Hur du använder Microsoft Planner för att förbättra ditt arbetsflöde

Ett projekthanteringsverktyg, Microsoft Planner, liknar gratis eller betalda tjänster som Trello eller Asana. Inbyggd direkt i Office 365 kan Planner hjälpa dig att minska kaoset på jobbet och förbättra ditt arbetsflöde. Här är hur.

• Skapa kategorier för olika uppgifter i Planner med “skopor”
• Spåra uppgifter i Planner genom att ställa in framsteg, datum, lägga till information på kort och mer
• Använd filter eller gruppera efter funktion för att hjälpa dig att välja uppgifter som är viktiga
• Testa diagram för att få en analytisk titt på dina framsteg

Gäller alla Windows 10-versioner

Om din arbetsplats eller ditt företag prenumererar på Microsoft Office 365 finns det många bra verktyg som du kan använda för att förbättra din effektivitet. Vi har redan berört några av dessa, inklusive Teams, Outlook, OneDrive samt OneNote. Nu är det dock dags att rikta vår uppmärksamhet mot Microsoft Planner.

Ett projekthanteringsverktyg, Planner, liknar gratis eller betalda tjänster Trello eller Asana. Det kommer utan extra kostnad och är inbyggt direkt i Office 365 och kan hjälpa din organisation att hålla reda på viktiga uppgifter och förbättra arbetsflöden. Här är mer om hur vi använder det på OnMSFT och en guide för hur du också kan använda den på din egen arbetsplats.

Skapa kategorier för olika uppgifter med “skopor”

Kärnan i Planner-upplevelsen är några saker som kallas “plan”, “skopor” och “brädor.” För det första är en tavla det som är hemma för din plan eller lista över uppgifter. När du har skapat en plan under Planner med knappen (+) i sidofältet har du ett nytt tavla. Du kan sedan skapa olika “skopor” inom styrelsen för att organisera olika typer av uppgifter.

Du kan göra detta genom att trycka på länken “Lägg till ny hink” högst upp på tavlan. Här på OnMSFT använder vi Planner för att spåra vår nyhetsbevakning. Vi har också olika styrelser för våra andra typer av täckning, inklusive Office 365 och How-Tos. Vanligtvis har vi också hinkar för Story Ideas, News Stories, DIBS, samt en speciell hink för redaktörer för att markera färdiga berättelser.

När du väl har lagt till en hink finns en separat (+) knapp under namnet på hinken. Detta gör att du kan skapa ett nytt uppgiftskort och ställa in ett förfallodatum eller tilldela det till en lagmedlem. Vi har mer om det nedan.

En titt på ett provkort i Microsoft Planner

Spåra uppgifter genom att ställa in framsteg, datum, lägga till information på kort och mer

Det finns många sätt att utnyttja uppgiftskort i Planner till din produktivitetsfördel. Du kan använda rullgardinsmenyn för att flytta den till olika hinkar, ändra dess framsteg och ställa in startdatum och förfallodatum. Du kan också skriva en beskrivning så att dina kollegor vet vad du arbetar med. på. För enkelhetens skull finns det till och med en checklista som kan hjälpa till att spåra framstegen för vad som har tilldelats.

Ännu bättre, det finns också en “Lägg till bilaga” -knapp som du kan använda för att infoga filer eller länkar som syns på själva kortet. Vi använder ofta den här funktionen här på OnMSFT för att dela länkar till källor för alla artiklar vi skriver om.

Dessutom finns det olika färgade “etiketter” som löper längs sidan av varje uppgiftskort. Totalt finns sex tillgängliga, och du kan anpassa namnet för var och en. Detta gör att du klistrar en färgetikett på sidan av kortet och hjälper till att få en visuell indikation på vad kortet betyder. För oss här på OnMSFT använder vi etiketterna “hög prioritet” och “låg prioritet”.

Ett provkort i Microsoft Planner

Använd filter eller gruppera efter funktion för att hjälpa dig välja vad som betyder något

När du lägger till fler och fler uppgifter och skoplistor i planeraren kan det bli svårt att spåra vad som händer. Lyckligtvis finns det en filterfunktion som kan hjälpa till. Finns längst upp till höger i fönstret, så att du kan filtrera bort tilldelningar baserat på ditt namn – eller namnet på din kollega.

Som ett alternativ kan du också använda funktionen “Gruppera efter” för att ändra utseendet på skoplistorna. Detta gör att du kan gruppera efter den person som uppgiften tilldelas, efter framsteg eller efter förfallodatum och etiketter.

Alternativet “Tilldelad till” under Gruppera av

Testa diagram för att få en analytisk titt på dina framsteg

Planeraren kan ibland bli rörig, och (som chef eller chef) kanske du inte alltid får se vad som jobbar med, och vem som arbetar med vilken specifik uppgift. Lyckligtvis har Microsoft en snygg liten funktion inbyggd i Planner som kan hjälpa.

Från den övre menyraden, bredvid namnet på planen, ser du en ikon som ser ut som ett diagram. Om du klickar på detta kommer det att byta dig till ett kartläge. Du kan se planernas totala status och mer information om vilka uppgifter som har påbörjats, pågår, sent eller slutförts. Du kan också se antalet uppgifter per hink och antalet uppgifter per medlemmar. En lista kan också visas på sidan med alla tillgängliga skopobjekt.

En liknande funktion är också tillgänglig för alla i teamet att visuellt se sina uppgifter i alla planer och hinkar. Klicka bara på cirkelikonen i vänster sidofält för att utlösa en översiktssida. Du får en visuell bild av hur många uppgifter du har kvar och mer.

Diagram i Planner

Hur kommer du att använda Planner?

Som du kan se är Planner ett mycket kraftfullt verktyg. Det finns mer än ett sätt att använda det för att eliminera kaoset och bättre hantera uppgifterna i din arbetsplatsmiljö. Det är inbyggt direkt i Office 365, och du kan få allt du behöver för att hantera ditt team utan att behöva oroa dig för att behöva växla mellan olika tjänster eller appar. Tror du att du kommer att använda Planner i ditt företag? Låt oss veta i kommentarerna nedan.