Come utilizzare MyAnalytics in Office 365 per gestire meglio il tuo tempo quando lavori da remoto

Per utilizzare Microsoft Analytics:

1. Avvia MyAnalytics da Office.com.
2. Visualizza le tue statistiche su Focus, Benessere, Rete e Collaborazione.

Si applica a tutte le versioni di Windows 10

Lavorare da casa può essere difficile, soprattutto quando l’intera famiglia è in giro. Una gestione efficace del tempo è fondamentale se vuoi affrontare la giornata mantenendo un ragionevole equilibrio tra lavoro e vita privata.

MyAnalytics di Microsoft è un membro meno noto della famiglia Office 365. MyAnalytics può fornire approfondimenti che ti aiutano a capire come trascorri il tuo tempo. Tiene traccia della tua attività e dei tuoi impegni all’interno di altre app di Office 365 e quindi analizza come puoi migliorare la tua concentrazione, il tuo benessere, il networking e la collaborazione.

MyAnalytics non è disponibile su tutti i piani di Office 365 e può essere disabilitato da un amministratore. Se è disponibile, verrà visualizzato nel programma di avvio delle app su Office.com (potrebbe essere necessario fare prima clic su “Tutte le app”).

La home page di MyAnalytics suddivide le tue statistiche attuali nelle quattro sezioni principali dell’app: Focus, Benessere, Rete e Collaborazione. Massimizzando la tua efficacia in tutte e quattro le aree, puoi aumentare le tue possibilità di lavorare in modo produttivo pur essendo in grado di rilassarti e distenderti alla fine della giornata.

Messa a fuoco

La sezione Focus valuta quanto tempo ti concentri durante la giornata. Il tempo di concentrazione si riferisce al tempo senza distrazioni in cui stai lavorando in profondità e con la massima produttività.

MyAnalytics identifica i tuoi periodi di tempo di focalizzazione osservando quanto tempo di calendario hai avuto, meno i tuoi periodi di “collaborazione”. Una collaborazione viene conteggiata come qualsiasi chiamata effettuata, e-mail inviata o riunione a cui si partecipa. Gli eventi sul calendario senza partecipanti non sono considerati una collaborazione.

MyAnalytics mostra un grafico a barre che mostra quanto tempo di concentrazione hai avuto nell’ultimo mese. Se le barre verdi non sono abbastanza alte, potresti passare il tempo in eccesso a gestire le distrazioni. MyAnalytics può aiutarti programmando automaticamente uno slot di focus di 1-2 ore sul tuo calendario, assicurandoti di avere lo spazio necessario per portare a termine il lavoro.

Benessere

Il benessere considera la tua vita al di fuori del lavoro. Le notifiche in tempo reale sono una delle caratteristiche distintive dell’era digitale, ma possono anche essere una delle maggiori minacce per il tempo libero.

MyAnalytics mostra la frequenza con cui fai gli straordinari o rispondi a un’e-mail di lavoro al di fuori dell’orario di lavoro. Il completamento di qualsiasi “attività significativa” dopo il lavoro o durante il fine settimana ti farà perdere uno dei tuoi “giorni tranquilli”.

Fare regolarmente gli straordinari o controllare gli avvisi di lavoro può essere un fattore importante per lo stress e il burnout. MyAnalytics può aiutarti a visualizzare la quantità di tempo extra che stai dedicando, il che potrebbe darti un quadro più chiaro di come sta reggendo l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Rete

La schermata Rete mostra come interagisci con altre persone, all’interno della tua organizzazione o esternamente. Puoi vedere il tuo rapporto con i contatti, quanto tempo dedichi a collaborare con loro e quante persone sono attive all’interno della tua rete.

Ciò è particolarmente utile per i venditori, in cui le dimensioni della rete possono corrispondere direttamente al successo delle vendite. Più in generale, ti aiuta a identificare con chi stai parlando, il che è particolarmente importante se sei un team leader. Se un membro del team non è stato attivo nella tua rete di recente, potrebbe essere il momento di inviare un messaggio amichevole per vedere come stanno procedendo.

Collaborazione

La collaborazione è la sezione finale. Ti consente di vedere quanto tempo trascorri in riunioni, al telefono o rispondendo alle e-mail.

MyAnalytics esamina il numero di chiamate, e-mail e messaggi a cui hai partecipato nell’ultimo mese. È quindi possibile utilizzare queste informazioni per valutare la parte della giornata trascorsa a collaborare con gli altri.

È probabile che le implicazioni di queste statistiche dipendono dal tuo ruolo all’interno della tua organizzazione. Un venditore o un dirigente potrebbe trascorrere la maggior parte del tempo a collaborare con altre persone, mentre uno scrittore, un designer o uno sviluppatore potrebbe impiegare più tempo per concentrarsi. Ricorda sempre che i valori “ideali” per un individuo potrebbero apparire radicalmente diversi per un altro.

Analizzando i tuoi schemi di lavoro

Se hai problemi con il lavoro a distanza, inizia pensando a come trascorri la giornata. Quindi accedi a MyAnalytics e guarda i suoi rapporti. Potresti scoprire che alcuni piccoli cambiamenti, come limitare il tempo che trascorri nelle e-mail, fanno la differenza nell’aumentare la quantità di lavoro che fai.

Le sezioni di MyAnalytics sono intrinsecamente interconnesse ed è importante trovare un equilibrio tra di loro. Per massimizzare le statistiche di Focus, probabilmente avrai bisogno di una riduzione della Collaboration; tuttavia, non è realistico escludere completamente Collaboration.

Invece, prova a considerare, con l’aiuto di MyAnalytics, quanto tempo è necessario per la tua collaborazione. Una soluzione semplice potrebbe essere quella di allocare alcune “ore limite” (come prima o dopo pranzo) per rispondere alle e-mail, offrendoti un periodo di tempo maggiore per bloccare la produttività al mattino o al pomeriggio.