Como usar o To Do in Outlook com Microsoft 365 para sua vantagem de produtividade

O Microsoft Outlook tem integração com o To Do, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que pode ajudá-lo a ser um pouco mais produtivo. Veja como você pode usá-lo.

• A visualização “Meu dia” permite que você adicione tarefas que deseja realizar a cada dia
• A visualização “Importante” permite adicionar tarefas importantes e urgentes
• A visualização “Planejada” permite que você adicione tarefas para o futuro
• Você também pode ver tarefas de e-mails e do Microsoft Planner com as seções “Atribuído a você” e “E-mail sinalizado”

Aplica-se a todas as versões do Windows 10

Se você for assinante do Microsoft 365 Personal, Family ou Business, deve ter notado uma pequena marca de seleção no canto inferior direito da sua caixa de correio ao olhar a barra lateral do Outlook na web. Se você também clicar na opção Tentar o novo Outlook, este é um link que o levará a experimentar uma integração de visualização com o To Do, a nova ferramenta de gerenciamento de tarefas da Microsoft.

Essa ferramenta é algo que os proprietários de pequenas empresas, alunos, pais ou professores poderiam considerá-la útil. Ele pode puxar seus emails sinalizados importantes, mostrar coisas que estão planejadas e até mesmo puxar suas atribuições no Microsoft Planner. Aqui está uma olhada em tudo isso e como você pode usá-lo para obter vantagem de produtividade.

Meu dia e tarefas pendentes

A primeira coisa que se percebe em A fazer é o que é conhecido como “Meu dia”. Meu dia é uma nova lousa em branco para adicionar certas tarefas que você deseja realizar a cada dia. Você pode adicionar tarefas comuns manualmente com o botão Adicionar uma tarefa ou pode ver itinerários sugeridos e outros itens para o seu dia com o ícone de lâmpada na parte superior da tela. As sugestões serão agrupadas por Ontem, Mais Tarde e Anteriormente, com base em quando A Fazer acha que você deve adicioná-las. Você pode clicar no ícone + ao lado da tarefa para adicioná-la ou na caixa do círculo para concluí-la. Outras opções disponíveis na página Meu dia incluem opções de classificação. Você verá opções para classificar por importância, data de vencimento, em ordem alfabética ou data de criação.

Também digno de nota é a seção “Tarefas” em Tarefas. Isso aparece na parte inferior da barra lateral e é a sua lista de todas as coisas que você adicionou a fazer em todas as categorias que discutiremos a seguir.

Importante em tarefas

O próximo item a fazer é o que é conhecido como “Importante”. Importantes em A fazer são uma coleção de tarefas que você marcou como urgentes, digamos para comparecer a uma reunião importante, notas de notas ou até mesmo alimentar os gatinhos. Eles receberão atenção visual extra graças ao ícone de estrela que você verá ao lado deles. No entanto, tarefas importantes funcionam como outras tarefas. Depois de criar um com o botão Adicionar uma tarefa, você o verá preencher a lista e poderá marcar como importante com uma estrela. Você poderá concluí-lo clicando na caixa de seleção do círculo. Todas as tarefas em A fazer também terão um ícone ao lado da tarefa para informar de onde ela veio – seja Meu dia ou um e-mail.

Planejado para fazer

Uma terceira área do To Do é o que é conhecido como planejado. Como o nome sugere, as tarefas planejadas são tarefas para o futuro. Você pode criar essas tarefas com o ícone + e clicar em adicionar. Depois de adicionado, você pode alterar a data de vencimento clicando com o botão direito e escolhendo outra data. Um clique com o botão esquerdo tradicional na tarefa, entretanto, fornecerá opções de lembrete, etapas e mais opções para definir uma data diferente. Você ainda pode anexar arquivos ou deixar notas, se necessário.

Atribuído a você e e-mail sinalizado em Tarefas

Se sua pequena empresa ou escola é assinante do Microsoft 365 e usa o Microsoft Planner, esta seção de Tarefas é para você. A seção “Atribuído a você” mostrará as tarefas atribuídas a você pelo gerenciamento por meio de Tarefas Pendentes ou do Microsoft Planner.

Você pode precisar vê-lo clicando no botão Criar na janela pop-up na barra lateral, para vincular sua conta do Planner a Tarefas Pendentes. Depois de configuradas, todas as tarefas do Planner serão exibidas em Tarefas. Você ainda pode ver os antigos clicando em. .. e, em seguida, escolhendo Mostrar tarefas concluídas. É um pequeno recurso bacana que dá a você um bom aumento de produtividade e dá uma olhada em todas as tarefas que você precisa concluir para o dia.

Também falaremos sobre a seção de e-mail sinalizado. Se você sinalizou algum e-mail no Ourlook, ele aparecerá nesta seção de Tarefas Pendentes. A partir daqui, você pode clicar com o botão direito na tarefa para adicioná-la à lista “Meu dia”, remover a importância ou alterar a data de vencimento. Doube clicar nele, entretanto, irá mostrar a você as informações da mensagem e permitir que você a abra no Outlook. Novamente, é um pequeno atalho agradável para evitar ter que clicar em várias coisas para encontrar o que é importante.

Outros aspectos do To Do

Abordamos os principais aspectos do To Do, mas você também pode aproveitar a função Lists do serviço. Depois de adicionar uma tarefa a A Fazer, você pode criar uma lista para ela. Digamos que, se a tarefa for fazer compras, você pode clicar com o botão direito do mouse na tarefa e criar uma lista para ela. A lista aparecerá na barra lateral e você poderá verificar os itens à medida que os completa. É uma maneira realmente bacana de gerenciar situações complicadas, como trabalhos de correção ou até mesmo um inventário de coisas.

Se você acha que o recurso Tarefas é útil, deixe-nos saber nos comentários abaixo. E fique à vontade para verificar nosso hub de notícias, onde falamos sobre os outros aplicativos e serviços do Microsoft 365.