Verwalten Ihrer E-Mails: Lesen Sie diese Best Practices für das E-Mailen mit Outlook unter Windows 10

Heutzutage verbringen Sie möglicherweise viel Zeit in Ihrem E-Mail-Posteingang, um sich über Schule, Arbeit und sogar all diese Online-Bestellungen zu informieren. Das könnte bedeuten, dass Ihr Posteingang ein Chaos ist, was bedeutet, dass die Verwaltung Ihrer E-Mails noch wichtiger ist.

Wenn Sie es noch nicht verwenden, ist die Microsoft Outlook-App, die in Microsoft 365 enthalten ist, eine hervorragende Möglichkeit, Ihre E-Mails unter Windows 10 zu verwalten. Mit ihr können Sie E-Mails in Ordnern organisieren, Teambesprechungen erstellen, und so viel mehr. Aus diesem Grund werden wir in unserem neuesten Microsoft 365-Artikel einige unserer Best Practices für Outlook unter Windows erläutern.

Verwenden Sie Ordner

Zuerst möchten Sie Ihre E-Mails in Outlook in Ordnern organisieren. Dies scheint eine der naheliegendsten Aufgaben zu sein, hilft jedoch wirklich dabei, Ihren Posteingang aufzuräumen und sich selbst zu organisieren. Dies zu tun ist ziemlich einfach. Zunächst möchten Sie Outlook öffnen und Ihren Posteingang sowie die Liste der Nachrichten aufrufen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Posteingang und wählen Sie Neuer Ordner.

Sobald Sie dies getan haben, können Sie zu Ihrem Posteingang zurückkehren, mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken und dann den von Ihnen erstellten Ordner auswählen. Sie können an den meisten Stellen in Outlook Ordner erstellen, einschließlich des Ordners “Gelöschte Objekte”, in dem sich gelöschte Elemente befinden. Auf diese Weise können Sie leicht Nachrichten finden, die Sie möglicherweise vergessen haben. Alle Ordner, die Sie in der Outlook Desktop-App erstellen, werden auch mit Outlook im Web und Outlook auf Ihrem Telefon synchronisiert, sodass Sie E-Mails auf hervorragende Weise organisieren können, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

Verwenden Sie Filter und Kategorien

Wenn Ordner für Sie nicht funktionieren und Ihr Posteingang immer noch durcheinander ist, gibt es in der Outlook-App für Windows 10 einige zusätzliche Steuerelemente, die Sie zu Ihrem Vorteil verwenden können. Dazu gehören Kategorien und Filter.

Kategorien sind Ordnern sehr ähnlich, aber anstatt E-Mails in ihren eigenen Bereich zu verschieben, erhält jede von Ihnen kategorisierte E-Mail einen Farbcode, da sie in Ihrem Posteingang verbleibt. Standardmäßig gibt es einige Kategorien. Die Liste enthält Blau, Grün, Rot, Gelb und Lila. Wenn Sie zum ersten Mal mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken, um sie zu kategorisieren, können Sie die Kategorie benennen und sogar eine Verknüpfung zuweisen. Sobald Sie Ihre E-Mails kategorisiert haben, können Sie die Registerkarte Startseite aufrufen und das vierfarbige quadratische Symbol auswählen, um das Kategoriesymbol in einer E-Mail anzuzeigen. Die bestimmte Farbkategorie wird über dem Datum angezeigt.

Neben Kategorien gibt es auch die Filteroption in Outlook. Mit dieser Option, die auf der Registerkarte “Startseite” als Dreieck rechts auf dem Bildschirm angezeigt wird, können Sie Ihre Nachrichten nach ungelesenen Nachrichten, Nachrichten mit Anhängen, nach Woche, Kategorie und sogar nach Personen filtern, die darauf CC’ed wurden. Dies erleichtert das Auffinden Ihrer E-Mails erheblich!

Verwenden Sie Teams mit Outlook

Microsoft Teams gehören zu Outlook und Outlook zu Teams. Aber wussten Sie, dass Sie Teambesprechungen direkt aus Outlook erstellen können? Anstatt ein Meeting manuell in der Microsoft Teams-App zu erstellen, können Sie auch ein Meeting über Outlook selbst erstellen. Dort müssen Sie normalerweise ohnehin einen Link per E-Mail senden.

Wir haben zuvor erklärt, wie Sie dies tun können, aber wir werden es noch einmal zusammenfassen. Wieder ist es ziemlich einfach. Öffnen Sie zunächst Outlook und wechseln Sie zu dem Konto, mit dem dieses Meeting stattfinden soll. Gehen Sie danach zur oberen Registerkarte und wählen Sie Home. Neben “Neue E-Mail” sollte sich ein Dropdown-Pfeil befinden. Sobald Sie darauf klicken, sind sie eine Option für die Teambesprechung. Ein neues Besprechungsfenster wird angezeigt, und Sie können die Informationsfelder nach Bedarf ausfüllen. Wenn Sie fertig sind, können Sie auf Senden klicken. So einfach ist das Erstellen eines Teammeetings in Outlook!

Blockieren Sie Spam und Müll

Junk-E-Mails sind gefährlich. Dies verschmutzt nicht nur Ihren Posteingang, sondern manchmal können die darin enthaltenen Links Ihrem PC schaden, wenn Sie versehentlich klicken. Aus diesem Grund können Sie den Müll in Outlook blockieren, indem Sie auf bestimmte Absender klicken. Normalerweise erledigen die Outlook-eigenen Spam- und Junk-Filter die Aufgabe. Wenn Sie jedoch ständig unerwünschte Nachrichten erhalten, können Sie die Outlook-App in Windows 10 verwenden, um Nachrichten von einem bestimmten Absender zu blockieren.

Um Nachrichten zu blockieren, können Sie zur Registerkarte Startseite wechseln, gefolgt von Junk-E-Mail-Optionen. Sie sollten dann ein neues Fenster erhalten, in dem Sie auswählen können, welche Absender und E-Mails aus welchem ​​Land Sie als Spam identifizieren möchten. Von hier aus können Sie auch Ihr Schutzniveau ändern.

Es gibt verschiedene Ebenen, von niedrigen, hohen und sicheren Listen. Niedrig ist normalerweise am besten, wenn Sie nicht viele Junk-Nachrichten erhalten. Hoch ist für, wenn Sie viel Müll erhalten. Und sichere Listen sind am restriktivsten. Microsoft erklärt diese auf dieser Support-Seite ausführlich .

Wir haben mehr Führer!

Unsere Best Practices für das E-Mail-Versenden mit Outlook sind nur der Anfang. Wir haben auch einige unserer Lieblingstricks für die Outlook-App erklärt, darunter Tastaturkürzel und das Sichern von E-Mails. Außerdem haben wir einige Tipps und Tricks veröffentlicht , mit denen Sie Outlook auch im Web optimal nutzen können. Dies ist alles Teil unserer Microsoft 365-Berichterstattung, die Sie hier lesen können, um weitere Anleitungen, Anleitungen, Nachrichtenartikel und vieles mehr zu finden.