আউটলুকে সভাগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন

আপনি যদি বাসা থেকে কাজ করছেন, বা এখন অফিসে ফিরে যাচ্ছেন, তবে কিছু সময় সবসময়ই বৈঠক হচ্ছে সভাগুলি। গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা, সাক্ষাত্কার রাখা, একের বেশি এবং আরও অনেক কিছু, যে কোনও ব্যবসা বা কাজের অংশের মধ্যে সভাগুলি জড়িত থাকে যাতে প্রত্যেকেই দ্রুত গতিতে উঠতে এবং একই পৃষ্ঠায় থাকতে পারে।

আপনার যত বেশি সভা হয় তবে আপনার ক্যালেন্ডারটি মেসিয়ার হয়ে যেতে পারে। ওয়েল, মাইক্রোসফ্ট 365 এর অন্তর্ভুক্ত উইন্ডোজ 10 এ আউটলুক অ্যাপটি সভা পরিচালনা করা সহজ করে তোলে। আপনি কীভাবে আউটলুকে সভাগুলি পরিচালনা করতে পারেন তার জন্য আমাদের পিকগুলি এখানে।

তফসিল সহকারী ব্যবহার করুন

আউটলুকের মিটিং পরিচালনা করার জন্য আমাদের প্রথম নম্বরটি শিডুলিং সহকারী ব্যবহার করা। আউটলুকের এই অন্তর্নির্মিত বৈশিষ্ট্যটি হোম ট্যাবে ক্লিক করে, পরে নতুন ইমেলের পাশের নীচে তীরটি ক্লিক করে এবং তারপরে সভাটি চয়ন করে পাওয়া যাবে। এরপরে আপনাকে নির্ধারিত সহকারীটির জন্য একটি ট্যাব শীর্ষে উপস্থিত হওয়া উচিত। এটি ক্লিক করুন।

নির্ধারিত সহকারীটির দিকে তাকানো, উল্লম্ব বারগুলির সাথে একটি ছায়াযুক্ত অঞ্চল আপনার পছন্দমতো সময় দেখাবে। সময় সামঞ্জস্য করতে আপনি বারগুলি টেনে আনতে পারেন। অংশগ্রহণকারীরা যখন উপলব্ধ থাকে তখন একটি গ্রিডও প্রদর্শিত হবে, আপনি দেখতে পাবেন যে আউটলুক সেই বৈঠকের জন্য সময় এবং সময়গুলির বিরোধের সংখ্যাও প্রস্তাব করবে।

তফসিল সহকারী মিটিংয়ের প্রত্যেকে একই পৃষ্ঠায় থাকবে এবং কোনও বিরোধ নেই তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। এটি আপনার সহকর্মীদের উপলভ্য নয় এমন সময়গুলিকে আটকায় এবং সভা করার সময় যখন সভা ঘর হয় এবং কখন পাওয়া যায় না তা আপনাকে দেখতে দেয়।

দ্রুত আপনার ক্যালেন্ডার দেখুন

আউটলুকে সভা পরিচালনা করার জন্য পরবর্তীটি হ’ল আউটলুকের ক্যালেন্ডারটি আপনার সুবিধার জন্য ব্যবহার করা। কোনও ইমেল থেকে কোনও সভায় যোগ দিতে রাজি হওয়ার আগে আপনি কীভাবে আপনার দিন বা সপ্তাহটি রূপ নিচ্ছে তা দেখতে আপনার ক্যালেন্ডারটি দ্রুত দেখতে পারবেন, মাসিক ক্যালেন্ডারটি দেখার জন্য কেবল আপনার মাউসটিকে ক্যালেন্ডার আইকনটিতে ঘুরিয়ে দিন। ক্যালেন্ডার কুইক ভিউয়ের সাহায্যে আপনি আপনার ইমেলগুলি ছাড়াই আপনার সময়সূচীটি দেখতে সক্ষম হবেন।

