Verwendung von Aufgaben in Outlook mit Microsoft 365 für Ihren Produktivitätsvorteil

Microsoft Outlook ist in To Do integriert, ein Tool zur Aufgabenverwaltung, mit dem Sie produktiver arbeiten können. Hier erfahren Sie, wie Sie es verwenden können.

• In der Ansicht “Mein Tag” können Sie Aufgaben hinzufügen, die Sie jeden Tag ausführen möchten
• In der Ansicht „Wichtig” können Sie wichtige und dringende Aufgaben hinzufügen
• In der Ansicht „Geplant” können Sie Aufgaben für die Zukunft hinzufügen
• Sie können auch Aufgaben aus E-Mails und Microsoft Planner mit den Abschnitten “Ihnen zugewiesen” und “Markierte E-Mail” anzeigen

Gilt für alle Windows 10-Versionen

Wenn Sie ein Microsoft 365 Personal-, Familien- oder Geschäftsabonnent sind, ist Ihnen möglicherweise ein kleines Häkchen in der unteren rechten Ecke Ihres Postfachs aufgefallen, wenn Sie die Seitenleiste in Outlook im Web anzeigen. Wenn Sie auch auf den Schalter Neuen Outlook testen klicken, können Sie über diesen Link eine Vorschau-Integration mit To Do, dem neuen Task-Management-Tool von Microsoft, ausprobieren.

Dieses Tool ist für Kleinunternehmer, Schüler, Eltern oder Lehrer gleichermaßen nützlich. Es kann Ihre wichtigen gekennzeichneten E-Mails abrufen, Ihnen geplante Dinge anzeigen und sogar Ihre Aufgaben in Microsoft Planner abrufen. Hier sehen Sie alles und wie Sie es zu Ihrem Produktivitätsvorteil nutzen können.

Mein Tag und meine Aufgaben

Das erste, was in To Do auffällt, ist das, was als “Mein Tag” bekannt ist. Mein Tag ist eine frische, saubere Tafel, um bestimmte Aufgaben hinzuzufügen, die Sie jeden Tag erledigen möchten. Sie können allgemeine Aufgaben manuell über die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen hinzufügen oder vorgeschlagene Routen und andere Elemente für Ihren Tag mit dem Glühbirnen-Symbol oben auf dem Bildschirm anzeigen. Vorschläge werden nach Gestern, Später und Früher gruppiert, je nachdem, wann To Do der Meinung ist, dass Sie sie hinzufügen sollten. Sie können auf das Symbol + neben der Aufgabe klicken, um sie hinzuzufügen, oder auf das Kreisfeld, um sie abzuschließen. Weitere auf der Seite “Mein Tag” verfügbare Optionen umfassen Sortieroptionen. Sie sehen Optionen zum Sortieren nach Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, alphabetisch oder Erstellungsdatum.

Bemerkenswert ist auch der Abschnitt „Aufgaben” in Aufgaben. Dies wird am unteren Rand der Seitenleiste angezeigt und ist Ihre Liste aller Dinge, die Sie aus allen Kategorien hinzugefügt haben, die wir als nächstes diskutieren werden.

Wichtig bei der Arbeit

Als nächstes in To Do ist das, was als “wichtig” bekannt ist. Wichtig bei der Arbeit ist eine Sammlung von Aufgaben, die Sie als dringend markiert haben, z. B. um an diesem wichtigen Meeting teilzunehmen, Papiere zu benoten oder sogar die Kätzchen zu füttern. Diese erhalten zusätzliche visuelle Aufmerksamkeit dank des Sternsymbols, das Sie neben ihnen sehen. Wichtige Aufgaben funktionieren jedoch genauso wie andere Aufgaben. Nachdem Sie eine mit der Schaltfläche Aufgabe hinzufügen erstellt haben, wird diese in der Liste angezeigt und Sie können sie mit einem Stern als wichtig markieren. Sie können es abschließen, indem Sie auf das Kontrollkästchen Kreis klicken. Alle Aufgaben in Aufgaben haben neben der Aufgabe ein Symbol, das Ihnen sagt, woher sie stammt – sei es Mein Tag oder eine E-Mail.

Geplant in To Do

Ein dritter Bereich in To Do ist das, was als geplant bekannt ist. Wie der Name schon sagt, sind geplante Aufgaben Aufgaben für die Zukunft. Sie können diese Aufgaben mit dem Symbol + erstellen und dann auf Hinzufügen klicken. Nach dem Hinzufügen können Sie das Fälligkeitsdatum ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und ein anderes Datum auswählen. Ein herkömmlicher Linksklick auf die Aufgabe bietet Ihnen Erinnerungsoptionen, Schritte und weitere Optionen zum Festlegen eines anderen Datums. Sie können bei Bedarf sogar Dateien anhängen oder Notizen hinterlassen.

Ihnen zugewiesen und E-Mail in Aufgaben markiert

Wenn Ihr kleines Unternehmen oder Ihre Schule Microsoft 365 abonniert hat und Microsoft Planner verwendet, ist dieser Abschnitt der Aufgaben für Sie bestimmt. Im Abschnitt „Ihnen zugewiesen” werden die Aufgaben angezeigt, die Ihnen vom Management über Aufgaben oder Microsoft Planner zugewiesen wurden.

Möglicherweise müssen Sie es anzeigen, indem Sie im Popup in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Erstellen klicken, um Ihr Planerkonto mit Aufgaben zu verknüpfen. Nach dem Einrichten werden alle Planeraufgaben in Aufgaben angezeigt. Sie können sogar alte sehen, indem Sie auf klicken. .. und wählen Sie dann Abgeschlossene Aufgaben anzeigen. Es ist eine raffinierte kleine Funktion, die Ihnen einen guten Produktivitätsschub und einen Überblick über alle Aufgaben bietet, die Sie für den Tag erledigen müssen.

Wir werden auch über den Abschnitt mit gekennzeichneten E-Mails sprechen. Wenn Sie E-Mails in Ourlook markiert haben, werden diese in diesem Abschnitt der Aufgaben angezeigt. Von hier aus können Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, um sie zur Liste “Mein Tag” hinzuzufügen, die Wichtigkeit zu entfernen oder das Fälligkeitsdatum zu ändern. Wenn Sie darauf klicken, werden Ihnen die Informationen aus der Nachricht angezeigt, und Sie können sie in Outlook öffnen. Auch hier ist es eine nette kleine Abkürzung, um nicht durch mehrere Dinge klicken zu müssen, um herauszufinden, was wichtig ist.

Andere Aspekte von To Do.

Wir haben die Kernaspekte von Aufgaben angesprochen, aber Sie können auch die Listenfunktion des Dienstes nutzen. Sobald Sie eine Aufgabe zu Aufgaben hinzugefügt haben, können Sie eine Liste dafür erstellen. Wenn die Aufgabe darin besteht, einkaufen zu gehen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken und dann eine Liste dafür erstellen. Die Liste wird in der Seitenleiste angezeigt, und Sie können die Dinge abhaken, wenn Sie sie abschließen. Es ist eine wirklich raffinierte Möglichkeit, komplizierte Situationen wie das Sortieren von Papieren oder sogar eine Bestandsaufnahme von Dingen zu bewältigen.

Wenn Sie To Do nützlich finden, lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen. Besuchen Sie auch unseren News Hub, in dem wir über die anderen Microsoft 365-Apps und -Dienste sprechen.