Nuestros 5 mejores consejos y trucos para el calendario de Outlook en Windows 10

Si tiene una suscripción a Office 365 en casa o en el trabajo, es probable que conozca bastante bien su calendario de Office 365. Puede usarlo a través de la aplicación Outlook para administrar citas y reuniones. Bueno, hay mucho más que puede lograr con el Calendario de Outlook en Windows 10. En nuestra última guía de Office 365, le daremos un vistazo a algunos de nuestros trucos y consejos favoritos para el Calendario de Outlook en Windows 10.

Vea rápidamente el calendario desde cualquier lugar de Outlook

La mayoría de las veces puede terminar enviando y leyendo correos electrónicos en Outlook, pero ¿sabía que puede echar un vistazo a su calendario sin dirigirse a la vista de calendario dedicada? Así es. Puede echar un vistazo a los eventos en su calendario desde cualquier lugar de Outlook simplemente colocando el mouse sobre el ícono de Calendario en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Desde allí, podrá ver las próximas reuniones, las citas entrantes e incluso ver una versión mini de su calendario completo.

Ver múltiples zonas horarias en su calendario

Si su empresa tiene su sede en una zona horaria diferente de donde reside, es posible que desee establecer una segunda zona horaria para evitar conflictos en las reuniones. Bueno, Outlook lo hace fácil. Simplemente puede hacer clic en la pestaña Archivo dentro de la aplicación Outlook y dirigirse a la tercera opción en la ventana de Calendario. Haga clic en eso y luego desplácese hacia abajo hasta la opción Zonas horarias. A continuación, puede hacer clic en el cuadro de alternancia para mostrar una segunda zona horaria o para mostrar una tercera zona horaria y elegir su opción de la lista.

Cree un calendario secundario o imprima un calendario en blanco

A veces, es posible que desee crear un calendario secundario en Outlook. Esto puede ayudarlo a separar varios elementos de su lugar de trabajo, o simplemente crear un segundo calendario para recordatorios y eventos personales. Hacer esto es fácil. Solo necesita abrir el Calendario de Outlook, hacer clic en el botón Inicio en la cinta y luego hacer clic en Abrir calendario en la cinta. Después de hacer eso, puede seleccionar Crear un nuevo calendario en blanco y nombrarlo en la opción que dice Crear nueva carpeta y asegurarse de seleccionar su calendario actual, y luego presionar OK. 

En el caso de que desee imprimir este (o cualquier otro) calendario, también es fácil. Primero, seleccione el calendario y luego haga clic en Archivo e Imprimir. Verá algunas opciones, que van desde el estilo diario, el estilo de agenda semanal, el estilo de calendario semanal o el estilo mensual más tradicional. Busque una vista previa en el lado derecho de la pantalla y luego elija una que se adapte a sus necesidades y presione Imprimir cuando esté listo.

Envíe su calendario por correo electrónico a sus colegas

Si necesita compartir información de su calendario con sus colegas, no es necesario copiar y pegar. Outlook hace que sea fácil exportar su calendario y enviarlo por correo electrónico a quien quiera. Puede hacer esto haciendo clic en Calendario, seleccionando Inicio en la cinta de Office 365 y haciendo clic en el botón Compartir calendario en el extremo derecho de la pantalla. En la ventana que aparece, elija la opción Permisos, elija con quién desea compartir su calendario y seleccione Agregar. 

Una vez que haya terminado, verá una lista de personas con las que puede compartir. Puede modificar la configuración si lo desea y elegir el nombre, seleccionar los permisos y seleccionar Aceptar. Recibirá un correo electrónico en su bandeja de entrada y podrán seleccionar Aceptar para ver su calendario.

Use la barra de búsqueda en Calendario para facilitar las búsquedas

Si su calendario está desordenado con muchas reuniones o eventos, no hay necesidad de preocuparse. Puede usar el cuadro de búsqueda en la esquina superior derecha para ayudarlo a encontrar lo que necesita. Los resultados de la búsqueda le mostrarán una lista de teclados de búsqueda en amarillo, pero solo para los 30 elementos más recientes. Puede desplazarse hacia abajo hasta el final de la lista y seleccionar Más para ver más resultados si lo desea. Para obtener mejores resultados, también puede usar comillas o usar las palabras clave Y, O o NO para ayudar a ajustar sus resultados. Y buscará elementos con ambas palabras clave, O buscará elementos con cualquiera de las palabras clave y NO buscará elementos que tengan la primera palabra clave pero no la segunda.

… ¡Y hay más!

Acabamos de tocar algunos conceptos básicos en nuestra guía, pero hay muchos otros consejos y trucos disponibles. Puede usar un asistente de programación en Outlook para ayudarlo a programar reuniones, crear una solicitud de reunión desde un correo electrónico, aceptar o rechazar automáticamente solicitudes de reunión y mucho más. Microsoft tiene una página aquí que explica estos trucos y otros trucos de Outlook. Siéntase libre de verlo y háganos saber si tiene un truco de Outlook favorito personal dejándonos un comentario a continuación.