আপনি একবার আইকনটির ওপরে উঠলে আপনি আগামীর সভা এবং সপ্তাহের জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি দেখতে পাবেন। এগুলি কোন ঘরে এবং কোন সময়ে হয় তাও আপনি দেখতে পারেন। যদি আপনি চান, আপনি পিক আউটটি দেখতে ক্যালেন্ডারের উপরের ডানদিকে (স্ক্রোল বারের নিকটে) ডক পিক আইকনটিও নির্বাচন করতে পারেন এবং আপনি আপনার ইমেলগুলি পড়ার সাথে সাথে এটি অনুসরণ করতে পারেন।

আপনার সুবিধার জন্য সভাটির অনুরোধ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন

আমাদের চূড়ান্ত বাছাই আউটলুকের বৈঠক অনুরোধ বৈশিষ্ট্য সম্পর্কিত। এইগুলির সাথে, আপনার অনুরোধগুলি গ্রহণের সাথে সাথে আপনি যেমন অনুরোধ পেয়েছেন তেমন প্রতিক্রিয়া জানাতে আপনার সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রয়েছে, এটি নিশ্চিত করে যে আপনার ক্যালেন্ডারে আপনার কাছে সর্বাধিক টু ডেট তথ্য রয়েছে। এটি আমন্ত্রণগুলি থেকে আপনার ইনবক্সও সাফ করতে সহায়তা করে।

এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে, আপনাকে সভাটির অনুরোধ ইমেলটি খুলতে হবে। আপনার স্বীকৃতি, প্রবণতা বা অস্বীকার দেখতে হবে। সভায় উপস্থিতদের আপনার অবস্থা জানতে এবং ক্যালেন্ডারে এটি যুক্ত করতে তাদের মধ্যে একটিতে ক্লিক করুন। আপনি যদি স্বীকার করেন, আপনি পাঠানোর আগে প্রতিক্রিয়াটি সম্পাদনা করতে পারেন, এখনই প্রতিক্রিয়া প্রেরণ করুন বা কোনও প্রতিক্রিয়া প্রেরণ করবেন না। এই পছন্দগুলি সভায় আয়োজককে কে অংশ নেওয়ার পরিকল্পনা করছেন সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে সহায়তা করবে। আপনি যদি প্রতিক্রিয়া না জানান, যিনি এটি সংগঠিত করেছেন তিনি জানেন না আপনি উপস্থিত থাকার পরিকল্পনা করছেন কিনা।

অবশ্যই, আপনি সভার বিকল্প বিকল্প প্রস্তাব করার জন্য নতুন সময় প্রস্তাব করার বিকল্পটিতেও ক্লিক করতে পারেন। অথবা, একবার আপনি স্বীকার করে নেওয়ার পরে, আপনি আপনার ক্যালেন্ডার থেকে সভাটি সম্পাদনা করতে পারেন, ডান ক্লিক করে সময়টি পরিবর্তন করতে বলুন।

অন্যান্য কিছু বৈশিষ্ট্যও পরীক্ষা করে দেখুন

যদিও আমরা উইন্ডোজটিতে আউটলুক অ্যাপটি নিয়ে আলোচনা করেছি, সভাগুলি পরিচালনা করার জন্য আরও কিছু উপায় রয়েছে। এই ওয়েব এবং আউটলুক মোবাইলের জন্য আউটলুক কভার করে। জুলাই মাসে যেমন ঘোষণা করা হয়েছে, ওয়েবে আউটলুক ব্যবহারকারীদের বার্তাগুলি, বৈঠকের বিশদ বিবরণী, অংশগ্রহণকারীদের প্রতিক্রিয়া এবং আরও অনেক কিছু প্রদর্শন করে আমন্ত্রণগুলি সভার জন্য আরও নিয়ন্ত্রণ দেয়। এদিকে অ্যান্ড্রয়েডের আউটলুক আপনাকে বৈঠকের জন্য আরও ভাল পরিকল্পনা করার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে ইভেন্টের বিবরণে ইমেল এবং ফাইলগুলির মতো প্রাসঙ্গিক সন্ধান করতে পারে shows আউটলুকের সভাগুলি পরিচালনা করার জন্য অবশ্যই একাধিক উপায় রয়েছে, সুতরাং নীচে একটি মন্তব্য রেখে আপনি কীভাবে আপনার সভাগুলি পরিচালনা করেন তা আমাদের জানান।