Verwendung von Microsoft Flow anstelle von IFTTT

Folgendes benötigen Sie, um Microsoft Flow verwenden zu können.

1. Eröffnen Sie ein Konto auf der Microsoft Flow-Website
2. Durchsuchen Sie die Microsoft Flow-Vorlagen
3. Wählen Sie eine Vorlage und ändern Sie sie an Ihre Bedürfnisse

Gilt für

Microsoft Flow ist eine Workflow-Automatisierungsplattform, die verschiedene Apps und Dienste miteinander verbindet, um Aufgaben zu automatisieren. Flow lässt sich in viele vorhandene Microsoft-Apps und -Dienste (Office 365) sowie in andere Arbeitsplatz-Apps integrieren, um Aufgaben zu automatisieren und Ihre Produktivität zu steigern. Flow ist die Antwort von Microsoft auf IFTTT.

Im Jahr 2016 lieferte OnMSFT Informationen zu den ersten Schritten mit Microsoft Flow und zum Erstellen eines Microsoft Flow. Seitdem hat sich Microsoft Flow erheblich verändert. Microsoft und alltägliche Benutzer haben immer mehr Flows hinzugefügt, um die Produktivität, Automatisierung und Effizienz zu steigern.

Microsoft hat Flow erstellt, um „automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten zu erstellen, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln und vieles mehr.” Wenn Sie Erfahrung mit IFTTT (If This Then That) haben, ähnelt Microsoft Flow mit Ausnahme von IFTTT Flows können in mehr Services integriert werden und die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens erfüllen.

Microsoft Flow unterscheidet sich von IFTTT

Mit Microsoft Flow können Benutzer Workflows erstellen, die auch als “Flows” bezeichnet werden. Flows basieren auf Triggerereignissen. Beispielsweise können Benutzer einen Flow erstellen, der Antworten oder Antworten auf eine E-Mail herunterlädt und diese Nachrichten dann in festgelegten Intervallen auf OneDrive hochlädt. Ein Flow kann auch jeden Tweet, der von Ihrem Geschäftskonto gesendet wird, in eine Excel-Datei herunterladen und in OneDrive speichern .

Verwendung von Microsoft Flow

Microsoft Flow ist bereits Teil der Microsoft 365-, Office 365- und Dynamics 365- Anwendungssuiten. Wenn Sie keinen dieser Microsoft-Dienste abonnieren, können Sie Microsoft Flow weiterhin kostenlos verwenden. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser und ein Microsoft-Konto. Derzeit unterstützt Microsoft Flow alle Versionen von Microsoft Edge sowie andere Browser, einschließlich Chrome und Safari. Hier ist ein kurzes Video-Tutorial, um Ihnen ein besseres Verständnis der Funktionsweise von Microsoft Flow zu vermitteln.

Microsoft Flow-Vorlagen

Viele grundlegende Aufgaben müssen täglich erledigt werden. Mithilfe von Flow-Vorlagen können Sie diese Aufgaben mithilfe von Microsoft Flow automatisch erledigen und dabei Zeit sparen.

Beispielsweise kann Flow Sie bei Slack automatisch benachrichtigen, wenn Ihr Chef Ihr Google Mail-Konto per E-Mail versendet. Flow-Vorlagen sind vordefinierte ‘Flows’ für gängige Prozesse. Alle Flow-Vorlagen werden in der umfangreichen Microsoft Flow-Datenbank erläutert, die allen Benutzern zur Verfügung steht.

Wenn Sie also der Meinung sind, dass Sie einen großartigen Flow im Sinn haben, lesen Sie unbedingt die große Bibliothek der vorhandenen Flow-Vorlagen, bevor Sie eine erstellen, die möglicherweise bereits vorhanden ist. Obwohl zahlreiche Flow-Vorlagen verfügbar sind, fügt Microsoft der Liste der allgemeinen Vorlagen häufig die am häufigsten verwendeten Flow-Vorlagen hinzu, die von anderen Benutzern erstellt wurden.

