Slik kan IT-administratorer slette Office 365-kontoer og brukere

Slik kan IT-administratorer slette gamle Office 365-kontoer og også fjerne lisenser for å unngå å betale for ubrukte / slettede brukerkontoer.

1. Besøk Microsoft 365 Admin Center
2. Forsikre deg om at den nye administrasjonssenterbryteren er slått på toppen
3. Klikk på Brukere i sidefeltet, velg brukeren som skal slettes, og velg Slett bruker
4. Gå til faktureringssiden i Microsoft 365 Admin Center
5. Klikk på Produkter og tjenester-siden
6. Velg abonnementet og velg deretter Legg til / fjern lisenser for å slette lisensen.

Gjelder alle Windows 10-versjoner

Når noen forlater en jobb eller ikke lenger er i en organisasjon, er det fornuftig å slette dataene og fjerne dem fra Office 365. Dette frigjør ikke bare et sted for fremtidige ansatte, men det forhindrer brukeren i å gå tilbake og få tilgang til dataene sine. Det eliminerer også å betale et ekstra Office 365 abonnementsgebyr for brukeren. I denne veiledningen tar vi en titt på hvordan IT-administratorer kan slette gamle Office 365-kontoer.

Litt informasjon

Før vi går inn i noe, vil vi nevne at dette bare er en guide for IT-administratorer. Bare personer som har Office 365 globale administrator- eller brukeradministrasjonstillatelser for en bedrift eller skole, kan slette brukerkontoer. Det er også verdt å merke seg at en IT-administrator bare har 30 dager på seg til å gjenopprette kontoen før brukerens data slettes permanent.

Vi vil også nevne at selv om du sletter en Office 365-bruker, vil du fortsatt betale for lisensen. Du må ta det ekstra trinnet for å slutte å betale for lisensen eller flytte den til en annen bruker, for å unngå å betale ekstra.

Hvis det er en bekymring å miste kritisk bedriftsinformasjon, er det måter å sikkerhetskopiere data fra en tidligere bruker, om nødvendig. Til slutt er det fortsatt mulig å beholde brukerens e-post før du sletter kontoen ved å flytte e-posten til et annet sted. IT-administratorer med Office 365-abonnement på bedriftsnivå kan også bevare postkassedataene til en slettet Office 365-brukerkonto ved å gjøre dem om til en inaktiv postkasse.

Trinn 1: Slett en bruker

Hvis du sletter en brukers konto som du har konvertert til en delt postkasse, er det en spesiell vurdering før du sletter en bruker. Det er også spesielt hensyn hvis du har konfigurert videresending av e-post på kontoen.

Grunnen til? Når en person svarer på en melding sendt til den delte postkassen, ser det ut til at e-posten kommer fra den delte postkassen og ikke fra den enkelte brukeren. I tillegg avhenger e-post videresending også av at den faktiske kontoen fremdeles er aktiv, og hvis du sletter kontoen, blir postkassen inaktiv. I disse situasjonene anbefaler Microsoft at du slutter å betale for lisensen i stedet for å slette kontoen (som vi beskriver i neste avsnitt.)

Uansett, for å komme i gang med å slette en Office 365-konto eller bruker, må du besøke Microsoft 365 Admin Center. Herfra vil du sørge for at Prøv den nye administrasjonssentralen er slått på toppen. Deretter kan du klikke Brukere i sidefeltet, velge brukeren du vil slette og velge Slett bruker.

IT-administratorer med mer inngående erfaring kan også fjerne mange brukere samtidig med Fjern-MsolUser PowerShell-cmdleten. Vi kommer ikke inn på de tekniske aspektene av det, men du kan lese om det her hvis ønskelig.

Trinn 2: Slutt å betale for lisensen

Å slette en Office 365-konto betyr fortsatt at du betaler for lisensen. Du kan slutte å betale for lisensen ved å gjøre følgende. Du vil først gå til Faktureringssiden i Microsoft 365 Admin Center. Deretter vil du klikke på Produkter og tjenester-siden. Du kan deretter velge abonnementet og deretter velge Legg til / fjern lisenser for å slette lisensen. Du kan også omfordele lisensen til noen andre fra samme side, om nødvendig. Bare vær oppmerksom på at det ikke vil bli tildelt noen automatisk.

Andre notater

Avhengig av situasjonen din, kan det hende at du ikke kan fjerne den tilsvarende lisensen når du har fjernet en Office 365-bruker (i dette tilfellet kan du fremdeles tilordne den nå frigjorte lisensen til en ny bruker). Dette vil skje hvis du har kjøpt lisenser gjennom en partner eller volumlisensiering. Du kan kanskje ikke fjerne lisenser hvis du betaler for en årlig plan eller hvis du er midt i en faktureringssyklus. I dette tilfellet vil du ikke kunne fjerne lisensen fra abonnementet ditt før forpliktelsen din er fullført. Du kan lære mer om å slette Office 365-kontoer fra Microsoft her.