Як використовувати Microsoft Flow замість IFTTT

Ось що потрібно для початку використання Microsoft Flow.

1. Підпишіться на обліковий запис на веб-сайті Microsoft Flow
2. Перегляньте шаблони Microsoft Flow
3. Виберіть шаблон і змініть його відповідно до своїх потреб

Стосується

Microsoft Flow – це платформа автоматизації робочих процесів, яка з’єднує різні програми та служби для автоматизації завдань. Flow інтегрується з багатьма існуючими програмами та службами Microsoft (Office 365), а також іншими програмами на робочому місці для автоматизації завдань для підвищення вашої продуктивності. Flow – це відповідь Microsoft на IFTTT.

У 2016 році OnMSFT надав інформацію про те, як розпочати роботу з Microsoft Flow та як створити Microsoft Flow. З того часу Microsoft Flow суттєво змінився. Майкрософт та повсякденні користувачі додають все більше і більше потоків, які допомагають підвищити продуктивність, автоматизацію та ефективність.

Microsoft створила Flow для “Створення автоматизованих робочих процесів між улюбленими програмами та службами для отримання сповіщень, синхронізації файлів, збору даних тощо”. Якщо у вас є досвід роботи з IFTTT (If This then That), Microsoft Flow схожий на IFTTT, Потоки можуть бути інтегровані з більшою кількістю послуг і задовольнити конкретні вимоги корпорації на рівні підприємства.

Microsoft Flow відрізняється від IFTTT

Microsoft Flow дозволяє користувачам створювати робочі процеси, також відомі як “потоки”. Потоки базуються на тригерних подіях. Наприклад, користувачі можуть створити потік, який завантажує відповіді чи відповіді на повідомлення електронної пошти, а потім завантажує ці повідомлення в OneDrive через встановлені проміжки часу. Потік може також завантажити кожен твіт, надісланий з вашого бізнес-рахунку, у файл Excel і зберегти його в OneDrive.

Як користуватися Microsoft Flow

Microsoft Flow вже є частиною наборів програм Microsoft 365, Office 365 та Dynamics 365. Якщо ви не підписалися на жодну з цих служб Microsoft, ви все одно можете використовувати Microsoft Flow безкоштовно; все, що вам потрібно, це веб-браузер та обліковий запис Microsoft. В даний час Microsoft Flow підтримує всі версії Microsoft Edge, а також інші браузери, включаючи Chrome та Safari. Ось короткий відео-посібник, щоб краще зрозуміти, як працює Microsoft Flow.

Шаблони Microsoft Flow

Щодня потрібно виконувати багато службових завдань. Шаблони потоку допоможуть вам подбати про ці завдання, використовуючи Microsoft Flow, виконуючи їх автоматично, заощаджуючи ваш час у процесі.

Наприклад, Flow може автоматично сповіщати вас про Slack, коли ваш бос надсилає електронною поштою ваш обліковий запис Gmail. Шаблони потоків – це заздалегідь визначені «потоки» для загальних процесів. Усі шаблони потоку пояснюються у великій базі даних Microsoft Flow, яка доступна для всіх користувачів.

Отже, якщо ви думаєте, що маєте на увазі чудовий потік, обов’язково перевірте велику бібліотеку існуючих шаблонів потоків, перш ніж створювати такий, який, можливо, вже існує. Незважаючи на те, що доступно безліч шаблонів потоків, Microsoft часто додає до списку загальних шаблонів найбільш часто використовувані шаблони Flow, створені іншими користувачами.

Як створити потік із шаблону

Створити Microsoft Flow із шаблону легко, якщо у вас є обліковий запис Microsoft Flow. Якщо ні, підпишіться на один тут. Отримавши обліковий запис Microsoft Flow, ви можете вибрати будь-який із доступних на даний момент шаблонів Flow, щоб розпочати. Перегляд доступних шаблонів Flow дасть вам краще уявлення про те, як працюють Flow і як Flows може допомогти вам автоматизувати ваш робочий процес.

Після того, як ви вирішите, який шаблон Microsoft Flow ви хочете використовувати, можливо, вам доведеться змінити три речі для Flow:

1. Частота: вкажіть, як часто ви хочете, щоб потік запускався.
2. Вміст: тип вмісту шаблону Flow.
3. Підключитися: зв’яжіть облікові записи, до яких ви хочете підключити послуги.

Створюючи потік для повторюваної дії, ви можете змінити шаблон, щоб він працював за вашим розкладом і у вашому часовому поясі. Робочі цикли електронної пошти можна змінити на активацію в неробочий час, святкові дні або під час відпустки.

Ось три основні типи робочих процесів, які ви можете створити за допомогою Microsoft Flow:

1. Автоматизований: потік, призначений для автоматичного запуску на основі події – наприклад, електронного листа, редагувань, внесених до файлу, або картки, доданої до Microsoft Teams.
2. Кнопка: ручний потік, який запускається лише при натисканні кнопки.
3. За розкладом: повторюваний потік, де ви вказуєте частоту потоку.

На додаток до власних робочих процесів, Microsoft підтримує інтеграцію з популярними програмами для поліпшення взаємозв’язку. Сюди входять послуги Microsoft, включаючи Office 365 та Dynamics 365. Microsoft Flow також підтримує інтеграцію з такими популярними сторонніми програмами, як Slack, Dropbox, Twitter тощо. Крім того, Microsoft Flow також увімкнув інші протоколи сполучників, включаючи FTP та RSS, для ще більш налаштованої інтеграції.

Ціноутворення

В даний час Microsoft Flow має три щомісячні плани. Один безкоштовний та два платні щомісячні тарифи. Ось розбивка кожного плану та його вартість.

Незважаючи на те, що Flow Free безкоштовний, і ви можете створювати необмежений потік, ви можете обмежуватися 750 прогонами на місяць та 15-хвилинними перевірками. План потоку 1 пропонує 3-хвилинні перевірки та 4500 прогонів на місяць за 5 доларів на користувача на місяць. Flow Plan 2 пропонує найбільше послуг та функцій за 15 доларів на користувача на місяць.

Для користувачів Office 365 і Dynamics 365 користувачі не потребують додаткової щомісячної плати за використання Microsoft Flow, але вони обмежені в деяких функціях. Їх передплата на Office 365 та / або Dynamics 365 включає до 2000 запусків на користувача на місяць та максимальну частоту потоку 5 хвилин.

Крім того, кількість запусків потоку агрегується для всіх користувачів, на яких поширюється ваша передплата на Office 365 або Dynamics 365. Якщо будь-який користувач перевищує включені пробіги на місяць для кожного користувача, ви можете придбати додаткові 50000 пробіжок за додаткові 40,00 доларів на місяць. Детальні відомості про план Microsoft Flow щодо обмежень на прогони та конфігурації можна знайти тут.

Розширені функції

Звичайно, для платних абонентів доступні більше послуг та функцій. В останньому оновленні Microsoft Flow, випуск 2 хвилі 2019 року, Microsoft додала AI Builder для моніторингу та автоматизації потоків для платних користувачів. Корпорація Майкрософт надає відео на YouTube, яке переглядає всі функції та послуги, доступні в новому оновленні.