Hur man använder Microsoft Flow istället för IFTTT

Här är vad du behöver för att börja använda Microsoft Flow.

1. Registrera dig för ett konto på Microsoft Flow-webbplatsen
2. Bläddra i Microsoft Flow-mallar
3. Välj en mall och ändra den efter dina behov

Gäller för

Microsoft Flow är en arbetsflödesautomationsplattform som ansluter olika appar och tjänster för att automatisera uppgifter. Flow integreras med många befintliga Microsoft-appar och -tjänster (Office 365), liksom andra arbetsplatsappar för att automatisera uppgifter för att öka din produktivitet. Flow är Microsofts svar på IFTTT.

Under 2016 gav OnMSFT information om hur man kommer igång med Microsoft Flow och hur man skapar ett Microsoft Flow. Sedan dess har Microsoft Flow förändrats avsevärt. Fler och fler flöden har lagts till av Microsoft och vanliga användare som hjälper till att öka produktivitet, automatisering och effektivitet.

Microsoft skapade Flow för att “Skapa automatiserade arbetsflöden mellan dina favoritappar och tjänster för att få aviseringar, synkronisera filer, samla in data med mera.” Om du har erfarenhet av att arbeta med IFTTT (If This Then That), liknar Microsoft Flow IFTTT, förutom Flöden kan integreras med fler tjänster och hantera de specifika kraven från ett företag på företagsnivå.

Microsoft Flow skiljer sig från IFTTT

Microsoft Flow tillåter användare att skapa arbetsflöden, även kända som “flöden”. Flöden baseras på triggerhändelser. Till exempel kan användare skapa ett flöde som laddar ner svar eller svar på ett e-postmeddelande och sedan laddar upp dessa meddelanden till OneDrive med angivna intervaller. Ett flöde kan också ladda ner varje tweet som skickas från ditt företagskonto till en Excel-fil och spara den på OneDrive.

Hur man använder Microsoft Flow

Microsoft Flow är redan en del av applikationssviterna Microsoft 365, Office 365 och Dynamics 365. Om du inte prenumererar på någon av dessa Microsoft-tjänster kan du fortfarande använda Microsoft Flow gratis; allt du behöver är en webbläsare och ett Microsoft-konto. För närvarande stöder Microsoft Flow alla versioner av Microsoft Edge, liksom andra webbläsare, inklusive Chrome och Safari. Här är en snabb videohandledning för att ge dig en bättre förståelse för hur Microsoft Flow fungerar.

Microsoft Flow-mallar

Många viktiga uppgifter behövs för att göras dagligen. Flödesmallar hjälper dig att ta hand om dessa uppgifter genom att använda Microsoft Flow för att göra dem automatiskt samtidigt som du sparar tid i processen.

Till exempel kan Flow automatiskt meddela dig på Slack när din chef skickar e-post till ditt Gmail-konto. Flödesmallar är fördefinierade ‘flöden’ för vanliga processer. Alla flödesmallarna förklaras i den stora Microsoft Flow-databasen, som är tillgänglig för alla användare.

Så om du tror att du har ett bra flöde i åtanke, se till att kolla in det stora biblioteket med befintliga flödesmallar innan du skapar en som redan kan existera. Även om det finns många flödesmallar tillgängliga lägger Microsoft ofta till de mest använda flödesmallarna som skapats av andra användare i listan med allmänna mallar.

Hur man skapar ett flöde från en mall

Det är enkelt att skapa ett Microsoft Flow från en mall, förutsatt att du har ett Microsoft Flow-konto. Om du inte gör det kan du registrera dig för en här. När du har ett Microsoft Flow-konto kan du välja mellan de Flow-mallar som för närvarande är tillgängliga för att komma igång. Genom att bläddra bland de tillgängliga flödesmallarna får du en bättre uppfattning om hur flöden fungerar och hur flöden kan hjälpa dig att automatisera ditt arbetsflöde.

När du väl har bestämt vilken Microsoft Flow-mall du vill använda kan du behöva ändra tre saker för Flow:

1. Frekvens: ange hur ofta du vill att flödet ska köras.
2. Innehåll: Typ av innehåll i flödesmallen.
3. Anslut: Länka kontot / kontona där du vill ansluta tjänsterna.

När du skapar ett flöde för en återkommande åtgärd kan du ändra mallen så att den fungerar enligt ditt schema och i din tidszon. E-postarbetsflöden kan ändras så att de aktiveras under övertid, helgdagar eller under en planerad semester.

Här är de tre huvudtyperna av arbetsflöden som du kan skapa med Microsoft Flow:

1. Automatiserat: Ett flöde som är utformat för att köras automatiskt, baserat på förekomsten av en händelse – till exempel ett e-postmeddelande, ändringar av en fil eller ett kort som lagts till i Microsoft Teams.
2. Knapp: Ett manuellt flöde som bara körs när man klickar på en knapp.
3. Schemalagt: Ett återkommande flöde där du anger flödets frekvens.

Förutom anpassade arbetsflöden stöder Microsoft integration med populära applikationer för förbättrad samtrafik. Dessa inkluderar Microsofts tjänster, inklusive Office 365 och Dynamics 365. Microsoft Flow stöder också integration med populära tredjepartsappar som Slack, Dropbox, Twitter och mer. Microsoft Flow aktiverade också andra anslutningsprotokoll, inklusive FTP och RSS, för ännu mer anpassad integration.

Prissättning

För närvarande har Microsoft Flow tre månadsplaner. En gratis och två betalda månadsplaner. Här är en uppdelning av varje plan och dess kostnad.

Även om Flow Free är gratis och du kan skapa obegränsade flöden, är du begränsad till 750 körningar per månad och 15 minuters kontroller. Flödesplan 1 erbjuder kontroller på 3 minuter och 4500 körningar per månad för 5 USD per användare och månad. Flow Plan 2 erbjuder flest tjänster och funktioner till $ 15 per användare och månad.

För Office 365 och Dynamics 365 behöver användare inte en extra månadsavgift för att använda Microsoft Flow, men de är begränsade i vissa funktioner. Deras Office 365- och / eller Dynamics 365-prenumeration innehåller upp till 2000 körningar per användare och månad och en maximal flödesfrekvens på 5 minuter.

Dessutom samlas antalet flödeskörningar för alla användare som omfattas av din Office 365- eller Dynamics 365-prenumeration. Om någon användare överstiger mer än de inkluderade körningarna per månad per användare kan du köpa ytterligare 50 000 körningar till ytterligare 40,00 USD i månaden. Microsoft Flow-planinformation om begränsningar för körningar och konfigurationer finns här.

Förbättrade funktioner

Naturligtvis finns fler tjänster och funktioner tillgängliga för betalda abonnenter. I den senaste Microsoft Flow-uppdateringen, 2019 släppvåg 2, lade Microsoft till AI Builder för att övervaka och automatisera flöden för betalade användare. Microsoft tillhandahåller en YouTube-video som går igenom alla funktioner och tjänster som finns tillgängliga i den nya uppdateringen.