Come utilizzare i turni in Microsoft Teams per gestire le ore di lavoro, i programmi e altro ancora

Se il tuo amministratore IT lo ha abilitato, potresti notare un’esperienza “Turni” in Microsoft Teams, uno strumento di gestione della pianificazione destinato a manager e lavoratori di prima linea (ovvero quelle persone che entrano in contatto direttamente con i clienti o il pubblico in generale.) È incluso nei piani di Teams senza costi aggiuntivi e sostituisce anche la vecchia esperienza di Staff Hub di Microsoft.

Ma non è solo per i lavoratori di prima linea. Con i turni, i manager sono in grado di mettere insieme pianificazioni, scambiare turni, creare gruppi, inserire richieste di permessi e persino tenere un orologio. La funzionalità può essere molto utile per le piccole imprese poiché è fortemente ottimizzata per l’esperienza di Microsoft Teams. Ecco uno sguardo completo su come puoi iniziare a gestire te e gli orari e gli orari di lavoro dei tuoi dipendenti.

Aprire l’app Turni e iniziare a gestire i nuovi turni

Per iniziare, dovrai aprire l’app Turni. È integrato nella parte sinistra di Teams. Se non lo vedi lì, dovrai fare clic su … Altre app e trovarlo nell’elenco. Una volta lì, vedrai un elenco di turni assegnati a te per la settimana corrente. Se non è presente nulla, è necessario che un manager o un amministratore ti assegni un turno o chiedi loro di aggiungerne uno tramite l’app.

Stiamo per discutere in che modo i gestori o gli amministratori possono farlo in seguito, ma tieni presente che questi passaggi successivi sono in genere destinati solo ai gestori o a coloro che dispongono delle giuste autorizzazioni di amministratore. I manager possono creare una pianificazione in turni solo se sono impostati come proprietario del team di Office 365. Tutti gli altri avranno ancora accesso ai turni, ma avranno solo la possibilità di vedere il proprio turno per la settimana o di gestire il tempo libero e altre richieste.

Se sei un manager e disponi delle autorizzazioni appropriate, per continuare con la creazione di un turno, ti consigliamo di scegliere Crea dall’elenco dei team nella pagina. Dopo aver selezionato Crea, ti verrà chiesto di selezionare un fuso orario per il turno. Se ti capita di lavorare a livello globale, dato che siamo qui in OnMSFT, potresti scegliere un fuso orario che tutti possano capire. Mentre scriviamo di Microsoft, utilizziamo il fuso orario del Pacifico, in cui ha sede la società di Redmond, Seattle.

Dovrai quindi dare a Teams un po ‘di tempo per creare una pianificazione. Al termine, ti verrà chiesto di fare un tour. Questo mostra come aggiungere membri del team, creare turni e altro ancora. Ne parleremo nelle prossime sezioni.

In che modo i manager possono creare turni e pianificazioni

I manager e coloro che dispongono delle giuste autorizzazioni per Office 365 possono creare turni e pianificazioni per i dipendenti con turni in Microsoft Teams. Questo può essere fatto facendo clic sul pulsante “aggiungi persone al gruppo”. Questa icona si presenta come l’immagine di una persona all’estrema destra dello schermo. Sarai in grado di aggiungere chiunque al turno e alla pianificazione purché disponga di un profilo valido con il tuo piano di Office 365.

Una volta che qualcuno viene “aggiunto” al gruppo, puoi creare un turno per lui. Per fare ciò, fai semplicemente doppio clic su uno slot vuoto nella loro pianificazione per la settimana. Per impostazione predefinita, questa pianificazione sarà suddivisa nei giorni della settimana. Da lì, puoi fare doppio clic su un giorno specifico e compilare alcuni dettagli sul turno specifico. Ciò include l’ora di inizio e di fine, un colore per un tema (o un’attività) specifico, alcune note sullo scopo del turno. Puoi anche aggiungere alcune attività più specifiche non coperte facendo clic sul pulsante Aggiungi attività.

Una volta terminato, il turno può essere aggiunto alla pianificazione facendo clic sul pulsante Salva. Puoi sempre tornare indietro e modificare i dettagli facendo clic con il pulsante destro del mouse nella pianificazione e scegliendo Modifica turno. Se vuoi copiarlo anche in un altro giorno (cosa che facciamo perché abbiamo molti turni di scrittura simili qui su OnMSFT), puoi fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Copia e quindi fare clic con il pulsante destro del mouse nel punto in cui desideri posizionare il MAIUSC e scegli Incolla. 

