Come utilizzare Microsoft Flow invece di IFTTT

Ecco cosa ti serve per iniziare a utilizzare Microsoft Flow.

1. Registrati per un account sul sito Web Microsoft Flow
2. Sfoglia i modelli di flusso di Microsoft
3. Scegli un modello e modificalo in base alle tue esigenze

Si applica a

Microsoft Flow è una piattaforma di automazione del flusso di lavoro che collega diverse app e servizi per automatizzare le attività. Flow si integra con molte app e servizi Microsoft esistenti (Office 365), nonché con altre app per l’ambiente di lavoro per automatizzare le attività e aumentare la produttività. Flow è la risposta di Microsoft a IFTTT.

Nel 2016, OnMSFT ha fornito informazioni su come iniziare con Microsoft Flow e come creare un Microsoft Flow. Da quel momento, Microsoft Flow è cambiato in modo significativo. Sempre più flussi sono stati aggiunti da Microsoft e dagli utenti quotidiani che aiutano ad aumentare la produttività, l’automazione e l’efficienza.

Microsoft ha creato Flow per “Creare flussi di lavoro automatizzati tra le tue app e servizi preferiti per ricevere notifiche, sincronizzare file, raccogliere dati e altro”. Se hai esperienza di lavoro con IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow è simile a IFTTT, tranne I flussi possono essere integrati con più servizi e gestire le esigenze specifiche di un’azienda di livello aziendale.

Microsoft Flow è diverso da IFTTT

Microsoft Flow consente agli utenti di creare flussi di lavoro, noti anche come “flussi”. I flussi si basano su eventi trigger. Ad esempio, gli utenti possono creare un flusso che scarica risposte o risposte a un messaggio di posta elettronica e quindi carica tali messaggi su OneDrive a intervalli prestabiliti. Un flusso può anche scaricare ogni tweet inviato dal tuo account aziendale in un file Excel e salvarlo in OneDrive.

Come utilizzare Microsoft Flow

Microsoft Flow fa già parte delle suite di applicazioni Microsoft 365, Office 365 e Dynamics 365. Se non ti iscrivi a nessuno di questi servizi Microsoft, puoi comunque utilizzare Microsoft Flow gratuitamente; tutto ciò di cui hai bisogno è un browser web e un account Microsoft. Attualmente, Microsoft Flow supporta tutte le versioni di Microsoft Edge, così come altri browser, inclusi Chrome e Safari. Ecco un breve video tutorial per darti una migliore comprensione del funzionamento di Microsoft Flow.

Modelli Microsoft Flow

Sono necessari molti compiti umili da svolgere quotidianamente. I modelli di flusso ti aiutano a prenderti cura di queste attività utilizzando Microsoft Flow per eseguirle automaticamente risparmiando tempo nel processo.

Ad esempio, Flow può avvisarti automaticamente su Slack quando il tuo capo invia un’email al tuo account Gmail. I modelli di flusso sono “flussi” predefiniti per processi comuni. Tutti i modelli di flusso sono spiegati nel vasto database Microsoft Flow, disponibile per tutti gli utenti.

Quindi, se pensi di avere in mente un grande flusso, assicurati di controllare la vasta libreria di modelli di flusso esistenti, prima di crearne uno che potrebbe già esistere. Anche se sono disponibili molti modelli di flusso, Microsoft aggiunge spesso i modelli di flusso più utilizzati creati da altri utenti all’elenco dei modelli generali.

Come creare un flusso da un modello

Creare un Microsoft Flow da un modello è facile, a condizione che tu abbia un account Microsoft Flow. Se non lo fai, iscriviti qui. Una volta che hai un account Microsoft Flow, puoi scegliere da uno qualsiasi dei modelli di flusso attualmente disponibili per iniziare. Sfogliare i modelli di flusso disponibili ti darà un’idea migliore di come funzionano i flussi e di come i flussi possono aiutarti ad automatizzare il tuo flusso di lavoro.

Dopo aver deciso quale modello di Microsoft Flow si desidera utilizzare, potrebbe essere necessario modificare tre cose per il flusso:

1. Frequenza: specifica la frequenza con cui desideri che il flusso venga eseguito.
2. Contenuto: tipo di contenuto del modello di flusso.
3. Connetti: collega gli account a cui desideri connettere i servizi.

Quando crei un flusso per un’azione ricorrente, puoi modificare il modello in modo che funzioni in base alla tua pianificazione e al tuo fuso orario. I flussi di lavoro e-mail possono essere modificati in modo che si attivino durante le ore di riposo, le vacanze o durante una vacanza programmata.

Ecco i tre tipi principali di flussi di lavoro che puoi creare utilizzando Microsoft Flow:

1. Automatizzato: un flusso progettato per essere eseguito automaticamente, in base al verificarsi di un evento, ad esempio un messaggio di posta elettronica, le modifiche apportate a un file o una scheda aggiunta a Microsoft Teams.
2. Pulsante: un flusso manuale, che viene eseguito solo quando si fa clic su un pulsante.
3. Pianificato: un flusso ricorrente, in cui specifichi la frequenza del flusso.

Oltre ai flussi di lavoro personalizzati, Microsoft supporta l’integrazione con le applicazioni più diffuse per una migliore interconnettività. Questi includono i servizi di Microsoft, tra cui Office 365 e Dynamics 365. Microsoft Flow supporta anche l’integrazione con app di terze parti popolari come Slack, Dropbox, Twitter e altre. Inoltre, Microsoft Flow ha abilitato anche altri protocolli di connessione, inclusi FTP e RSS, per un’integrazione ancora più personalizzata.

Prezzi

Attualmente, Microsoft Flow ha tre piani mensili. Un piano mensile gratuito e due mensili a pagamento. Ecco una ripartizione di ogni piano e del suo costo.

Anche se Flow Free è gratuito e puoi creare flussi illimitati, sei limitato a 750 esecuzioni al mese e controlli di 15 minuti. Flow Plan 1 offre controlli di 3 minuti e 4.500 esecuzioni al mese per $ 5 per utente, al mese. Flow Plan 2 offre la maggior parte dei servizi e delle funzionalità a $ 15 per utente al mese.

Per gli utenti di Office 365 e Dynamics 365 non è necessario un canone mensile aggiuntivo per utilizzare Microsoft Flow, ma sono limitati in alcune funzionalità. L’abbonamento a Office 365 e / o Dynamics 365 include fino a 2.000 esecuzioni per utente al mese e una frequenza di flusso massima di 5 minuti.

Inoltre, il numero di esecuzioni del flusso viene aggregato tra tutti gli utenti coperti dall’abbonamento a Office 365 o Dynamics 365. Se un utente supera le esecuzioni mensili incluse per utente, è possibile acquistare ulteriori 50.000 esecuzioni a un costo aggiuntivo di $ 40,00 al mese. I dettagli del piano Microsoft Flow sui limiti di esecuzioni e configurazioni sono disponibili qui.

Funzionalità avanzate

Naturalmente, più servizi e funzionalità sono disponibili per gli abbonati a pagamento. Nell’ultimo aggiornamento di Microsoft Flow, la seconda ondata di rilascio del 2019, Microsoft ha aggiunto AI Builder per monitorare e automatizzare i flussi per gli utenti a pagamento. Microsoft fornisce un video di YouTube che illustra tutte le funzionalità e i servizi disponibili nel nuovo aggiornamento.