Veja como os administradores de TI podem excluir contas e usuários do Office 365

Veja como os administradores de TI podem excluir contas antigas do Office 365 e também remover licenças para evitar o pagamento de contas de usuários não utilizadas / excluídas.

1. Visite o Microsoft 365 Admin Center
2. Certifique-se de que o botão Tentar o novo centro de administração esteja na parte superior
3. Clique em Usuários na barra lateral, selecione o usuário a ser excluído e escolha Excluir usuário
4. Vá para a página de cobrança do Microsoft 365 Admin Center
5. Clique na página Produtos e Serviços
6. Selecione a assinatura e selecione Adicionar / Remover licenças para excluir a licença.

Aplica-se a todas as versões do Windows 10

Sempre que alguém deixa um emprego ou não está mais com uma organização, faz sentido excluir seus dados e removê-los do Office 365. Isso não apenas libera um lugar para futuros funcionários, mas impede que o usuário volte e acesse seus dados. Ele também elimina o pagamento de uma taxa extra de assinatura do Office 365 para o usuário. Neste guia, veremos como os administradores de TI podem excluir contas antigas do Office 365.

Alguma informação

Antes de entrarmos em qualquer coisa, vamos mencionar que este é um guia apenas para administradores de TI. Apenas as pessoas que têm permissões de administrador global do Office 365 ou de gerenciamento de usuários para uma empresa ou escola podem excluir contas de usuário. Também é importante notar que um administrador de TI terá apenas 30 dias para restaurar a conta antes que os dados do usuário sejam excluídos permanentemente.

Mencionaremos também que, mesmo que você exclua um usuário do Office 365, ainda estará pagando pela licença. Você precisará realizar a etapa extra de parar de pagar pela licença ou movê-la para outro usuário, para evitar pagar a mais.

Se perder informações críticas da empresa é uma preocupação, há maneiras de fazer backup dos dados de um ex-usuário, se necessário. Finalmente, ainda é possível manter o e-mail do usuário, antes de excluir a conta movendo o e-mail para um local diferente. Os administradores de TI com assinaturas do Office 365 em nível empresarial também podem preservar os dados da caixa de correio de uma conta de usuário do Office 365 excluída, transformando-a em uma caixa de correio inativa.

Etapa 1: Excluir um usuário

Se você estiver excluindo uma conta de usuário que você converteu em uma caixa de correio compartilhada, há uma consideração especial antes de excluir um usuário. Também há consideração especial se você configurou o encaminhamento de e-mail na conta.

A razão porque? Quando uma pessoa responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio compartilhada, o e-mail parecerá ser da caixa de correio compartilhada e não do usuário individual. Além disso, o encaminhamento de e-mail também depende de ter a conta real ainda ativa e, se você excluir a conta, a caixa de correio se tornará inativa. Nessas situações, a Microsoft recomenda que você pare de pagar pela licença em vez de excluir a conta (que descreveremos na próxima seção).

De qualquer forma, para começar a excluir uma conta ou usuário do Office 365, você precisará visitar o Microsoft 365 Admin Center. A partir daqui, você vai querer ter certeza de que o botão Tentar o novo centro de administração está na parte superior. Você pode clicar em Usuários na barra lateral, selecionar o usuário que deseja excluir e escolher Excluir usuário.

Os administradores de TI com experiência mais profunda também podem remover muitos usuários ao mesmo tempo com o cmdlet Remove-MsolUser PowerShell. Não entraremos nos aspectos técnicos disso, mas você pode ler sobre isso aqui, se desejar.

Etapa 2: pare de pagar pela licença

Novamente, excluir uma conta do Office 365 ainda significa que você pagará pela licença. Você pode parar de pagar pela licença fazendo o seguinte. Primeiro, você vai querer ir para a página Cobrança do Microsoft 365 Admin Center. Em seguida, você deseja clicar na página Produtos e serviços. Você pode então selecionar a assinatura e então selecionar Adicionar / Remover licenças para excluir a licença. Você também pode reatribuir a licença a outra pessoa da mesma página, se necessário. Esteja ciente de que não será atribuído a alguém automaticamente.

Outras notas

Dependendo da sua situação, você pode não conseguir remover a licença correspondente depois de remover um usuário do Office 365 (neste caso, você ainda pode reatribuir a licença agora liberada a um novo usuário). Isso acontecerá se você comprou licenças por meio de um parceiro ou licenciamento por volume. Você também pode não conseguir remover licenças se estiver pagando por um plano anual ou se estiver no meio de um ciclo de faturamento. Nesse caso, você não poderá remover a licença de sua assinatura até que seu compromisso seja concluído. Você pode aprender mais sobre como excluir contas do Office 365 da Microsoft aqui.