Respondemos: ¿Por qué un archivo de Excel comprimido no es más pequeño?

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Es posible que algunos usuarios de Excel necesiten reducir el tamaño de los archivos de sus hojas de cálculo para poder adjuntarlos a los correos electrónicos. Comprimir un archivo de Excel en un ZIP con WinZip puede parecer la forma más obvia de hacerlo. Sin embargo, los usuarios que intentan comprimir sus archivos Excel XLSX se sorprenden al descubrir que tiene poco o ningún impacto en el tamaño de los archivos. En una publicación del foro de soporte de MS, un usuario declaró:

Estoy intentando enviar algunos datos a un colega, cuyo servidor de correo electrónico tiene un límite de 10 MB de archivos adjuntos. El archivo de Excel tiene 18 MB y se descargó de una fuente externa. He intentado eliminar cualquier dato extraño y comprimir el archivo, pero el tamaño no se reduce.

El software de compresión de archivos, como WinZip, tiene poco impacto en los archivos Excel XLSX, ya que son archivos comprimidos. Por lo tanto, el formato XLSX ya utiliza compresión ZIP. El formato consta de archivos XML comprimidos que puede explorar cambiando el formato del archivo de Excel a ZIP en el Explorador de archivos. Por lo tanto, las utilidades de compresión no pueden comprimir significativamente más el archivo XLSX.

Por lo tanto, los usuarios deben encontrar métodos alternativos para reducir el tamaño de los archivos de Excel o compartir hojas de cálculo. Una de las mejores formas de reducir un archivo XLSX es guardarlo como XLSB. XLSB es el formato de archivo binario para hojas de cálculo de Excel, que ocupa menos espacio de almacenamiento en el disco duro.

Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel como XLSB

1. Para guardar un XLSX como XLSB, abra la aplicación Excel.
2. Luego haga clic en Archivo> Guardar como para abrir la ventana en la instantánea directamente debajo.
3. Seleccione Libro de trabajo binario de Excel (* xlsb) en el menú desplegable Guardar como tipo.
4. Ingrese un nuevo título para el archivo.
5. Haga clic en la opción Guardar.

Cómo compartir un archivo de Excel a través de Google Drive

1. Si guardar el archivo como XLSB no reduce el tamaño del archivo lo suficiente como para adjuntarlo al correo electrónico, puede compartir la hoja de cálculo a través de Google Drive. Para hacerlo, haga clic en el botón Crear una cuenta de Google en la página de ayuda de la cuenta de Google.
2. Luego, complete los cuadros de texto para configurar una cuenta de Google si no tiene una.
   
3. Inicie sesión en su cuenta de Google.
4. Haga clic en Ir a Google Drive en la página de GD para abrir el almacenamiento en la nube en un navegador.
5. Haga clic en Nuevo > Carga de archivo y seleccione el archivo de hoja de cálculo de Excel que necesita compartir.
6. Haga clic en el botón Abrir.
7. Haga clic con el botón derecho en el archivo de Excel y seleccione Compartir.
   
8. Haga clic en Avanzado en la ventana que se abre.
9. Haga clic en Cambiar para abrir las siguientes opciones.
10. Seleccionar XX e On – Cualquier persona con el enlace de opción.
    
    
11. Haga clic en Guardar.
12. Ingrese una dirección de correo electrónico para compartir el archivo dentro del cuadro de texto.
13. Presione el botón Enviar.

Por lo tanto, no pierda el tiempo tratando de comprimir archivos XLSX. En su lugar, guárdelos como archivos XSLB para reducir su tamaño. Si el archivo es demasiado grande para los archivos adjuntos de correo electrónico, deberá compartir la hoja de cálculo a través del almacenamiento en la nube, como Google Drive o OneDrive.