Советы и рекомендации по прикреплению файлов в Outlook

Один из основных способов отправки электронного письма с помощью Outlook — прикрепление файла к получателю. Это обычная задача, которую многие выполняют почти каждый день, но знаете ли вы, что есть несколько способов прикрепить файлы с помощью приложения Outlook в Office 365?

Вы можете вставить вложение более традиционными способами или также прикрепить и объединить возможности OneDrive. В этом последнем руководстве по Office 365 мы предоставим несколько советов и рекомендаций по прикреплению файлов в Outlook.

Основы

Как только вы перейдете на ленту Outlook, чтобы отправить файл со своим электронным письмом, вы сможете выбрать один из нескольких способов прикрепления. Это основы.

Во всплывающем меню вы увидите «Недавние элементы», «Обзор веб-сайтов»,  а также «Обзор этого компьютера». Выбор «Обзор этого ПК»  позволит вам загрузить файл, хранящийся на вашем компьютере.Тем временем «Недавние элементы»  покажут вам самые последние элементы, над которыми вы работали, и позволят вам выбрать один для загрузки. Это может быть фотография с вашего компьютера или файл в OneDrive. Наконец, «Обзор веб-расположений» позволит вам выбирать файлы с веб-сайтов OneDrive или SharePoint.

Просмотрите этот компьютер

Если вы выберете «Обзор этого компьютера», Outlook отправит получателю копию файла в том виде, в котором он был в последний раз сохранен на вашем компьютере. Это будет пропущено в OneDrive, и вашему получателю не нужно будет подключаться к OneDrive для загрузки файла. Это может считаться наиболее безопасным методом для большинства, поскольку не нужно будет входить в дополнительные службы или щелкать ссылки для загрузки файлов. Но вы также упустите некоторые функции совместной работы в основных приложениях Office 365, выбрав этот путь.

Отправка через OneDrive

Для улучшения совместной работы вы можете загрузить любой файл в OneDrive сразу после выбора «Просмотреть мой компьютер». При этом у всех будет самая последняя и та же версия файла. Это также хороший способ поделиться, если файл слишком велик для отправки по электронной почте. Вот как.

1. На ленте Outlook выберите «Прикрепить файл»,  а затем «Обзор этого компьютера».
2. После того, как файл будет прикреплен, щелкните стрелку вниз рядом с вложением в черновике электронного письма.
3. Выберите «Загрузить в OneDrive»,  а затем выберите расположение.

Как только вы это сделаете, вы заметите, что при повторном нажатии стрелки вниз на файле появятся некоторые новые параметры. Вы можете изменить разрешения для дополнительной безопасности. Есть несколько вариантов, которые мы выделили ниже.

• Организация может редактировать: лучше всего, если кто-либо в организации может изменить файл.
• Организация может просматривать: лучше всего, если кто-либо в организации только просматривает файл без каких-либо изменений.
• Получатели могут редактировать: разрешить получателю только изменять файл.
• Получатели могут просматривать: чтобы получатели могли читать, но не изменять файл.

Отправка фотографий через OneDrive и в теле письма

Не все электронные письма содержат документы Office 365, и иногда вы также можете прикрепить фотографию. Хотя большие фотографии или целые альбомы можно отправлять вместе с OneDrive с помощью описанных выше действий, еще один отличный способ отправки фотографий — это текст электронного письма. Как правило, это облегчит пользователям мобильных телефонов сохранение вашей фотографии. Вот как.

1. Поместите курсор мыши в то место, куда вы хотите вставить изображение в сообщении.
2. Перейдите к части » Вставка  » на ленте Office и выберите » Рисунки». 
3. Найдите нужный файл и нажмите » Вставить».
4. Не стесняйтесь изменять размер изображения по своему усмотрению. Есть также другие инструменты для редактирования фотографии, в том числе удаление фона, исправление, автоцвет и многое другое.

Учтите, что если картинка будет слишком большой, она может не прикрепиться. В этом случае мы ранее объясняли, как сжимать файлы с помощью инструмента изменения размера Outlook.

Другие советы и рекомендации по работе с Outlook

Советы и рекомендации по отправке вложений электронной почты в Outlook — лишь одна из тем, которые мы рассмотрели. Мы также объяснили, как можно вспомнить электронное письмо в Outlook, и подробнее рассказали о файлах PDF в Outlook и других приложениях Office. Не забудьте заглянуть в наш центр Office 365, чтобы получить дополнительные советы и рекомендации по Office, новости и информацию.