Як використовувати MyAnalytics в Office 365 для кращого управління часом під час віддаленої роботи

Щоб використовувати Microsoft Analytics:

1. Запустіть MyAnalytics з Office.com.
2. Переглядайте статистичні дані у Фокусі, Благополуччя, Мережі та Співпраці.

Застосовується до всіх версій Windows 10

Робота вдома може бути складною, особливо коли поруч усе домогосподарство. Ефективне управління часом має вирішальне значення, якщо ви хочете пережити свій день, зберігаючи розумний баланс між роботою та особистим життям.

MyAnalytics від Microsoft – менш відомий член сімейства Office 365. MyAnalytics може надати статистику, яка допоможе вам зрозуміти, як ви проводите свій час. Він відстежує вашу активність та взаємодії з іншими програмами Office 365, а потім аналізує, як ви можете покращити свою увагу, благополуччя, мережу та співпрацю.

MyAnalytics доступний не у всіх планах Office 365 і може бути вимкнений адміністратором. Якщо він доступний, він з’явиться в панелі запуску програм на Office.com (можливо, вам доведеться спочатку натиснути кнопку «Усі програми»).

Домашня сторінка MyAnalytics розбиває вашу поточну статистику за чотирма основними розділами програми: Фокус, Благополуччя, Мережа та Співпраця. Максимізуючи свою ефективність у всіх чотирьох сферах, ви можете збільшити свої шанси продуктивно працювати, маючи можливість розслабитися та відпочити наприкінці дня.

Фокус

Розділ “Фокус” оцінює, скільки часу на фокус ви отримуєте протягом дня. Час фокусування – це час без відволікання уваги, в якому ви працюєте глибоко та з максимальною продуктивністю.

MyAnalytics визначає ваші часові періоди фокусування, дивлячись на те, скільки календарного часу ви мали, мінус ваші періоди “Співпраці”. Співпраця зараховується як будь-який дзвінок, який ви робите, електронний лист, який ви надсилаєте, або зустріч, у якій ви берете участь. Події у вашому календарі, в яких немає учасників, не вважаються співпрацею.

MyAnalytics відображає стовпчасту діаграму, яка показує, скільки часу у вас було за останній місяць. Якщо зелені смуги недостатньо високі, можливо, ви витрачаєте зайвий час на боротьбу з відволікаючими факторами. MyAnalytics може допомогти, автоматично запланувавши 1-2-годинний слот фокусування у вашому календарі, гарантуючи, що у вас є місце, необхідне для роботи.

Благополуччя

Благополуччя розглядає ваше життя поза роботою. Сповіщення в режимі реального часу є однією з відмінних особливостей цифрової ери, але вони також можуть бути однією з найбільших загроз вільному часу.

MyAnalytics показує, як часто ви потрапляєте в надурочний час або відповідаєте на робочий лист не в робочий час. Виконання будь-якої “значної діяльності” після роботи або на вихідних призведе до втрати одного із ваших “тихих днів”.

Регулярна робота в надурочний час або перевірка робочих сповіщень може стати головним фактором стресу та вигорання. MyAnalytics може допомогти вам уявити кількість додаткового часу, який ви витрачаєте, що може дати вам більш чітке уявлення про те, як тримається баланс між вашим робочим життям.

Мережа

Екран Мережа показує, як ви взаємодієте з іншими людьми, як у вашій організації, так і зовні. Ви можете бачити свої стосунки з контактами, скільки часу витрачаєте на співпрацю з ними та скільки людей активно у вашій мережі.

Це особливо корисно продавцям, де розмір мережі може безпосередньо відповідати успіху продажів. У більш широкому сенсі це допомагає вам визначити, з ким ви розмовляєте, що особливо важливо, якщо ви керівник команди. Якщо член команди останнім часом не був активним у вашій мережі, можливо, пора надіслати дружнє повідомлення, щоб побачити, як вони прогресують.

Співпраця

Співпраця – заключний розділ. Це дозволяє побачити, скільки часу ви проводите на зустрічах, по телефону або відповідаючи на електронні листи.

MyAnalytics перевіряє кількість дзвінків, електронних листів та повідомлень, у яких ви брали участь за останній місяць. Потім ви можете використовувати ці статистичні дані, щоб визначити, скільки вашого дня витрачається на співпрацю з іншими.

Наслідки цієї статистики, ймовірно, залежатимуть від вашої ролі у вашій організації. Продавець або керівник цілком можуть витратити значну частину свого часу на співпрацю з іншими людьми, тоді як від письменника, дизайнера чи розробника можна очікувати, що він витратить більше часу на фокус. Завжди пам’ятайте, що “ідеальні” значення для однієї людини можуть виглядати кардинально інакше для іншої.

Аналіз ваших робочих схем

Якщо ви боретеся з віддаленою роботою, почніть з думки про те, як ви проводите свій день. Потім увійдіть до MyAnalytics і перегляньте її звіти. Ви можете виявити, що кілька невеликих змін, таких як обмеження часу, який ви проводите в електронних листах, суттєво впливають на збільшення обсягу виконаної роботи.

Розділи MyAnalytics невід’ємно пов’язані між собою, і важливо знайти баланс між ними. Щоб максимізувати статистику Focus, вам, швидше за все, знадобиться зменшення співпраці; однак нереально повністю виключити Співпрацю.

Натомість, спробуйте розглянути – за допомогою MyAnalytics – скільки часу потрібно для вашої співпраці. Одним із простих виправлень може бути виділення деяких “крайніх годин” (наприклад, до або після обіду) для відповіді на електронні листи, що дає вам більший проміжок часу, щоб заблокувати продуктивність вранці чи вдень.