Tips och tricks för att få ut det mesta av Outlook.com

Oavsett hur stort ditt företag är, om du är ombord på Microsoft 365, måste du vara beroende av Outlook på webben som en del av din verksamhet. Men eftersom pandemin fortfarande pågår, föreslår många stora och små företag fortfarande att de ska arbeta hemifrån. Det betyder att du troligen spenderar mer tid i din inkorg. Det är därför vi idag tittar på några tips och tricks för att få ut det mesta av Outlook.com

Organisera din inkorg

Först på vår lista är några sätt att organisera din inkorg. Vi föreslår att du aktiverar fokuserad inkorg. Det är vanligtvis aktiverat som standard, men du kan slå på det genom att klicka på inställningskuggan i det övre vänstra hörnet på skärmen och sedan klicka på vippomkopplaren för fokuserad inkorg. Med fokuserad inkorg filtrerar Outlook de meddelanden som de tycker är viktigast. Du kan när som helst byta till de icke-viktiga meddelandena genom att klicka på avsnittet Annat.

Medan du är här kan du också filtrera din inkorg också. Även med fokuserad inkorg aktiverad får du fortfarande några meddelanden som inte gäller dig, så använd gärna filterfunktionerna. Klicka på knappen Filter längst upp till höger i inkorgen för att filtrera våra meddelanden. Du kan filtrera efter oläst, för mig, flaggad, nämner, bilagor, sortera och mycket mer.

Träna din fokuserade inkorg

Om din fokuserade inkorg inte är exakt fokuserad och meddelanden visas i Annat istället finns det ett sätt att städa upp saker. För vårt andra tips föreslår vi att du tränar din fokuserade inkorg genom att flytta meddelanden mellan dem. För att göra detta, klicka på meddelandet från Annat och klicka sedan på Flytta till-knappen längst upp på skärmen. Därifrån väljer du Flytta alltid till fokuserad inkorg. Med det här alternativet valt kommer meddelanden från den här avsändaren alltid att gå till din fokuserade inkorg för att visa den.

Testa kortkommandon

Vill du spara tid under din hektiska dag när du använder Outlook.com? Varför inte använda några kortkommandon istället för att behöva dra musen. Precis som Word, Excel och PowerPoint har Outlook på webben några kortkommandon för vanliga funktioner. Med dessa genvägar kan du spara lite tid och kanske få lite mer arbete gjort. Ta en titt på tabellen ovan och kolla in hela listan här på Microsoft.

Känner du dig vilse? Sök efter inställningar för hjälp

Om du är nybörjare på Outlook.com kan det vara lätt att gå vilse. Du kanske inte förstår hur du ändrar en inställning för något relaterat till din inkorg, läsning av meddelanden, skicka meddelanden eller mer. Tja, Microsoft har ryggen. Från inställningskuggan längst upp till höger på skärmen kan du söka efter vanliga inställningar. Detta inkluderar att byta teman, dela, vidarebefordra, tidszoner och mycket mer. Du kan också klicka på länken för att se alla Outlook-inställningar. Den finns längst ner.

Skapa en signatur eller ange ett meddelande om kontoret

Finalen på vår lista är två saker som kommer att vara användbara för dig. Den första är att skapa en signatur, och den andra är att ställa in ett meddelande om kontoret. Genom att skapa en signatur får dina e-postmeddelanden en personlig touch och meddelanden utanför kontoret svarar automatiskt på meddelanden när du inte är tillgänglig för arbete.

För att ställa in en signatur, gå till inställningsmenyn och välj sedan Visa alla Outlook-inställningar. Därifrån klickar du på Mail följt av Skriv och svara. Från den sidan kan du skapa en signatur som automatiskt läggs till i dina e-postmeddelanden. Du kan välja att inkludera det i nya meddelanden som du skriver, eller meddelanden som du vidarebefordrar eller svarar på.

Slutligen kan du gå tillbaka till inställningsmenyn och välja Visa alla Outlook-inställningar för att ställa in ett meddelande om kontoret. Därifrån klickar du på e-post och sedan på automatiska svar. Markera kryssrutan för att aktivera autosvar och ange sedan en tid och ett datum för att skicka svar och ange sedan ditt meddelande (om att du inte är på kontoret) och klicka sedan på Spara. 

Kolla in våra andra guider för mer!

Under det senaste året har vi täckt många andra Microsoft 365-relaterade ämnen. Vi föreslår att du kolla in dem på vårt dedikerade nyhetscentrum. Några ämnen inkluderar hur du kan hantera möten, använda Microsoft Att göra med Outlook och mer. Tala gärna om för oss hur du använder Outlook genom att släppa oss en kommentar nedan.