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Cómo configurar reglas en Outlook en Windows 10 para limpiar y organizar su bandeja de entrada

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Si su bandeja de entrada es un desastre, puede configurar Reglas en la aplicación Outlook en Windows 10 para mover, marcar y responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico. He aquí un vistazo a cómo.

  • Cree una regla a partir de un mensaje haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Reglas. Y luego eligiendo Crear regla. Podrás elegir condiciones.
  • Cree una regla a partir de una plantilla seleccionando el menú Archivo y luego eligiendo Administrar reglas y alertas. Luego querrá hacer clic en Nueva regla. Desde allí, seleccione una plantilla. Hay varias plantillas que puede elegir para mantenerse organizado y actualizado.

Se aplica a todas las versiones de Windows 10

Si su bandeja de entrada es un desastre, hay muchas formas de administrarla a través de Outlook. Si bien ya hemos discutido cómo puede usar carpetas, filtros y categorías, todos estos son después de los cambios de hecho, una vez que su correo electrónico le llega. Si realmente desea una bandeja de entrada limpia, puede configurar Reglas en la aplicación Outlook en Windows 10 para mover, marcar y responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico. He aquí un vistazo a cómo.

Crear una regla a partir de un mensaje

Cómo configurar reglas en Outlook en Windows 10 para limpiar y organizar su bandeja de entrada

Una de las formas más fáciles de crear una regla en Outlook es a través de uno de sus mensajes. Puede comenzar haciendo clic con el botón derecho en el mensaje, eligiendo Reglas y luego eligiendo Crear regla. Habrá algunas condiciones entre las que puede elegir, pero también puede encontrar otras adicionales haciendo clic en Opciones avanzadas. Como ejemplo y escenario predeterminado, puede configurar Outlook para mover los mensajes de ese título o remitente a una carpeta, simplemente seleccione la casilla de verificación El asunto contiene y luego la casilla de verificación Mover el elemento a una carpeta.

Hay muchas reglas que vamos a explicar en la siguiente sección. Pero, una vez que esté satisfecho, puede elegir uno. Luego, haga clic en Aceptar. Después de eso, puede optar por utilizar la regla de inmediato. Simplemente elija Ejecutar esta nueva regla ahora en los mensajes que ya están en la casilla de verificación de la carpeta actual y luego seleccione Aceptar. Debería ver que el mensaje ahora se moverá a la carpeta que seleccionó.

Crear una regla a partir de una plantilla

Cómo configurar reglas en Outlook en Windows 10 para limpiar y organizar su bandeja de entrada

Además de crear una regla a partir de un mensaje, también puede crear una regla a partir de una plantilla. Para hacer esto, seleccione el menú Archivo y luego elija Administrar reglas y alertas. Luego querrá hacer clic en Nueva regla. Desde allí, seleccione una plantilla. Hay varias plantillas que puede elegir para mantenerse organizado y actualizado. Incluso hay uno que también puedes elegir desde cero.

Mantenerse organizado Las plantillas pueden ayudarlo a mover mensajes, marcar mensajes. Las plantillas para mantenerse actualizado pueden ayudarlo a mostrar el correo de alguien en una ventana de alerta, reproducir un sonido o enviar una alerta a su teléfono.

En este ejemplo, seleccionaremos Marcar mensajes de alguien para seguimiento. Querrá hacer clic en la plantilla, editar la descripción haciendo clic en los valores subrayados, cambiándolos y haciendo clic en Aceptar. Después de eso, querrá seleccionar Siguiente, seleccionar las condiciones, agregar información relevante y luego hacer clic en Siguiente. A continuación, puede finalizar la configuración nombrándola, revisándola y seleccionando Finalizar.

Notas sobre las reglas

Hay dos tipos de reglas en Outlook. El primero está basado en un servidor y el segundo es solo para el cliente. Las reglas basadas en servidor se ejecutan en su buzón de correo en el servidor siempre que Outlook no se está ejecutando. Se aplican a los mensajes que primero van a su bandeja de entrada y las reglas no se ejecutan hasta que pasan por el servidor. Mientras tanto, las reglas solo para clientes se ejecutan solo en su computadora. Estas son reglas que se ejecutan en Outlook en lugar de en su servidor y solo se ejecutarán cuando Outlook se esté ejecutando. Puede obtener más información sobre las diferencias en la página de soporte de Microsoft.

Fuente de grabación: onmsft.com

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