Nós respondemos: por que um arquivo compactado do Excel não é menor?

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Alguns usuários do Excel podem precisar reduzir o tamanho dos arquivos de planilha para que possam anexá-los a emails. Compactar um arquivo do Excel em um ZIP com o WinZip pode parecer a maneira mais óbvia de fazer isso. No entanto, os usuários que tentam compactar seus arquivos Excel XLSX ficam surpresos ao descobrir que isso causa pouco ou nenhum impacto no tamanho dos arquivos. Em uma postagem no fórum de suporte da MS, um usuário afirmou:

Estou tentando enviar alguns dados a um colega, cujo servidor de e-mail tem um limite de 10 MB de anexos. O arquivo do Excel tem 18 MB e foi baixado de uma fonte externa. Tentei remover todos os dados estranhos e compactar o arquivo, mas o tamanho não reduz.

O software de compactação de arquivos, como o WinZip, tem pouco impacto nos arquivos Excel XLSX, pois eles já estão compactados. Assim, o formato XLSX já utiliza compactação ZIP. O formato consiste em arquivos XML compactados que você pode explorar alterando o formato do arquivo do Excel para ZIP no Explorador de Arquivos. Portanto, os utilitários de compactação não podem compactar significativamente o arquivo XLSX muito mais.

Portanto, os usuários precisam encontrar métodos alternativos para reduzir o tamanho dos arquivos do Excel ou compartilhar planilhas. Uma das melhores maneiras de reduzir um arquivo XLSX é salvá-lo como um XLSB. XLSB é o formato de arquivo binário para planilhas do Excel, que ocupa menos espaço de armazenamento no disco rígido.

Como salvar uma planilha do Excel como um XLSB

1. Para salvar um XLSX como XLSB, abra o aplicativo Excel.
2. Em seguida, clique em Arquivo> Salvar como para abrir a janela no instantâneo diretamente abaixo.
3. Selecione Pasta de trabalho binária do Excel (* xlsb) no menu suspenso Salvar como tipo.
4. Insira um novo título para o arquivo.
5. Clique na opção Salvar.

Como compartilhar um arquivo Excel via Google Drive

1. Se salvar o arquivo como XLSB não reduzir o tamanho do arquivo o suficiente para anexá-lo ao e-mail, você pode compartilhar a planilha por meio do Google Drive. Para fazer isso, clique no botão Criar uma Conta do Google na página de Ajuda da Conta do Google.
2. Em seguida, preencha as caixas de texto para configurar uma Conta do Google, caso ainda não tenha uma.
   
3. Faça login em sua conta do Google.
4. Clique em Go to Google Drive na página GD para abrir o armazenamento em nuvem em um navegador.
5. Clique em Novo > Upload de arquivo e selecione o arquivo de planilha do Excel que você precisa compartilhar.
6. Clique no botão Abrir.
7. Clique com o botão direito no arquivo Excel e selecione Compartilhar.
   
8. Clique em Avançado na janela que se abre.
9. Clique em Alterar para abrir as opções abaixo.
10. Selecione th e On – Qualquer pessoa com o link opção.
    
    
11. Clique em Salvar.
12. Digite um endereço de e-mail para compartilhar o arquivo na caixa de texto.
13. Pressione o botão Enviar.

Portanto, não perca seu tempo tentando compactar arquivos XLSX. Em vez disso, salve-os como arquivos XSLB para reduzir seu tamanho. Se o arquivo for muito grande para anexos de e-mail, você precisará compartilhar a planilha por meio de armazenamento em nuvem, como Google Drive ou OneDrive.