Советы и рекомендации по максимально эффективному использованию Outlook.com

Независимо от того, насколько велика ваша компания, если вы используете Microsoft 365, вам необходимо полагаться на Outlook в Интернете как на часть своей деятельности. Но, поскольку пандемия все еще продолжается, многие предприятия, как крупные, так и мелкие, по-прежнему предлагают своим сотрудникам работать из дома. Это означает, что вы, вероятно, проводите больше времени в своем почтовом ящике. Вот почему сегодня мы рассмотрим несколько советов и приемов, которые помогут максимально эффективно использовать Outlook.com.

Организуйте свой почтовый ящик

Сначала в нашем списке несколько способов организовать свой почтовый ящик. Мы предлагаем включить «Сфокусированные входящие». Обычно он включен по умолчанию, но вы можете включить его, щелкнув значок настроек в верхнем левом углу экрана, а затем щелкнув переключатель для папки «Сфокусированные входящие». С помощью специального почтового ящика Outlook фильтрует сообщения, которые он считает наиболее важными. Вы сможете переключиться на неважные сообщения в любое время, щелкнув раздел «Другое».

Пока вы здесь, вы также можете фильтровать свой почтовый ящик. Даже при включенном Сфокусированном почтовом ящике вы все равно будете получать некоторые сообщения, которые к вам не относятся, поэтому не стесняйтесь использовать функции фильтра. Нажмите кнопку «Фильтр» в правом верхнем углу папки «Входящие», чтобы отфильтровать наши сообщения. Вы можете фильтровать по непрочитанным, мне, помеченным, упоминаниям, вложениям, сортировке и многому другому.

Тренируйте свой почтовый ящик

Если ваш Сфокусированный почтовый ящик не совсем сфокусирован и вместо этого сообщения отображаются в Другом, есть способ навести порядок. В качестве второго совета мы предлагаем обучить ваш Сфокусированный почтовый ящик перемещением сообщений между ними. Для этого щелкните сообщение в разделе «Другое», а затем нажмите кнопку «Переместить в» вверху экрана. Оттуда выберите Всегда перемещать в папку «Входящие». Если этот параметр выбран, сообщения от этого отправителя всегда будут попадать в выбранный вами почтовый ящик, чтобы отображать его.

Попробуйте быстрые клавиши

Хотите сэкономить время в течение напряженного дня при использовании Outlook.com? Почему бы не использовать некоторые сочетания клавиш вместо перетаскивания мыши. Как и Word, Excel и PowerPoint, Outlook в Интернете имеет несколько сочетаний клавиш для общих функций. С помощью этих ярлыков вы сможете сэкономить время и, возможно, выполнить больше работы. Взгляните на таблицу выше и ознакомьтесь с полным списком здесь, в Microsoft.

Чувствовать себя потерянным? Найдите настройки для справки

Если вы новичок в Outlook.com, может быть легко заблудиться. Возможно, вы не понимаете, как изменить настройку чего-либо, связанного с вашим почтовым ящиком, чтением сообщений, отправкой сообщений и т.д. Что ж, Microsoft вас поддержит. С помощью шестеренки настроек в правом верхнем углу экрана вы можете искать общие настройки. Это включает в себя переключение тем, совместное использование, переадресацию, часовые пояса и многое другое. Вы также можете щелкнуть ссылку, чтобы просмотреть все настройки Outlook. Он доступен внизу.

Создайте подпись или установите уведомление об отсутствии на работе

В заключение в нашем списке две вещи, которые будут вам полезны. Первый — создать подпись, второй — установить уведомление об отсутствии на работе. Создание подписи придает вашим электронным письмам индивидуальный вид, а уведомления об отсутствии на работе будут автоматически отвечать на сообщения, когда вы недоступны для работы.

Чтобы настроить подпись, перейдите в меню настроек и выберите Просмотреть все настройки Outlook. Затем нажмите «Почта», а затем «Написать и ответить». На этой странице вы сможете создать подпись, которая будет автоматически добавляться к вашим сообщениям электронной почты. Вы можете включить его в новые сообщения, которые вы создаете, или в сообщения, которые вы пересылаете или на которые отвечаете.

Наконец, чтобы настроить уведомление об отсутствии на работе, вы можете вернуться в меню настроек и выбрать просмотреть все настройки Outlook. Оттуда щелкните почта, а затем — Автоматические ответы. Установите флажок, чтобы включить автоматические ответы, затем введите время и дату для отправки ответов, затем введите свое сообщение (о том, что вас нет на рабочем месте), а затем нажмите Сохранить. 

Ознакомьтесь с другими нашими руководствами, чтобы узнать больше!

За последний год мы затронули множество других тем, связанных с Microsoft 365. Мы предлагаем вам ознакомиться с ними в нашем специализированном новостном центре. Некоторые темы включают в себя, как вы можете управлять собраниями, использовать Microsoft To Do с Outlook и многое другое. Кроме того, не стесняйтесь сообщить нам, как вы используете Outlook, оставив нам комментарий ниже.