Hvordan bruke MyAnalytics i Office 365 for å bedre administrere tiden din når du jobber eksternt

Slik bruker du Microsoft Analytics:

1. Start MyAnalytics fra Office.com.
2. Se statistikken din på tvers av fokus, velvære, nettverk og samarbeid.

Gjelder alle Windows 10-versjoner

Å jobbe hjemmefra kan være utfordrende, spesielt når hele husstanden er i nærheten. Effektiv tidsstyring er avgjørende hvis du skal komme deg gjennom dagen mens du opprettholder en rimelig balanse mellom arbeid og privatliv.

Microsofts MyAnalytics er et mindre kjent medlem av Office 365-familien. MyAnalytics kan gi innsikt som hjelper deg å forstå hvordan du bruker tiden din. Den sporer aktiviteten og engasjementene dine i andre Office 365-apper, og analyserer deretter hvordan du kan forbedre fokus, velvære, nettverk og samarbeid.

MyAnalytics er ikke tilgjengelig på alle Office 365-planer og kan være deaktivert av en administrator. Hvis den er tilgjengelig, vises den i appstarteren på Office.com (du må kanskje klikke på “Alle apper” først).

MyAnalytics-hjemmesiden bryter ned den nåværende statistikken din over appens fire hoveddeler: Fokus, velvære, nettverk og samarbeid. Ved å maksimere effektiviteten på tvers av alle fire områdene, kan du øke sjansen for å jobbe produktivt mens du fremdeles er i stand til å slappe av og koble av på slutten av dagen.

Fokus

Fokus-delen vurderer hvor mye fokus tid du får i løpet av dagen. Fokustid refererer til distraksjonsfri tid der du jobber dypt og med maksimal produktivitet.

MyAnalytics identifiserer fokusperioder ved å se på hvor mye kalendertid du hadde, minus “Samarbeidsperioder”. Et samarbeid telles som ethvert anrop du ringer, e-post du sender eller møte du deltar i. Arrangementer i kalenderen uten deltakere anses ikke for å være et samarbeid.

MyAnalytics viser et søylediagram som viser hvor mye fokus tid du har hatt den siste måneden. Hvis de grønne stolpene ikke er høye nok, kan du bruke mye tid på å distrahere. MyAnalytics kan hjelpe deg ved automatisk å planlegge en 1-2 timers fokusplass på kalenderen din, slik at du får den plassen du trenger for å få jobben gjort.

Velvære

Velvære vurderer livet ditt utenfor jobben. Sanntidsvarsler er en av de særtrekkene i den digitale tidsalderen, men de kan også være en av de største truslene mot fritiden.

MyAnalytics viser hvor ofte du faller på overtid eller svarer på en e-post fra arbeidstid. Å fullføre enhver “betydelig aktivitet” etter jobb eller i løpet av helgen vil føre til at du mister en av dine “stille dager”.

Regelmessig arbeid på overtid eller kontroll av arbeidsvarsler kan være en viktig bidragsyter til stress og utbrenthet. MyAnalytics kan hjelpe deg med å visualisere hvor mye ekstra tid du bruker, noe som kan gi deg et tydeligere bilde av hvordan balansen mellom arbeid og privatliv holder seg.

Nettverk

Nettverksskjermen viser hvordan du samhandler med andre mennesker, enten i organisasjonen din eller eksternt. Du kan se forholdet ditt til kontakter, hvor mye tid du bruker på å samarbeide med dem og hvor mange som er aktive i nettverket ditt.

Dette er spesielt nyttig for selgere, der nettverksstørrelse direkte kan svare til salgssuksess. Mer generelt hjelper det deg å identifisere hvem du snakker til, noe som er spesielt viktig hvis du er en teamleder. Hvis et teammedlem ikke har vært aktivt i nettverket ditt i det siste, kan det være på tide å sende en vennlig melding for å se hvordan de utvikler seg.

Samarbeid

Samarbeid er den siste delen. Det gjør at du kan se hvor mye tid du bruker på møter, på telefon eller svare på e-post.

MyAnalytics ser på antall samtaler, e-poster og meldinger du har deltatt i den siste måneden. Du kan deretter bruke disse innsiktene til å måle hvor mye av dagen du bruker på å samarbeide med andre.

Implikasjonene av denne statistikken vil sannsynligvis avhenge av din rolle i organisasjonen din. En selger eller leder kan godt bruke mye av tiden sin på å samarbeide med andre individer, mens en forfatter, designer eller utvikler kan forventes å bruke mer fokustid. Husk alltid at “ideelle” verdier for en person kan se radikalt annerledes ut for en annen.

Analyserer arbeidsmønstrene dine

Hvis du sliter med fjernarbeid, begynn å tenke på hvordan du tilbringer dagen din. Logg deg deretter på MyAnalytics og se på rapportene. Du kan oppdage at noen få endringer, for eksempel å begrense tiden du bruker i e-post, gjør hele forskjellen i å øke arbeidsmengden du får gjort.

MyAnalytics ‘seksjoner er iboende sammenkoblet, og det er viktig å finne en balanse mellom dem. For å maksimere Focus ‘statistikk, vil du sannsynligvis trenge en reduksjon i samarbeid; det er imidlertid urealistisk å kutte Collaboration helt ut.

Prøv i stedet å vurdere – med MyAnalytics ‘hjelp – hvor mye av samarbeidstiden din er nødvendig. En enkel løsning kan være å tildele noen “kant-timer” (som før eller etter lunsj) til å svare på e-post, noe som gir deg en lengre periode å sperre for produktivitet om morgenen eller ettermiddagen.