Ось як ІТ-адміністратори можуть видаляти облікові записи та користувачів Office 365

Ось як ІТ-адміністратори можуть видаляти старі облікові записи Office 365, а також видаляти ліцензії, щоб уникнути оплати за невикористані / видалені облікові записи користувачів.

1. Відвідайте Центр адміністрування Microsoft 365
2. Переконайтеся, що перемикач Спробувати новий центр адміністрування переключено зверху
3. Клацніть Користувачі на бічній панелі, виберіть користувача, якого потрібно видалити, і виберіть Видалити користувача
4. Перейдіть на сторінку ” Виставлення рахунків” у Центрі адміністрування Microsoft 365
5. Клацніть на сторінку Товари та послуги
6. Виберіть підписку, а потім виберіть Додати / Видалити ліцензії, щоб видалити ліцензію.

Застосовується до всіх версій Windows 10

Кожного разу, коли хтось залишає роботу або більше не в організації, має сенс видалити їх дані та видалити їх з Office 365. Це не тільки звільняє місце для майбутніх співробітників, але і заважає користувачеві повернутися назад і отримати доступ до своїх даних. Це також виключає сплату додаткової плати за підписку на Office 365 за користувача. У цьому посібнику ми розглянемо, як ІТ-адміністратори можуть видаляти старі облікові записи Office 365.

Деяка інформація

Перш ніж займатися чим-небудь, ми згадаємо, що це посібник лише для ІТ-адміністраторів. Видаляти облікові записи користувачів можуть лише люди, які мають загальні дозволи адміністратора або керування користувачами Office 365 для бізнесу чи школи. Варто також зазначити, що ІТ-адміністратор матиме лише 30 днів, щоб відновити обліковий запис, перш ніж дані користувача буде остаточно видалено.

Ми також зазначимо, що навіть якщо ви видалите користувача Office 365, ви все одно будете платити за його ліцензію. Вам потрібно буде зробити додатковий крок, щоб припинити платити за ліцензію або перенести її іншому користувачеві, щоб уникнути додаткової оплати.

Якщо втрата важливої ​​інформації про компанію викликає занепокоєння, є способи резервного копіювання даних колишнього користувача, якщо це необхідно. Нарешті, ще можна зберегти електронну пошту користувача, перш ніж видалити обліковий запис, перемістивши електронне повідомлення в інше місце. ІТ-адміністратори з підписками на Office 365 на рівні підприємства також можуть зберігати дані поштової скриньки видаленого облікового запису користувача Office 365, перетворюючи його в неактивну поштову скриньку.

Крок 1: Видаліть користувача

Якщо ви видаляєте обліковий запис користувача, який ви перетворили на спільну поштову скриньку, перед видаленням користувача є особлива увага. Також є особлива увага, якщо ви налаштували переадресацію електронної пошти в обліковому записі.

Причина чому? Коли особа відповідає на повідомлення, надіслане на спільну поштову скриньку, буде видаватися електронною поштою зі спільної поштової скриньки, а не від окремого користувача. Крім того, переадресація електронної пошти також залежить від того, чи фактичний рахунок все ще активний, і якщо ви видалите його, поштова скринька стане неактивною. У цих ситуаціях Microsoft рекомендує вам припинити платити за ліцензію, а не видаляти обліковий запис (про що ми розповімо в наступному розділі).

У будь-якому випадку, щоб розпочати видалення облікового запису або користувача Office 365, потрібно відвідати Центр адміністрування Microsoft 365. Звідси ви хочете переконатися, що перемикач “Спробувати новий центр адміністрування” переключено вгорі. Потім можна натиснути на Користувачі на бічній панелі, вибрати користувача, якого потрібно видалити, та вибрати Видалити користувача.

ІТ-адміністратори з більш глибоким досвідом можуть також одночасно видалити багатьох користувачів за допомогою командлета Remove-MsolUser PowerShell. Ми не будемо вдаватися до технічних аспектів цього, але ви можете прочитати про це тут, якщо захочете .

Крок 2: Припиніть платити за їх ліцензію

Знову ж таки, видалення облікового запису Office 365 все одно означає, що ви будете платити за ліцензію. Ви можете припинити платити за ліцензію, виконавши наступне. Спочатку потрібно перейти на сторінку «Виставлення рахунків» Центру адміністратора Microsoft 365. Потім вам потрібно буде натиснути сторінку Продукти та послуги. Потім можна вибрати підписку, а потім вибрати Додати / Видалити ліцензії, щоб видалити ліцензію. Ви також можете передати ліцензію комусь іншому з тієї ж сторінки, якщо це необхідно. Тільки майте на увазі, що це не буде призначено комусь автоматично.

Інші примітки

Залежно від вашої ситуації, можливо, вам не вдасться видалити відповідну ліцензію після видалення користувача Office 365 (у цьому випадку ви все ще можете повторно призначити звільнену ліцензію новому користувачеві). Це трапиться, якщо ви придбали ліцензії через партнера або корпоративне ліцензування. Ви також не зможете вилучити ліцензії, якщо ви платите за річний план або якщо ви перебуваєте в середині платіжного циклу. У цьому випадку ви не зможете вилучити ліцензію зі своєї передплати, поки ваше зобов’язання не буде завершено. Дізнатися більше про видалення облікових записів Office 365 від Microsoft можна тут.