Hur man använder MyAnalytics i Office 365 för att bättre hantera din tid när du arbetar på distans

Så här använder du Microsoft Analytics:

1. Starta MyAnalytics från Office.com.
2. Visa din statistik inom fokus, välbefinnande, nätverk och samarbete.

Gäller alla Windows 10-versioner

Att arbeta hemifrån kan vara utmanande, särskilt när hela hushållet är i närheten. Effektiv tidshantering är avgörande om du ska klara din dag samtidigt som du har en rimlig balans mellan arbete och privatliv.

Microsofts MyAnalytics är en mindre känd medlem av Office 365-familjen. MyAnalytics kan ge insikter som hjälper dig att förstå hur du spenderar din tid. Den spårar din aktivitet och dina engagemang inom andra Office 365-appar och analyserar sedan hur du kan förbättra ditt fokus, välbefinnande, nätverk och samarbete.

MyAnalytics är inte tillgängligt i alla Office 365-planer och kan inaktiveras av en administratör. Om den är tillgänglig kommer den att visas i appstartaren på Office.com (du kan behöva klicka på “Alla appar” först).

MyAnalytics-hemsidan delar upp din nuvarande statistik över appens fyra huvudsektioner: Fokus, välbefinnande, nätverk och samarbete. Genom att maximera din effektivitet på alla fyra områden kan du öka din chans att arbeta produktivt medan du fortfarande kan slappna av och varva ner i slutet av dagen.

Fokus

Fokusavsnittet utvärderar hur mycket fokus tid du får under dagen. Fokustid avser distraktionsfri tid där du arbetar djupt och med maximal produktivitet.

MyAnalytics identifierar dina fokusperioder genom att titta på hur mycket kalendertid du hade minus dina “Samarbetsperioder”. Ett samarbete räknas som alla samtal du ringer, e-post som du skickar eller möte du deltar i. Händelser i din kalender utan deltagare anses inte vara ett samarbete.

MyAnalytics visar ett stapeldiagram som visar hur mycket fokus tid du har haft under den senaste månaden. Om de gröna staplarna inte är tillräckligt långa kan du spendera överdriven tid på att hantera distraktioner. MyAnalytics kan hjälpa till genom att automatiskt schemalägga en 1-2 timmars fokusplats i din kalender, så att du får det utrymme du behöver för att få jobbet gjort.

Välbefinnande

Välbefinnande tänker på ditt liv utanför arbetet. Meddelanden i realtid är en av de särskiljande egenskaperna i den digitala tidsåldern, men ändå kan de också vara ett av de största hoten mot fritiden.

MyAnalytics visar hur ofta du tappar till övertid eller svarar på ett e-post på arbetsplatsen. Genom att slutföra någon “betydande aktivitet” efter jobbet eller under helgen kommer du att förlora en av dina “tysta dagar”.

Regelbundet arbeta övertid eller kontrollera dina arbetsvarningar kan vara en viktig bidragsgivare till stress och utbrändhet. MyAnalytics kan hjälpa dig att visualisera mängden extra tid du lägger in, vilket kan ge dig en tydligare bild av hur din balans mellan arbete och privatliv håller.

Nätverk

Nätverksskärmen visar hur du interagerar med andra människor, vare sig inom din organisation eller externt. Du kan se din relation till kontakter, hur mycket tid du spenderar på att samarbeta med dem och hur många som är aktiva i ditt nätverk.

Detta är särskilt användbart för säljare, där nätverksstorlek direkt kan motsvara försäljningsframgång. Mer allmänt hjälper det dig att identifiera vem du pratar med, vilket är särskilt viktigt om du är lagledare. Om en lagmedlem inte har varit aktiv i ditt nätverk nyligen kan det vara dags att släppa ett vänligt meddelande för att se hur de utvecklas.

Samarbete

Samarbete är det sista avsnittet. Det gör att du kan se hur mycket tid du spenderar i möten, i telefon eller svara på e-post.

MyAnalytics tittar på antalet samtal, e-postmeddelanden och meddelanden du har deltagit i under den senaste månaden. Du kan sedan använda dessa insikter för att mäta hur mycket av din dag du spenderar på att samarbeta med andra.

Konsekvenserna av denna statistik beror sannolikt på din roll i din organisation. En säljare eller chef kan mycket väl spendera mycket av sin tid på att samarbeta med andra individer, medan en författare, designer eller utvecklare kan förväntas använda mer fokustid. Kom alltid ihåg att “ideala” värden för en individ kan se radikalt annorlunda ut för en annan.

Analysera dina arbetsmönster

Om du kämpar med fjärrarbete, börja med att tänka på hur du spenderar din dag. Logga sedan in på MyAnalytics och titta på dess rapporter. Du kanske upptäcker att några små förändringar, som att begränsa tiden du spenderar i e-postmeddelanden, gör hela skillnaden i att öka mängden arbete du får gjort.

MyAnalytics sektioner är i sig sammanlänkade och det är viktigt att hitta en balans mellan dem. För att maximera Focus-statistiken behöver du sannolikt en minskning av samarbetet. dock är det orealistiskt att klippa ut Collaboration helt.

Försök istället att överväga – med MyAnalytics hjälp – hur mycket av din samarbetstid som behövs. En enkel lösning kan vara att fördela några “kant timmar” (som före eller efter lunch) för att svara på e-post, vilket ger dig en längre tid att spärra för produktivitet på morgonen eller eftermiddagen.