Werden Sie Experte bei Microsoft Teams-Meetings mit diesen fünf Best Practices

Je mehr Zeit Sie in Teams verbringen, desto wichtiger wird es, alle Funktionen, die Ihnen im Service zur Verfügung stehen, optimal zu nutzen. Hier sehen Sie einige dieser Funktionen und Best Practices für Teams.

1. Verwischen Sie Ihren Hintergrund oder verwenden Sie Hintergrundbilder:  Dies schützt Ihre Privatsphäre während Besprechungen, indem nur Ihr Gesicht betont wird.
2. Verwenden Sie ein Headset für ein besseres Erlebnis: So stellen Sie sicher, dass Sie während eines Meetings die beste Audio- und Mikrofonqualität erhalten.
3. Planen Sie Ihre Besprechungen mit dem Planungsassistenten: Dadurch wird sichergestellt, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite sind und keine Planungskonflikte auftreten.
4. Erstellen Sie Besprechungsnotizen mit der Funktion „Besprechungsnotizen“ in Teams: Mit dieser integrierten Teamfunktion können Sie vermeiden, dass Sie zwischen verschiedenen Programmen jonglieren müssen.
5. Aufzeichnen Ihrer Besprechungen: Mit der Erlaubnis Ihres Kollegen können Sie eine Kopie der Besprechung zur späteren Bezugnahme erhalten.

Gilt für

Mehr denn je verbringen Sie wahrscheinlich mehr Zeit in Besprechungen in Microsoft-Teams. Je mehr Zeit Sie jedoch in Teams verbringen, desto wichtiger wird es, alle für Sie verfügbaren Funktionen optimal zu nutzen, damit Sie eine nahtlose Erfahrung machen können. Im Folgenden finden Sie einige dieser Funktionen sowie einige bewährte Methoden, die Sie nutzen können, um bei Besprechungen in Microsoft-Teams Experte zu werden.

Übung 1: Verwischen Sie Ihren Hintergrund oder verwenden Sie Hintergrundbilder

Die erste bewährte Methode auf unserer Liste ist die offensichtlichste und beliebteste in der aktuellen Situation. Verwenden Sie also die Möglichkeit, Ihren Hintergrund in Teams zu verwischen oder Hintergrundbilder zu verwenden.

Mit dieser bewährten Methode können Sie Ihre Besprechung fast überall abhalten und alles, was im Hintergrund um Sie herum passiert, verschleiern. Dank der Funktion legen die Teams nur einen Schwerpunkt auf Ihr Gesicht und verbergen alles andere. Seien Sie sich nur bewusst, es verwendet künstliche Intelligenz und funktioniert nur mit Menschen. Vielleicht möchten Sie etwas vorsichtig sein, wenn Ihre pelzigen Freunde im Hintergrund sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren Hintergrund zu verwischen oder ein Hintergrundbild in Teams zu verwenden. Sie können dies vor dem Meeting oder während des Meetings tun.

Vor dem Meeting möchten Sie auf dem Beitrittsbildschirm auf das quadratische Feld links neben PC-Mikrofon und Lautsprecher unter Ihrem Video-Feed klicken. Von dort aus sehen Sie eine Option für Hintergrundeinstellungen. Sie können den ersten auswählen, auf dem Unschärfe steht. Wenn Sie einen anderen Hintergrund wünschen, können Sie einen aus der Liste auswählen. Ihr Feed ändert sich in den gewünschten Hintergrund. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Fenster Hintergrundeinstellungen mit dem X schließen.

Um Ihren Hintergrund während der Besprechung zu verwischen, klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf die drei Punkte (…). Klicken Sie dann von dort aus auf Hintergrundeffekte anwenden. Sie können dann eine aus der Liste auswählen und auf Übernehmen klicken. 

Übung 2: Verwenden Sie ein Headset für eine bessere Erfahrung

Als nächstes ist eine Praxis, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise zu schätzen wissen: die Verwendung eines Headsets. Mit dieser Vorgehensweise erhalten Sie in Teams einen Anruf von höherer Qualität. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Mitarbeiter Sie nicht hören oder dass Sie sie nicht hören. So können Sie eine in Teams einrichten.

Um ein Headset mit Teams zu verwenden, stellen Sie einfach sicher, dass es an Ihr Gerät angeschlossen oder mit diesem verbunden ist, entweder über Bluetooth oder über die Kopfhörerbuchse. Sobald die Verbindung hergestellt ist, sollten Sie sicherstellen, dass Teams für das Headset ordnungsgemäß konfiguriert ist. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun, entweder vor der Besprechung auf dem Beitrittsbildschirm oder während der Besprechung über das Menü.

Vor dem Meeting können Sie die Einstellungen konfigurieren, indem Sie unter Ihrem Video-Feed auf die Schaltfläche PC-Mikrofon und Lautsprecher klicken. Sobald Sie dies tun, werden Geräteeinstellungen angezeigt. Lesen Sie unbedingt die Abschnitte für Lautsprecher und Mikrofon. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Ihren Kopfhörer aus der Liste für Lautsprecher und Mikrofon aus. Schließen Sie dann das Fenster mit dem X.

Während des Meetings können Sie zu Ihrem Headset wechseln, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf die drei Punkte (…) klicken und Geräteeinstellungen auswählen. Von dort aus können Sie dieselben Einstellungen wie oben beschrieben auswählen. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Fenster mit dem X.

Es ist erwähnenswert, dass Sie auch hier die Funktion Testanruf tätigen verwenden können, um sicherzustellen, dass alles funktioniert, bevor Sie zu einem Meeting gehen.

