Cómo usar Microsoft Flow en lugar de IFTTT

Esto es lo que necesita para comenzar a usar Microsoft Flow.

1. Regístrese para obtener una cuenta en el sitio web de Microsoft Flow
2. Examinar las plantillas de Microsoft Flow
3. Elija una plantilla y modifíquela según sus necesidades

Se aplica a

Microsoft Flow es una plataforma de automatización de flujo de trabajo que conecta diferentes aplicaciones y servicios para automatizar tareas. Flow se integra con muchas aplicaciones y servicios de Microsoft existentes (Office 365), así como con otras aplicaciones en el lugar de trabajo para automatizar tareas y aumentar su productividad. Flow es la respuesta de Microsoft a IFTTT.

En 2016, OnMSFT proporcionó información sobre cómo comenzar con Microsoft Flow y cómo crear un Microsoft Flow. Desde entonces, Microsoft Flow ha cambiado significativamente. Microsoft y los usuarios cotidianos han agregado cada vez más flujos que ayudan a aumentar la productividad, la automatización y la eficiencia.

Microsoft creó Flow para “Crear flujos de trabajo automatizados entre sus aplicaciones y servicios favoritos para recibir notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos y más”. Si tiene experiencia trabajando con IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow es similar a IFTTT, excepto Los flujos se pueden integrar con más servicios y manejar las demandas específicas de una corporación de nivel empresarial.

Microsoft Flow es diferente de IFTTT

Microsoft Flow permite a los usuarios crear flujos de trabajo, también conocidos como “flujos”. Los flujos se basan en eventos desencadenantes. Por ejemplo, los usuarios pueden crear un flujo que descargue respuestas o respuestas a un correo electrónico y luego cargue esos mensajes en OneDrive a intervalos establecidos. Un flujo también puede descargar cada tweet que se envía desde su cuenta comercial a un archivo de Excel y guardarlo en OneDrive.

Cómo utilizar Microsoft Flow

Microsoft Flow ya forma parte de los conjuntos de aplicaciones de Microsoft 365, Office 365 y Dynamics 365. Si no se suscribe a ninguno de esos servicios de Microsoft, aún puede utilizar Microsoft Flow de forma gratuita; todo lo que necesita es un navegador web y una cuenta de Microsoft. Actualmente, Microsoft Flow es compatible con todas las versiones de Microsoft Edge, así como con otros navegadores, incluidos Chrome y Safari. A continuación, se incluye un breve tutorial en vídeo para que comprenda mejor cómo funciona Microsoft Flow.

Plantillas de Microsoft Flow

Es necesario realizar muchas tareas domésticas a diario. Las plantillas de flujo lo ayudan a ocuparse de esas tareas mediante el uso de Microsoft Flow para hacerlas automáticamente mientras le ahorra tiempo en el proceso.

Por ejemplo, Flow puede notificarte automáticamente en Slack cuando tu jefe envía un correo electrónico a tu cuenta de Gmail. Las plantillas de flujo son ‘flujos’ predefinidos para procesos comunes. Todas las plantillas de flujo se explican en la amplia base de datos de Microsoft Flow, que está disponible para todos los usuarios.

Por lo tanto, si cree que tiene un gran flujo en mente, asegúrese de consultar la gran biblioteca de plantillas de flujo existentes antes de crear una que ya exista. Aunque hay muchas plantillas de flujo disponibles, Microsoft agrega con frecuencia las plantillas de flujo más utilizadas creadas por otros usuarios a la lista de plantillas generales.

Cómo crear un flujo a partir de una plantilla

Crear un Microsoft Flow a partir de una plantilla es fácil, siempre que tenga una cuenta de Microsoft Flow. Si no lo hace, regístrese aquí. Una vez que tenga una cuenta de Microsoft Flow, puede elegir entre cualquiera de las plantillas de Flow disponibles actualmente para comenzar. Examinar las plantillas de Flow disponibles te dará una mejor idea de cómo funcionan y cómo Flows puede ayudarte a automatizar tu flujo de trabajo.

Una vez que decida qué plantilla de Microsoft Flow desea usar, es posible que deba modificar tres cosas para el flujo:

1. Frecuencia: especifique la frecuencia con la que desea que se ejecute el flujo.
2. Contenido: tipo de contenido de la plantilla de flujo.
3. Conectar: vincule las cuentas a las que desea conectar los servicios.

Al crear un flujo para una acción recurrente, puede modificar la plantilla para que funcione en su horario y en su zona horaria. Los flujos de trabajo de correo electrónico se pueden cambiar para que se activen fuera del horario laboral, en días festivos o durante las vacaciones programadas.

Estos son los tres tipos principales de flujos de trabajo que puede crear con Microsoft Flow:

1. Automatizado: un flujo diseñado para ejecutarse automáticamente, según la ocurrencia de un evento, como un correo electrónico, ediciones realizadas en un archivo o una tarjeta agregada a Microsoft Teams.
2. Botón: un flujo manual, que solo se ejecuta cuando se hace clic en un botón.
3. Programado: un flujo recurrente, en el que se especifica la frecuencia del flujo.

Además de los flujos de trabajo personalizados, Microsoft admite la integración con aplicaciones populares para mejorar la interconectividad. Estos incluyen los servicios de Microsoft, incluidos Office 365 y Dynamics 365. Microsoft Flow también admite la integración con aplicaciones populares de terceros como Slack, Dropbox, Twitter y más. Además, Microsoft Flow también habilitó otros protocolos de conector, incluidos FTP y RSS, para una integración aún más personalizada.

Precios

Actualmente, Microsoft Flow tiene tres planes mensuales. Un plan mensual gratuito y dos pagos mensuales. Aquí hay un desglose de cada plan y su costo.

Aunque Flow Free es gratuito y puede crear flujos ilimitados, está restringido a 750 ejecuciones por mes y comprobaciones de 15 minutos. Flow Plan 1 ofrece comprobaciones de 3 minutos y 4500 ejecuciones por mes por $ 5 por usuario, por mes. Flow Plan 2 ofrece la mayoría de los servicios y funciones a $ 15 por usuario, por mes.

Los usuarios de Office 365 y Dynamics 365 no necesitan una tarifa mensual adicional para usar Microsoft Flow, pero están limitadas en algunas características. Su suscripción a Office 365 y / o Dynamics 365 incluye hasta 2000 ejecuciones por usuario por mes y una frecuencia de flujo máxima de 5 minutos.

Además, el número de ejecuciones de flujo se suma a todos los usuarios cubiertos por su suscripción a Office 365 o Dynamics 365. Si algún usuario excede más de las ejecuciones incluidas por mes por usuario, puede comprar 50,000 ejecuciones adicionales a $ 40.00 adicionales al mes. Los detalles del plan de Microsoft Flow sobre los límites de ejecuciones y configuraciones se pueden encontrar aquí.

Características mejoradas

Por supuesto, hay más servicios y funciones disponibles para los suscriptores pagos. En la última actualización de Microsoft Flow, versión 2 de 2019, Microsoft agregó AI Builder para monitorear y automatizar los flujos para los usuarios pagos. Microsoft proporciona un video de YouTube que repasa todas las características y servicios disponibles en la nueva actualización.