...
উইন্ডোজের সাথে কাজ করার জন্য সবকিছু - মাইক্রোসফটের সেরা অপারেটিং সিস্টেম। আমরা উইন্ডোজ 10 ইনসাইডার প্রোগ্রাম থেকে উইন্ডোজ 11 পর্যন্ত সবকিছুই কভার করি।

অফিস 365 এর জন্য আমাদের প্রিয় টিপস এবং কৌশল: আউটলুক

2

আপনি কোনও শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের শিক্ষার্থী, কোনও সংস্থার কর্মচারী, বা একটি জিমেইল অ্যাকাউন্ট সহ কেবলমাত্র গড় ব্যক্তি, ইমেল সম্ভবত আপনার দিনের বড় অংশ হতে পারে। সুতরাং, বার্তাগুলির কোনও জগতে জড়িয়ে পড়া এড়াতে আপনার ইনবক্সটি পরিচালনা করতে কোনও ধরণের সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা সর্বদা সেরা best

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক কেবল এর জন্য একটি সর্বাধিক জনপ্রিয় ডেস্কটপ সমাধান হিসাবে দেখা যায় এবং এটি অফিস 365 সাবস্ক্রিপশন সহ বিনামূল্যে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। এই নির্দেশিকাটিতে, আমরা আউটলুকের কয়েকটি পরামর্শ এবং কৌশলগুলি ঘনিষ্ঠভাবে পর্যবেক্ষণ করব যা আপনি সর্বোচ্চ দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতার সাথে ইমেলগুলি পরিচালনা এবং প্রেরণের জন্য সহায়তা করতে পারেন।

আউটলুক হটকিগুলি ব্যবহার করুন

আপনার ব্যস্ত দিন চলাকালীন, বার্তাগুলি রচনা, জবাব দেওয়া, বা ফরোয়ার্ড করার মতো সাধারণ কাজগুলি সম্পাদনের জন্য আপনার মাউসটিকে আইকনগুলির উপর টেনে আনতে সময় থাকতে পারে না। ভাগ্যক্রমে, মাইক্রোসফ্ট টিমের মতো, এখানেও বেশ কয়েকটি আউটলুক হটকি রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন। এই হটকিগুলি মেনুগুলি এড়িয়ে আপনার সময় বাঁচাতে পারে। আমরা নীচে আমাদের কয়েকটি প্রিয় সংগ্রহ করেছি।

  • সিটিআরএল + শিফট + এম: একটি নতুন বার্তা তৈরি করে
  • CTRL + R: উত্তর উইন্ডোটি খোলে
  • CTRL + F ফরোয়ার্ড উইন্ডোটি খুলবে
  • সিটিআরএল + শিফট + আর: পুরো গোষ্ঠীর জবাব দেওয়ার জন্য জবাব উইন্ডোটি খোলে
  • CTRL + K:  ইমেলগুলিতে হাইপারলিঙ্কগুলি সন্নিবেশ করানোর জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে
  • সিটিআরএল + শিফট + জি:  একটি বার্তা ফ্ল্যাগ করুন
  • F4:  একটি ইমেল পাঠ্যের জন্য অনুসন্ধান করুন
  • CTRL + 3:  পরিচিতি তালিকা খোলে
  • CTRL + 2:  আউটলুক ক্যালেন্ডার খোলে

আমাদের তালিকাটি শর্টকাটগুলির শুরু মাত্র। মাইক্রোসফ্ট এখানে আরও আউটলুক হটকী একটি গভীর ডুব আছে, তাই এটি পরীক্ষা করে নির্দ্বিধায়।

বড় আকারের ছবি ফাইল প্রেরণের জন্য আউটলুকের আকার পরিবর্তনকারী সরঞ্জামটি ব্যবহার করুন

ইমেলগুলির একটি ব্যথা (এবং আউটলুক) হ’ল আপনি যখন নিজের বার্তাগুলিতে ছবি বা ফাইল প্রেরণ করতে চান তখন তার জন্য 20MB সীমা থাকে। যদিও এটির একটি কার্যকরী কাজ আছে তাই চিন্তার দরকার নেই। আউটলুকের একটি স্বয়ংক্রিয় পুনরায় আকার দেওয়ার বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনার ইমেলগুলি প্রেরণের আগে চিত্রের আকারগুলি হ্রাস করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

