Come gestire le riunioni in Outlook

Se lavori da casa, o ora torni in ufficio, qualcosa è sempre stato ricorrente nel tempo sono le riunioni. Discutere argomenti importanti, tenere interviste, uno a uno e molto altro ancora, parte di qualsiasi attività o lavoro comporta riunioni in modo che tutti possano essere al passo e rimanere sulla stessa pagina.

Più riunioni hai, però, più disordinato può diventare il tuo calendario. Ebbene, l’app Outlook su Windows 10, inclusa in Microsoft 365, semplifica la gestione delle riunioni. Ecco le nostre scelte su come gestire le riunioni in Outlook.

Usa l’Assistente per la pianificazione

La nostra scelta numero uno per la gestione delle riunioni in Outlook è utilizzare l’Assistente pianificazione. Questa funzionalità incorporata di Outlook può essere trovata facendo clic sulla scheda Home, quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto a Nuova email e quindi scegliendo Riunione. Dovresti quindi vedere una scheda apparire in alto per Scheduling Assistant. Fare clic su questo.

Guardando Scheduling Assistant, un’area ombreggiata con barre verticali mostrerà gli orari di riunione desiderati. Puoi trascinare le barre per regolare l’ora. Una griglia mostrerà anche quando i partecipanti sono disponibili, vedrai che Outlook suggerirà anche gli orari e il numero di conflitti per quella riunione, se ce ne sono.

Scheduling Assistant aiuta a garantire che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa pagina e che non vi siano conflitti. Bloccherà le volte in cui i tuoi colleghi non sono disponibili e ti consentirà persino di vedere quando le sale riunioni sono e non sono disponibili quando si effettua una riunione.

Visualizza rapidamente il tuo calendario

Il prossimo passo per la gestione delle riunioni in Outlook è utilizzare il calendario di Outlook a tuo vantaggio. Prima di accettare di partecipare a una riunione da un’e-mail, è possibile visualizzare rapidamente il calendario per vedere come si sta formando la giornata o la settimana. È sufficiente passare il mouse sull’icona del calendario per visualizzare il calendario mensile. Con la visualizzazione rapida del calendario, sarai in grado di vedere la tua pianificazione senza lasciare le tue e-mail.

Una volta che passi il mouse sull’icona, sarai in grado di vedere le riunioni e gli appuntamenti imminenti per la settimana. Puoi anche vedere in quali stanze si trovano e a che ora. Se lo desideri, puoi anche selezionare l’icona Dock the peek nell’angolo in alto a destra del calendario (vicino alla barra di scorrimento) per agganciare l’anteprima e farti seguire mentre leggi le tue e-mail.

Usa la funzione convocazioni di riunione a tuo vantaggio

La nostra scelta finale si riferisce alla funzionalità delle convocazioni di riunione in Outlook. Con questo, hai il pieno controllo di rispondere alle richieste di riunione mentre le ricevi, assicurandoti di avere le informazioni più aggiornate nel tuo calendario. Aiuta anche a ripulire la tua casella di posta dagli inviti.

Per utilizzare questa funzione, è necessario aprire l’email di richiesta di riunione. Dovresti vedere Accetta, Provvisorio o Rifiuta. Fare clic su uno di questi per consentire ai partecipanti alla riunione di conoscere il proprio stato e per aggiungerlo al calendario. Se accetti, puoi modificare la risposta prima dell’invio, inviare la risposta ora o non inviare una risposta. Queste scelte aiuteranno l’organizzatore della riunione ad avere un’idea migliore di chi ha intenzione di partecipare. Se non rispondi, la persona che lo ha organizzato non saprà se hai intenzione di partecipare o meno.

Naturalmente, puoi anche fare clic sull’opzione Proponi un nuovo orario per proporre un orario alternativo per la riunione. Oppure, una volta accettato, puoi modificare la riunione dal tuo calendario, ad esempio per modificare l’ora, facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Dai un’occhiata anche ad altre funzionalità

Sebbene abbiamo discusso dell’app Outlook su Windows, ci sono anche altri modi per gestire le riunioni. Questi coprono Outlook per il Web e Outlook per dispositivi mobili. Come annunciato a luglio, Outlook sul Web ora offre agli utenti un maggiore controllo sugli inviti alle riunioni visualizzando messaggi, dettagli della riunione, risposte dei partecipanti e altro ancora. Outlook su Android, nel frattempo, mostra le informazioni che potresti trovare rilevanti, come e-mail e file, nei dettagli dell’evento sul tuo calendario per aiutarti a pianificare meglio le riunioni. Ci sono sicuramente più modi di uno per gestire le riunioni in Outlook, quindi facci sapere come gestisci le tue riunioni lasciandoci un commento qui sotto.