adelante profundizaremos en eso, así que asegúrese de estar atento a OnMSFT para conocer todas sus noticias e información de Microsoft 365.

Fuente de grabación: onmsft.com

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. AcceptRead More