আপনি আপনার নতুন বার্তাটি রচনা করে এবং আপনার সমস্ত ফটো সংযুক্ত করার পরে, উইন্ডোর উপরের বাম দিকে ” ফাইল ” ট্যাবটি শিরোনামে আপনি বিকল্পটি সন্ধান করতে পারেন। তারপরে আপনি ” চিত্র সংযুক্তি ” বলে শেষ পর্যন্ত হলুদ বাক্সটি ক্লিক করতে পারেন Finally, আপনি চয়ন করতে পারেন ” আমি এই বার্তাটি পাঠানোর সময় বড় আকারের চিত্রগুলির আকার পরিবর্তন করুন ” “সাধারণত, এটি এমবি থেকে কেবিতে ছোট আকারের ফাইলগুলিকে হ্রাস করবে though মনে রাখবেন, এই বৈশিষ্ট্যটি কেবল তখনই কাজ করবে যদি আপনি ফটোগুলি ব্যবহার করে সংযুক্ত করেন তবে ফাইল বোতাম Inোকান। ইমেইলে সরাসরি এমবেড করা চিত্রগুলি তার পদ্ধতির সাথে পুনরায় আকার দেওয়া হবে না।

অন্য সমস্ত কিছু যদি ব্যর্থ হয় তবে আপনি সর্বদা আপনার সংযুক্তিগুলি জিপ ফাইল হিসাবে প্রেরণ করতে পারেন ।

আউটলুকের সাথে ওয়ান নোটের শক্তি একত্রিত করুন বা ইমেলগুলি পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করুন

আউটলুক ই-মেইল পরিচালনার জন্য তার নিজের উপর মহান, কিন্তু এটি করা যেতে পারে notetaking অ্যাপ্লিকেশন OneNote শক্তি সঙ্গে যুক্ত করা । উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন নোট নিন এবং ওয়ান নোট ২০১ items এ আইটেমগুলি পরিকল্পনা করবেন তখন আপনি এটিকে আউটলুক টাস্ক হিসাবে স্থানান্তর করতে পারেন। ওয়ান নোটে এটি করতে, আপনি একটি টাস্ক হিসাবে যে শব্দটি চান তা হাইলাইট করুন এবং তারপরে প্রদর্শিত মেনুতে একটি অনুস্মারক চয়ন করতে ” আউটলুক টাস্ক ” বোতামের পাশের তীরটি ক্লিক করুন ।

আপনি ইমেলটি চিহ্নিত করতে এবং কাজের সময়সূচী নির্ধারণের জন্য আউটলুক থেকে যে কোনও ইমেল সরাসরি ওয়ানটোটে স্থানান্তর করতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যটি দিয়ে শুরু করতে, আপনার আউটলুক ইনবক্সে ” হোম ” ট্যাবটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি যে নম্বরে ওয়ান নোট পাঠাতে চান তাতে ক্লিক করুন on তারপরে, ” ওয়ান নোটে প্রেরণ করুন ” আইকনটি ক্লিক করুন । যদি আপনি একই অ্যাকাউন্টের সাহায্যে ওয়াননোটে সাইন ইন হন, এটি আপনার ইচ্ছেমতো সম্পাদনা করার অনুমতি দিয়ে ওয়াননোট মাইক্রোসফ্ট স্টোর ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনটির ইমেলটির একটি সংস্করণ খুলবে।

বিকল্প পদ্ধতি হিসাবে, ইমেলগুলি চিহ্নিত করার আরেকটি দুর্দান্ত উপায় হ’ল এটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করা, আপনি ” মুদ্রণ ” মেনুতে গিয়ে, পিডিএফ-তে মাইক্রোসফ্ট প্রিন্ট চয়ন করে, একটি ফোল্ডার বাছাই করে এবং তারপরে ” সেভটিপতে এটি করতে পারেন। “তারপরে আপনি পিডিএফ ফাইলটি সন্ধান করতে নেভিগেট করতে পারবেন এবং এটি মাইক্রোসফ্ট এজ এ খুলতে পারেন এবং আপনার পছন্দ অনুসারে সমস্ত নোট লিখতে পারেন।

দুর্ঘটনা এড়াতে আপনার ইমেলগুলি ব্যাকআপ করুন

আপনি যখন বিভিন্ন ডিভাইস জুড়ে আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টগুলি পরিচালনা করেন তখন জিনিসগুলি মাঝে মাঝে ভুল হতে পারে। আপনি দুর্ঘটনাক্রমে একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা মুছে ফেলতে পারেন, বা একটি বার্তা ভুল জায়গায় স্থাপন করা যেতে পারে। ঠিক আছে, আপনি এই জাতীয় বিব্রতকর পরিস্থিতি এড়াতে আউটলুকে সহজেই আপনার ইমেলগুলি ব্যাক আপ করতে পারেন।

উইন্ডোজ 10-এ আউটলুকের গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির ব্যাক আপ করার একটি সহজ উপায় হ’ল বার্তাটি হাইলাইট করা এবং তারপরে এটি একটি ফাইল এক্সপ্লোরার উইন্ডোতে টেনে আনুন। এটি আউটলুক আইটেম হিসাবে প্রদর্শিত হবে এবং আপনি যদি এটির উপর ডাবল ক্লিক করেন তবে বার্তাটি সার্ভার বা ইনবক্স থেকে মুছে ফেলা না গেলেও আউটলুকে খোলা থাকবে।