So erstellen Sie einen Flow aus einer Vorlage

Das Erstellen eines Microsoft Flow aus einer Vorlage ist einfach, sofern Sie über ein Microsoft Flow-Konto verfügen. Wenn nicht, melden Sie sich hier an. Sobald Sie ein Microsoft Flow-Konto haben, können Sie aus einer der derzeit verfügbaren Flow-Vorlagen auswählen, um loszulegen. Durch Durchsuchen der verfügbaren Flow-Vorlagen erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Flows funktionieren und wie Flows Sie bei der Automatisierung Ihres Workflows unterstützen können.

Wenn Sie sich für eine Microsoft Flow-Vorlage entschieden haben, die Sie verwenden möchten, müssen Sie möglicherweise drei Dinge für den Flow ändern:

1. Häufigkeit: Geben Sie an, wie oft der Flow ausgeführt werden soll.
2. Inhalt: Typ des Inhalts der Flow-Vorlage.
3. Verbinden: Verknüpfen Sie die Konten, mit denen Sie die Dienste verbinden möchten.

Wenn Sie einen Flow für eine wiederkehrende Aktion erstellen, können Sie die Vorlage so ändern, dass sie Ihrem Zeitplan und Ihrer Zeitzone entspricht. E-Mail-Workflows können so geändert werden, dass sie außerhalb der Geschäftszeiten, an Feiertagen oder während eines geplanten Urlaubs ausgelöst werden.

Hier sind die drei Haupttypen von Workflows, die Sie mit Microsoft Flow erstellen können:

1. Automatisiert: Ein Flow, der basierend auf dem Auftreten eines Ereignisses automatisch ausgeführt wird, z. B. eine E-Mail, Änderungen an einer Datei oder eine Karte, die Microsoft Teams hinzugefügt wurde.
2. Button: Ein manueller Strom, der nur ausgeführt wird, wenn eine Schaltfläche geklickt wird.
3. Geplant: Ein wiederkehrender Fluss, in dem Sie die Häufigkeit des Flusses angeben.

Zusätzlich zu benutzerdefinierten Workflows unterstützt Microsoft die Integration in gängige Anwendungen, um die Interkonnektivität zu verbessern. Dazu gehören die Dienste von Microsoft, einschließlich Office 365 und Dynamics 365. Microsoft Flow unterstützt auch die Integration in beliebte Apps von Drittanbietern wie Slack, Dropbox, Twitter und mehr. Außerdem hat Microsoft Flow auch andere Connector-Protokolle, einschließlich FTP und RSS, für eine noch individuellere Integration aktiviert.

Preisgestaltung

Derzeit hat Microsoft Flow drei monatliche Pläne. Ein kostenloses und zwei bezahlte monatliche Pläne. Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der einzelnen Pläne und ihrer Kosten.

Obwohl Flow Free kostenlos ist und Sie unbegrenzte Flows erstellen können, sind Sie auf 750 Läufe pro Monat und 15-minütige Überprüfungen beschränkt. Flow Plan 1 bietet 3-Minuten-Checks und 4.500 Läufe pro Monat für 5 USD pro Benutzer und Monat. Flow Plan 2 bietet die meisten Services und Funktionen für 15 USD pro Benutzer und Monat.

Für Office 365 und Dynamics 365 benötigen Benutzer keine zusätzliche monatliche Gebühr, um Microsoft Flow zu verwenden, sind jedoch in einigen Funktionen eingeschränkt. Das Office 365- und / oder Dynamics 365-Abonnement umfasst bis zu 2.000 Läufe pro Benutzer und Monat und eine maximale Flussfrequenz von 5 Minuten.

Darüber hinaus wird die Anzahl der Flow-Läufe für alle Benutzer aggregiert, die unter Ihr Office 365- oder Dynamics 365-Abonnement fallen. Wenn ein Benutzer mehr als die enthaltenen Läufe pro Monat und Benutzer überschreitet, können Sie zusätzliche 50.000 Läufe zu einem zusätzlichen Preis von 40,00 USD pro Monat kaufen. Details zum Microsoft Flow-Plan zu Laufbeschränkungen und Konfigurationen finden Sie hier.

Verbesserte Funktionen

Natürlich stehen bezahlten Abonnenten mehr Dienste und Funktionen zur Verfügung. Im neuesten Microsoft Flow-Update, Release 2, 2019, hat Microsoft AI Builder hinzugefügt, um Flows für bezahlte Benutzer zu überwachen und zu automatisieren. Microsoft bietet ein YouTube-Video mit allen Funktionen und Diensten des neuen Updates.