Se stai cercando di personalizzare un po ‘il programma, puoi inserire un nome o dettagli aggiuntivi nella casella sopra gli slot del turno. Puoi anche aggiungere alcune note nella sezione Note del giorno per fornire a te stesso alcune informazioni aggiuntive.

È anche possibile creare alcuni turni aperti facendo clic sull’area Turni aperti. Ciò ti consentirà di creare turni “gratuiti” prima di assegnarli agli altri membri. Quando crei un turno aperto, potrai assegnarlo ai membri del team. Basta fare clic su … sotto di esso e scegliere Assegna turno aperto. 

Sono inoltre disponibili controlli aggiuntivi per filtrare la visualizzazione in base ai membri, stampare la visualizzazione corrente o modificare la visualizzazione in base a turni, disponibilità o gruppi. Puoi anche passare alla visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile, se necessario.

Condivisione dei turni con il tuo team

Una volta creato, un turno non diventa ufficiale né viene visualizzato nella versione di Teams del tuo dipendente finché non viene condiviso. Puoi farlo facendo clic sul pulsante viola Condividi con il team in alto a destra dello schermo. Questo ti darà quindi ulteriori controlli su come condividerlo con i membri del team. Vedrai alcune opzioni per selezionare i giorni che desideri condividere con i membri del team. Sentiti libero di selezionare un intervallo che desideri includere. Saranno anche caselle di controllo per avvisare l’intero team (che sono tutti elencati nel programma) o solo le persone che sono state interessate (le persone a cui hai appena assegnato i turni).

Gestione o esecuzione di permessi e altre richieste

Turni e pianificazioni creati, gli utenti e i dipendenti di Teams avranno nuove opzioni per vedere la loro pianificazione quando si fa clic sulla sezione Turni di Team. Oltre a visualizzare il loro programma, tuttavia, possono anche richiedere del tempo libero e inserire altre richieste. Questo viene fatto facendo clic sull’icona nell’angolo in alto a destra dello schermo che ha la forma di un orologio con un punto interrogativo.

Gli utenti possono inserire una richiesta di permesso e quindi verificarne lo stato. Possono anche cancellarlo, se necessario. Possono anche richiedere di scambiare il loro turno o fare anche un’offerta per un altro. C’è una bella interfaccia utente che consente loro di scegliere un motivo, lasciare una nota per questo, come visto sopra.

In qualità di manager o amministratore, spetterà a te approvare queste richieste. Puoi farlo facendo clic sulla scheda Richieste in Turni. Lo vedrai sotto In corso. Puoi quindi controllarlo sul lato destro dello schermo. Ci saranno opzioni per approvarlo o negarlo, come abbiamo lasciato sopra. Quando approvi come gestore, l’utente riceverà una notifica al riguardo.

Impostazione dell’orologio in turni

L’aspetto finale dei turni nelle squadre che tratteremo è l’orologio del tempo. Questa opzione Time Clock consentirà ai tuoi dipendenti di timbrare dentro e fuori usando i loro dispositivi mobili. In qualità di manager, puoi anche impostare il rilevamento della posizione opzionale. Questo rileverà dove si trovano i dipendenti quando entrano e escono. Queste impostazioni possono essere modificate o rimosse in qualsiasi momento facendo clic sulla scheda Impostazioni in Turni in Team. Vedrai un pulsante Inizia configurazione lì per configurarlo.

I tuoi dipendenti possono usare l’orologio in Microsoft Teams sui propri dispositivi mobili iOS o Android. Quando fanno clic su di esso, potranno venire all’orologio e quindi uscire dall’orologio per le pause rivisitando l’app Teams. Avranno anche un’opzione per confermarlo. Sarai quindi in grado di esportarlo come un foglio di calcolo Excel, verificarlo e scaricare il rapporto dell’orologio in entrata e in uscita tramite la stessa sezione dell’orologio che abbiamo menzionato sopra.

Come utilizzerai i turni?

Come puoi vedere, i turni in Teams sono una soluzione piuttosto completa. Se non hai accesso a servizi di libro paga come ADP, può essere utilizzato per tenere traccia delle ore di lavoro e molto altro ancora. È anche semplice da configurare e non ci vuole troppo tempo per abituarsi. Hai trovato utile la guida? Faccelo sapere nei commenti qui sotto e assicurati di rimanere sintonizzato su OnMSFT questa settimana mentre ci immergiamo più a fondo nell’esperienza dei turni.