Как создать поток в Microsoft Teams и почему вы, возможно, захотите помочь вам оставаться продуктивным

Вы когда-нибудь хотели получать уведомления о действиях, происходящих внутри Teams, в отношении загружаемых документов, подписываемых форм или даже задач, выполняемых в Planner? Обычно вам, возможно, придется проверять каждое из этих приложений Microsoft 365 индивидуально, чтобы быстрее освоиться. Однако с помощью Power Automate и Microsoft Flow вы можете создавать определенные «потоки», которые помогут вам отслеживать свой бизнес и повысить вашу продуктивность. Сегодня мы покажем вам, как вы можете это сделать.

Добавление Power Automate в команды

Прежде всего, вам нужно добавить Power Automate в Microsoft Teams, чтобы продолжить. Для этого щелкните раздел «Приложения» на боковой панели «Команды». Оттуда найдите Power Automate. Затем выберите открывшееся приложение Power Automate и нажмите фиолетовую кнопку добавления. Если вам нужны потоки в определенном канале или для всей группы для всех пользователей, вы также можете нажать стрелку вниз и выбрать «Добавить в команду», если у вас есть права добавлять автоматизацию для всех. После этого вы должны увидеть, как приложение Power Automate откроется на боковой панели в Teams.

Создание готового, «популярного» потока в Teams

Затем вы должны перейти к отфильтрованному варианту, показывающему только потоки и шаблоны Microsoft Teams. Вы можете отфильтровать другие потоки, если хотите, нажав кнопку фильтра рядом с кнопкой Search Flows (но об этом позже). В любом случае вы также должны заметить некоторые популярные шаблоны для потоков в Teams. Это готовые шаблоны от Microsoft, которые можно включить всего несколькими щелчками мыши, без необходимости кодирования!

Сначала мы сосредоточимся на них, поскольку они являются наиболее популярными и помогают удовлетворить некоторые из наиболее распространенных потребностей в уведомлениях в Teams. Вот список ниже, но имейте в виду, что вы можете увидеть список всех потоков команд, выбрав Просмотреть все шаблоны команд в нижней части приложения Power Automate. Вообще говоря, любой из потоков в списке команд можно легко настроить, для чего потребуется всего несколько простых шагов.

• Уведомить команду о отправке нового ответа Forms
• Когда статус задачи в Планировщике изменится на завершенную, уведомить канал
• Уведомлять команду о создании нового элемента в списке SharePoint
• Сохранить сообщение в OneNote
• Создать рабочий элемент из сообщения
• Уведомлять команду о добавлении новой задачи на доску Trello
• Уведомлять команду об изменении статуса рабочего элемента в Azure DevOps
• Сообщите команде, когда в PowerBI срабатывает предупреждение.

Если нужный вам поток есть в этом списке, щелкните его. Вы получите всплывающее сообщение, позволяющее настроить его. В качестве примера мы используем Flow для изменения задач в Planner. Обычно вы должны видеть поле, позволяющее дать название потоку. Затем под ним будет список входов (или коннекторов), которые вам понадобятся. Убедитесь, что вы выполнили вход в каждый из них, а затем нажмите «Продолжить» и следуйте инструкциям на экране. В нашем случае нам нужно настроить и выбрать идентификатор группы планировщика, идентификатор плана, команду Teams, а затем канал, чтобы продолжить.

Когда закончите, вы можете выбрать «Создать поток». Затем вы должны увидеть всплывающее сообщение о том, что ваш рабочий процесс создан. Теперь он отображается в списке потоков на главной странице Power Automate! И с этого момента он будет работать автоматически.

Создание других и настраиваемых потоков в Teams

Благодаря Power Automate вы не ограничены только потоками, ориентированными на команды. Если хотите, вы также можете создавать другие потоки. Вы можете переключиться на них, нажав кнопку «Фильтр» в верхней части экрана рядом с полем поиска и выбрав «Все шаблоны». Затем посмотрите налево, чтобы выбрать категорию. Шаги будут такими же: вам потребуется войти в систему и подключить учетные записи, как мы делали выше.

Если вы более опытный пользователь, вы также можете создать пустой поток самостоятельно, не следуя шаблону. Щелкните вкладку «Создать» в Power Automate и выберите «Создать с пустого места». Оттуда вы увидите список триггеров и действий. Вы также увидите несколько тем в разделе «Все». Выберите свою тему, чтобы отфильтровать триггер и действия.

Затем выберите триггер, следуя инструкциям на экране. После срабатывания триггера настройте действие, следуя инструкциям и мастеру на экране. У каждого потока есть свой набор инструкций, но их довольно просто понять. Затем вы можете протестировать поток, нажав кнопку «Проверить» вверху. Вы также можете проверить поток на наличие ошибок, выбрав также Flow Checker. Когда все будет готово, нажмите «Сохранить», и ваш поток будет запущен.

Проверка и удаление потоков

Теперь, когда вы создали свои потоки, вы можете легко их удалить или отредактировать. Просто откройте приложение Power Automate в Teams, щелкнув (…) На боковой панели, а затем щелкнув вкладку «Главная». Оттуда вы должны увидеть список ваших потоков. Вы можете переместить указатель мыши в крайнее правое положение и щелкнуть три точки в списке, а затем выбрать «Изменить» или «Удалить», чтобы удалить поток. Что еще более важно, вы также можете проверить историю запусков, чтобы узнать, как он работает, не стал ли он некорректным.

Только начало безграничных возможностей!

Создание потока в Teams с Power Automate — это только начало возможностей. У Microsoft есть платформа, известная как PowerApps, которая позволяет вам создавать собственные пользовательские приложения для вашего бизнеса, используя аналогичные шаблоны. Вы можете узнать об этом подробнее здесь. И помните, что больше новостей и информации можно найти в нашем центре Microsoft 365.