Übung 3: Planen Sie Ihre Besprechungen

Eines der schlimmsten Dinge an Meetings ist, dass sie in letzter Minute oder Sekunde zu einem zusammengezogen werden. Aus diesem Grund empfehlen wir als bewährte Methode, Ihre Besprechungen zu planen und zu optimieren. Sie können dies mit dem Planungsassistenten in Microsoft Teams tun. Hier ist ein Blick darauf, wie man es benutzt.

Klicken Sie zunächst auf das Kalendersymbol in der Seitenleiste von Teams. Klicken Sie dort oben auf die Registerkarte Planungsassistent. Auf dieser Registerkarte können Sie ein Meeting basierend auf der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter planen. Sie können Standorte, Teilnehmer und vieles mehr hinzufügen. Wenn Sie Teilnehmer hinzufügen, werden Ihre Mitarbeiter entweder als verfügbar, nicht verfügbar oder unbekannt angezeigt. Der Assistent ruft Informationen aus dem Outlook-Kalender Ihres Mitarbeiters ab, um diese auszufüllen. Sie sehen eine Zeitplanansicht, in der die bereits geplanten Besprechungen in lila angezeigt werden. Sie können auch durch Tage und Stunden scrollen, um die für jeden richtige Zeit zu finden.

Damit verbunden ist die Möglichkeit, eine Besprechungsagenda zu teilen. Sie können dies tun, damit Ihre Mitarbeiter und alle Teilnehmer des Meetings auf derselben Seite sind. Wenn Sie eine Netzbesprechung erstellen, wird dies im Erstellungsfeld angezeigt. Sie können Ihre Agenda hier einfügen und sie wird in der Einladungs-E-Mail angezeigt.

Übung 4: Machen Sie sich Besprechungsnotizen

Was passiert, wenn Sie sich mitten in einem wichtigen Meeting befinden, aber eine Möglichkeit benötigen, sich Notizen zu machen? Sie denken, Sie müssten Microsoft Word oder ein anderes Programm verwenden, aber wussten Sie, dass Teams auch über eine eigene Funktion für Besprechungsnotizen verfügen?

Dies ist eine unserer anderen Best Practices für Besprechungen in Teams. Der Grund warum? Notizen werden als Teil des Meetings selbst gespeichert und können überall hin mitgenommen werden. Sie werden für später gespeichert oder für die Weitergabe an Ihre Mitarbeiter.

Um die Funktion zu verwenden, nehmen Sie wie gewohnt an der Besprechung teil und klicken Sie dann auf die Schaltfläche (…) Weitere Aktionen, gefolgt von Besprechungsnotizen. Daraufhin sollte ein Fenster mit Besprechungsnotizen angezeigt werden. Von dort aus möchten Sie auf Notizen machen klicken. Auf diese Weise erhalten Sie vollen Zugriff auf eine Formatierungssymbolleiste mit Fettdruck, Kursivschrift, Hervorhebung und einigen anderen Dingen, die Sie in Microsoft Word gewohnt sind. Sie können auch mit der Schaltfläche (+) einen neuen Abschnitt erstellen.

Wenn das Meeting beendet ist, können Sie über den Chat auf Ihre Notizen zugreifen. Es sollte eine Option geben, die besagt, dass Notizen im Vollbildmodus angezeigt werden. Klicken Sie darauf, um die Notizen anzuzeigen.

Übung 5: Notieren Sie Ihre Besprechungen (mit Erlaubnis natürlich!)

Das letzte auf unserer Liste der Best Practices ist die Aufzeichnung eines Meetings in Teams. Eines der schlimmsten Dinge in Besprechungen ist, wenn Sie Ihre Mitarbeiter ständig bitten müssen, Dinge immer wieder zu wiederholen, weil Sie nicht in der Lage waren, sie zu notieren oder sich Notizen zu machen. Wenn Sie die Zustimmung aller Parteien in den Besprechungen haben, können Sie eine Besprechung tatsächlich live aufzeichnen, um sicherzustellen, dass Sie später eine Kopie der Besprechung als Referenz erhalten.

Um eine Besprechung aufzuzeichnen, können Sie auf die drei Punkte (…) oben auf dem Bildschirm klicken, gefolgt von der Schaltfläche Aufzeichnung starten. Von dort aus sehen Sie einen Haftungsausschluss, dass das Meeting aufgezeichnet wird. Sie können es ignorieren, dies dient nur der Sicherheit Ihres Mitarbeiters. Wenn die Besprechung beendet ist und Sie zum Beenden bereit sind, können Sie auf dasselbe Menü klicken und Aufzeichnung beenden auswählen.

Wenn die Aufnahme beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass sie in Microsoft Stream verfügbar ist. Sie können auf diesen Link in der E-Mail klicken, um darauf zuzugreifen, und sogar eine Datei herunterladen, um sie offline anzuzeigen.

Schauen Sie sich auch unsere anderen Tipps an

Während der Schwerpunkt dieses Artikels auf einigen der Best Practices für Teambesprechungen lag, gibt es viel mehr über Microsoft Teams zu wissen. In den letzten Monaten haben wir uns eingehender mit Teams befasst. Zu den Themen gehören das Ausführen mehrerer Instanzen von Teams, das Verwenden von Bots, das Verwalten von Benachrichtigungen und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie in unserem News-Hub. Wenn Sie eigene Tricks und Tipps für Teams haben, schreiben Sie uns unten einen Kommentar.