Hur man använder Att göra i Outlook med Microsoft 365 för din produktivitetsfördel

Microsoft Outlook har integration med To Do, ett uppgiftshanteringsverktyg som kan hjälpa dig att bli lite mer produktiv. Så här kan du använda den.

• Med vyn “Min dag” kan du lägga till uppgifter du vill utföra varje dag
• I vyn “Viktigt” kan du lägga till viktiga och brådskande uppgifter
• Med vyn “Planerad” kan du lägga till uppgifter för framtiden
• Du kan också se uppgifter från e-postmeddelanden och Microsoft Planner med avsnittet “Tilldelad dig” och “Flaggad e-post”

Gäller alla Windows 10-versioner

Om du abonnerar på Microsoft 365 Personal, Family eller Business kanske du har märkt en liten bock längst ner till höger i din brevlåda när du tittar på sidofältet i Outlook på webben. Om du också klickar på Testa den nya Outlook-omkopplaren är det en länk som tar dig att testa en förhandsgranskningsintegration med To Do, Microsofts nya verktyg för uppgiftshantering.

Detta verktyg är något som småföretagare, studenter, föräldrar eller lärare kan tycka att det är användbart. Det kan dra dina viktiga flaggade e-postmeddelanden, visa saker som är planerade och till och med dra dina uppdrag i Microsoft Planner. Här är en titt på allt detta och hur du kan använda det till din produktivitetsfördel.

Min dag och uppgifter att göra

Det första som märks i Att göra är det som kallas “Min dag.” My Day är ett nytt rent skiffer för att lägga till vissa uppgifter som du vill utföra varje dag. Du kan lägga till vanliga uppgifter manuellt med knappen Lägg till en uppgift, eller så kan du se föreslagna resvägar och andra objekt för din dag med glödlampaikonen högst upp på skärmen. Förslagen grupperas efter Igår, Senare och Tidigare, baserat på när To Do tycker att du ska lägga till dem. Du kan klicka på + -ikonen bredvid uppgiften för att lägga till den, eller i cirkelrutan för att slutföra den. Andra alternativ som finns tillgängliga på sidan My Day innehåller alternativ för att sortera. Du ser alternativ för att sortera efter betydelse, förfallodatum, alfabetiskt eller skapelsedatum.

Observera också avsnittet “Uppgifter” i Att göra. Detta visas längst ner i sidofältet och är din lista över alla saker du har lagt till att göra från alla kategorier som vi kommer att diskutera nästa.

Viktigt att göra

Nästa sak i Att göra är det som kallas “Viktigt”. Viktigt i att göra är en samling uppgifter som du har markerat som brådskande, säg att delta i det viktiga mötet, eller klassificera papper eller till och med mata kattungarna. Dessa får extra visuell uppmärksamhet tack vare stjärnikonen du ser bredvid dem. Viktiga uppgifter fungerar dock precis som andra uppgifter. När du har skapat en med knappen Lägg till en uppgift ser du att den fyller i listan och du kan markera som viktigt med en stjärna. Du kommer att kunna slutföra det genom att klicka på kryssrutan cirkel. Alla uppgifter i Att göra ska också ha en ikon bredvid uppgiften för att berätta var den kom ifrån – vare sig det är My Day eller ett e-postmeddelande.

Planerat i att göra

Ett tredje område i Att göra är det som kallas planerat. Som namnet antyder är planerade uppgifter uppgifter för framtiden. Du kan skapa dessa uppgifter med + -ikonen och klicka sedan på lägg till. När du har lagt till kan du ändra förfallodatum genom att högerklicka och välja ett annat datum. Ett traditionellt vänsterklick på uppgiften ger dig påminnelsealternativ, steg och fler alternativ för att ställa in ett annat datum. Du kan till och med bifoga filer eller lämna anteckningar om du behöver.

Tilldelad till dig och flaggad e-post i Att göra

Om ditt lilla företag eller din skola prenumererar på Microsoft 365 och använder Microsoft Planner, är det här avsnittet i Att göra för dig. Avsnittet “Tilldelad till dig” visar uppgifter som du har tilldelats av ledningen via To Do eller Microsoft Planner.

Du kan behöva se det genom att klicka på knappen Skapa i popup-fönstret i sidofältet för att länka ditt Planner-konto till Att göra. När du har konfigurerat visas alla Planner-uppgifter i Att göra. Du kan även se gamla genom att klicka på. .. och sedan välja Visa slutförda uppgifter. Det är en snygg liten funktion som ger dig en bra produktivitetsökning och en titt på alla uppgifter du behöver för att avsluta för dagen.

Vi pratar också om avsnittet Flaggad e-post. Om du har flaggat några e-postmeddelanden i Ourlook visas de i det här avsnittet i Att göra. Härifrån kan du högerklicka på uppgiften för att lägga till den i listan “Min dag”, ta bort vikten eller ändra förfallodatum. Om du klickar på det kommer du att visa informationen från meddelandet och låta dig öppna den i Outlook. Återigen är det en trevlig liten genväg för att undvika att behöva klicka igenom flera saker för att hitta det som är viktigt.

Andra aspekter av att göra

Vi har berört kärnaspekterna av Att göra, men du kan också utnyttja tjänstens listfunktion. När du har lagt till en uppgift i Att göra kan du skapa en lista för den. Säg, om uppgiften är att shoppa kan du högerklicka på uppgiften och sedan skapa en lista för den. Listan kommer att visas i sidofältet och du kan avmarkera saker när du slutför dem. Det är ett riktigt smidigt sätt att hantera komplicerade situationer, som att betygsätta papper eller till och med en inventering av saker.

Låt oss veta i kommentarerna nedan om du tycker att det är användbart. Och kolla gärna vårt nyhetsnav, där vi pratar om andra Microsoft 365-appar och tjänster.