Så här aktiverar du skrivstilassistans i Microsoft Word

Microsoft Office har länge inkluderat stöd för stavningskontroll och grammatikassistans. Under de senaste åren har Microsoft utökat verktygssatsen med nya alternativ för skrivstil för att hjälpa dig att utveckla din skrivna röst.

Många av dessa funktioner är inaktiverade som standard. De kan anpassas individuellt så att du kan använda vissa skrivstilskomponenter medan du ignorerar andra. Funktionerna gäller när du skapar Word-dokument och Outlook-e-post.

För att komma igång, starta Word eller Outlook. Du måste använda Office 2019 eller ha en aktiv Office 365-prenumeration. Klicka på ”File” -fliken för att komma till Backstage-vyn. Klicka på ”Options” längst ner i den vänstra navigeringsmenyn.

Klicka på sidan Korrektur i popup-fönstret Alternativ. Vi är intresserade av inställningarna under rubriken ”När du korrigerar stavning och grammatik i Word”. Kryssrutorna låter dig växla stavningskontroll, grammatik och ofta förvirrade ordvarningar.

Den femte kryssrutan, vanligtvis inaktiverad, aktiverar den valfria funktionen ”Läsbarhetsstatistik”. Tryck på F7 för att öppna popup-fönstret, som ger information som det genomsnittliga antalet ord per mening och meningar per stycke. Det finns också specialiststatistik, till exempel en Flesch Reading Ease-poäng och andelen meningar som är passiva. Dessa mätvärden kan vara till hjälp när du skapar skrivning för maximal läsbarhet.

Tillbaka i fönstret Korrekturalternativ riktar vi oss nu till rullgardinsmenyn ”Writing Style”. Detta styr vilka av Words skrivstilstil som ska aktiveras. Du kan välja mellan ”Grammatik” och ”Grammatik och förfiningar.” Den senare möjliggör extra standardkontroll för kontroller för tydlighet och korthet.

Endera av dessa förinställningar kan anpassas genom att klicka på knappen ”Inställningar”. Här ser du en lista över alla korrekturalternativ som finns tillgängliga i Office. Var och en kan aktiveras eller inaktiveras individuellt.

Det finns för många kontroller för att täcka var och en i detalj här. Det är bäst att börja med standardvalet. Du kan sedan granska listan för att aktivera extra kontroller som hjälper dig att förbättra. Alternativt kan du inaktivera standardkontroller som du tycker är irriterande eller felaktiga.

Funktionerna sträcker sig från grundläggande grammatiska fel, som att sakna versaler, till avancerade – och subjektiva – justeringar av skrivstil. Dessa inkluderar kontroller av överanvändning av komplex jargong och öppen ”ordlighet”. I andra änden av skrivspektret kan Office också flagga informella språk och slangord som kan sänka tonen i ditt skrivande.

Office levereras med de flesta av dess grammatiska feldetekteringsfunktioner aktiverade. De mer subjektiva skrivstilskontrollerna är avstängda som standard för att undvika att frustrera användare och skapa en hög volym av varningar.

För användare som drar nytta av verktygssatsen är det ett mångsidigt alternativ till populära appar som Grammarly. Du kan få omfattande skrivstilvägledning utan att lämna Word, vilket hjälper dig att hålla dig fokuserad på ditt skrivande.