আপনি নিয়মিতভাবে নিজের পুরো মেলবক্সকে একটি .PST ফাইল হিসাবে রফতানি করতে পারেন । আপনি আপনার ইনবক্সে শিরোনাম করে, ” ফাইল ” ক্লিক করে এবং তারপর ” ওপেন এবং এক্সপোর্ট ” করতে পারেন। এরপরে, আপনি ” আমদানি / রফতানি ” বোতামে ক্লিক করতে পারেন এবং ” ফাইল থেকে রফতানি করুন ” বোতামটি চয়ন করতে পারেন। .PST নির্বাচন করে উইজার্ডটি সম্পূর্ণ করুন এবং তারপরে আপনি যে ফোল্ডারটি রফতানি করতে চান তার উপর ক্লিক করুন (এই ক্ষেত্রে ইনবক্স।) আপনি কোথায় সংরক্ষণ করতে চান তা চয়ন করতে পারেন এবং তারপরে সমাপ্তিতে ক্লিক করুন। আপনি যদি চান তবে এটি পাসওয়ার্ডটি সুরক্ষা দিতে পারে তবে এটি thisচ্ছিক।

.PST ফাইলটি আউটলুকের মধ্যে খোলা এবং ফিরে আমদানি করা সহজ, কেবল ” ফাইল ” মেনুতে ফিরে যান, ” ওপেন এবং এক্সপোর্ট করুন” ক্লিক করুন এবং ” ওপেন আউটলুক ডেটা ফাইল নির্বাচন করুন। “একবার আপনি পিএসটি ফাইলটি ওপেন করলে, এটি আউটলুক ডেটা নামে পরিচিত বাম প্যানেলে একটি নতুন অঞ্চল তৈরি করবে। এটি আপনার ব্যাক আপ করা বার্তাগুলির নতুন বাড়ি।

বার্তাগুলি শুদ্ধ করতে ক্লিন আপ সরঞ্জামটি ব্যবহার করুন

কোনও পূর্ণ ইনবক্সের চেয়ে বেশি বিরক্তিকর কিছুই নয়, তবে সমস্ত অযাচিত বার্তাগুলি পরিষ্কার করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য আউটলুকের একটি অন্তর্নির্মিত সরঞ্জাম রয়েছে। এই সরঞ্জামটি ব্যবহার করতে, আপনি পরিষ্কার করতে চান এমন ইমেল কথোপকথনে ডান ক্লিক করুন। এরপরে আউটলুক আপনাকে একটি সতর্কতা প্রম্পট দেবে এবং মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারে সমস্ত অপ্রয়োজনীয় বার্তা প্রেরণ করবে। কোনও বার্তা থ্রেডের মধ্যে যদি একাধিকবার প্রদর্শিত হয় তবে আউটলুক কোনও আইটেমকে রিডানড্যান্ট বিবেচনা করে। এটি দীর্ঘ ইমেল কথোপকথন পরিষ্কার করার জন্য বিশেষত কার্যকর।

আপনি একই সরঞ্জামটি ফোল্ডারগুলি পরিষ্কার করতে ব্যবহার করতে পারেন, আপনি যে ফোল্ডারটি পরিষ্কার করতে চান তা কেবল দেখুন এবং ” হোম ” ট্যাবে ক্লিক করুন, এবং তারপরে “এক্স” সহ একটি খামের আইকনে ক্লিক করুন ” “গোষ্ঠী মুছুন

… আর এটাই তো শুরু!

আমরা আউটলুকে কেবল পাঁচটি টিপস এবং কৌশল হাইলাইট করেছি, তবে আপনি আরও অনেক কিছু করতে পারেন। আপনি একটি পাসওয়ার্ড দিয়ে আপনার আউটলুক ডেটা সুরক্ষিত করতে পারেন, পেশাদার-দেখাচ্ছে ইমেল স্বাক্ষরগুলি সেট আপ করতে পারেন, আপনার ইনবক্সের জন্য নিয়মগুলি সেট করতে পারেন, সময়সূচী বার্তাগুলি এবং আরও অনেক কিছু। আপনি কি এইগুলি পরীক্ষা করে দেখবেন? আপনার যদি অন্য কোনও আউটলুক টিপস এবং কৌশল থাকে তবে নীচের মন্তব্যে আমাদের জানান।

রেকর্ডিং উত্স: www.onmsft.com

এই ওয়েবসাইট আপনার অভিজ্ঞতা উন্নত করতে কুকি ব্যবহার করে। আমরা ধরে নেব যে আপনি এটির সাথে ঠিক আছেন, তবে আপনি ইচ্ছা করলে অপ্ট-আউট করতে পারেন। আমি স্বীকার করছি আরো বিস্তারিত