Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per ottenere il massimo dalle tue riunioni in Microsoft Teams

Se la tua organizzazione è entrata a far parte di Microsoft Teams e Office 365, congratulazioni! Come abbiamo visto, c’è molto che puoi fare con Microsoft Teams, ma forse il più importante di tutti è l’esperienza delle riunioni.

Con le riunioni in Teams, puoi partecipare tramite audio, video o persino condividere lo schermo e unirti ai tuoi colleghi per garantire la massima produttività. Nella nostra ultima guida di Office 365, daremo ora uno sguardo all’esperienza delle riunioni e ti mostreremo come trarne il massimo.

Fissa una riunione per assicurarti la massima disponibilità

Una delle funzionalità più interessanti di Microsoft Teams è il calendario integrato. Puoi trovarlo sulla barra di navigazione a sinistra e utilizzarlo anche per pianificare le tue riunioni. Una volta selezionato, puoi fare clic sull’opzione Nuova riunione nell’angolo in alto a destra e compilare il modulo. Il modulo è simile a quello che potresti vedere in Outlook e sarai in grado di invitare persone, aggiungere dettagli sulla riunione e altro ancora. Ciò garantisce che tutti coloro con cui desideri incontrare vedranno la riunione imminente, ma puoi anche selezionare l’opzione per aggiungere un intero canale sul lato destro del modulo di pianificazione se desideri includere un intero gruppo di persone.

Dopo aver pianificato una riunione, è possibile utilizzare la visualizzazione del calendario per visualizzare un elenco giornaliero delle riunioni. È inoltre possibile passare dalla visualizzazione giornaliera, alla settimana lavorativa e alla visualizzazione settimanale per vedere più riunioni. E, dall’angolo in alto a sinistra, sarai in grado di trovare l’opzione Oggi per vedere il giorno o la settimana corrente. Il calendario ti mostrerà anche tutto ciò che è pianificato da Teams, Exchange o Outlook. Infine, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un evento nel calendario per RSVP, rimuoverlo o aprire l’invito per visualizzare i dettagli della riunione. Vedrai anche le opzioni per partecipare online o per chattare con i partecipanti.

Prova le scorciatoie da tastiera durante una riunione

Dopo esserti unito a una riunione in Microsoft Teams, potresti essere un po ‘occupato. Mentre prendi appunti o scrivi qualcosa, potresti non voler usare troppo il mouse. Bene, proprio come le altre app di Office 365, ci sono alcune scorciatoie da tastiera che puoi usare a tuo vantaggio per saltare il mouse e saltare direttamente all’azione. Funzionano sia nell’app desktop che nelle app web. Alcuni dei nostri preferiti sono di seguito.

Sfoca lo sfondo durante una riunione

Ammettiamolo, niente è più imbarazzante che partecipare a una riunione molto importante, solo per avere qualcuno che si intromette su di te. Bene, in Teams, puoi sfocare lo sfondo per evitare una situazione del genere. Questa opzione funzionerà solo durante le riunioni pianificate e puoi trovarla facendo clic su Altre opzioni, quindi su Sfoca il mio sfondo. Non tutti i dispositivi supporteranno l’opzione e non funzionerà su Linux, ma se la vedi puoi regolare un cursore per nascondere lo sfondo.

Modifica la visualizzazione durante una riunione di Teams

Durante una riunione di Teams, Teams proverà a indovinare cosa si vuole vedere nella riunione. Quando qualcuno inizia a parlare, la persona verrà mostrata sullo schermo. Fortunatamente, se vuoi vedere altre cose sul tuo schermo e sovrascrivere Teams, ci sono molti modi per cambiarlo. Dai un’occhiata ai nostri suggerimenti qui sotto!

• Passa da persone a contenuti facendo clic sul video che ti interessa durante una presentazione
• Concentrati su un particolare video facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionando Fissa. Il video rimarrà bloccato nella tua visualizzazione indipendentemente da chi sta parlando. Puoi sempre sbloccarlo facendo clic su Sblocca.
• Puoi riformulare un video e passare a una visualizzazione diversa di un video facendo clic con il pulsante destro del mouse sul video e scegliendo Adatta al fotogramma.

Registra una riunione in Teams per un accesso futuro

A volte, potresti voler registrare una riunione in teams in modo da poterla tornare per riferimento futuro. Le registrazioni avvengono in background e vengono condivise con Microsoft Stream. Sfortunatamente, però, puoi solo registrare riunioni e chiamate di gruppo. La registrazione di chiamate uno a uno non è attualmente supportata. Tuttavia, puoi comunque registrare una riunione andando ai controlli della riunione, selezionando più opzioni e scegliendo di avviare la registrazione. Tutti saranno quindi informati dell’avvio della registrazione e una notifica sulla registrazione verrà pubblicata nella cronologia chat. Se hai avviato la registrazione, riceverai anche un collegamento tramite e-mail.

… Ma c’è molto di più!

Abbiamo solo accennato ad alcuni dei nostri suggerimenti e trucchi preferiti per l’esperienza delle riunioni in Microsoft Teams. C’è molto di più che puoi fare. Puoi svolgere più attività durante le riunioni, condividere lo schermo, prendere appunti sulle riunioni e molto altro ancora. Ci addentreremo in questi più tardi mentre continuiamo a guardare a Microsoft Teams. Sentiti libero di controllare la nostra copertura completa di Teams proprio qui per ulteriori informazioni.