Verwendung von Microsoft Planner zum Verfolgen von Aufgaben bei der Remote-Arbeit

So verwenden Sie Microsoft Planner, um Aufgaben bei der Remote-Arbeit zu verfolgen:

1. Erstellen Sie einen Plan.
2. Erstellen Sie Buckets, um Phasen eines Prozesses darzustellen.
3. Erstellen Sie Aufgaben und ziehen Sie sie zwischen Buckets, um den Fortschritt zu veranschaulichen.

Gilt für alle Windows 10-Versionen

Microsoft Planner ist ein Aufgabenverwaltungssystem im Kanban-Stil, das sich an vielbeschäftigte Teams und Remote-Mitarbeiter richtet. Der Planer kann Ihnen helfen, Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen, wenn Sie sie nicht persönlich besprechen können.

Planerarbeiten werden in „Plänen“ ausgeführt, die an Office 365-Gruppen gebunden sind. Wenn Sie einen neuen Plan erstellen, wird automatisch eine neue Gruppe erstellt (es sei denn, Sie fügen den Plan einer vorhandenen Gruppe hinzu). Die Gruppe ist wie jede andere in Office 365 vorhanden – Es wird eine eigene SharePoint-Website, ein OneNote-Notizbuch und andere Ressourcen haben.

Dies mag zunächst kompliziert klingen, hilft jedoch dabei, einige der erweiterten Integrationen von Planner zu unterstützen. Im täglichen Gebrauch sollten Sie sich nicht zu viele Gedanken über das zugrunde liegende Gruppenmodell machen müssen. Sie können die Planner-Oberfläche verwenden, um Pläne zu erstellen und Benutzer hinzuzufügen, ohne sich an der Office 365-Gruppenverwaltung zu beteiligen.

Pläne und Aufgaben

Melden Sie sich bei Planner unter task.office.com an und klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Neuer Plan“. Nennen Sie Ihren Plan und wählen Sie, ob Sie ihn öffentlich oder privat machen möchten. Öffentliche Pläne sind automatisch für alle in Ihrer Organisation sichtbar.

Aufgaben innerhalb von Plänen sind in einer säulenförmigen Kanban-Struktur angeordnet. Sie werden als vertikale Listen („Eimer“) von Karten dargestellt, die horizontal auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Sie können so viele Eimer hinzufügen, wie Sie benötigen.

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie in einen beliebigen Bucket und geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein. Wählen Sie optional ein Fälligkeitsdatum und weisen Sie die Aufgabe einem Benutzer zu. Es wird dann als eine Aufgabe angezeigt, die sie erledigen müssen.

Sobald eine Aufgabe erstellt wurde, können Sie darauf klicken, um weitere Optionen anzuzeigen. Dazu gehört die Möglichkeit, Notizen, Checklisten, Kommentare und Anhänge hinzuzufügen. Sie können auch die Priorität und den aktuellen Fortschritt einer Aufgabe angeben.

Auf der rechten Seite des Fensters können Sie aus farbcodierten Beschriftungen auswählen, die der Aufgabe hinzugefügt werden sollen. Diese werden auf der Karte auf dem Kartenbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf ein Etikett, um dessen Namen zu ändern. Mithilfe von Beschriftungen können Sie zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben unterscheiden.

Planer verwenden

Es gibt keine festgelegte Möglichkeit, die verfügbaren Optionen zu verwenden. Für kleinere Teams kann eine einfache Einrichtung mit den Eimern „Zu erledigen“, „Ausführen“ und „Fertig“ ausreichen. Sie können dann Aufgabenkarten zwischen die Eimer ziehen, um eine klare Übersicht über den Fortschritt zu erhalten.

Größere Teams mit einem höheren Aufgabenvolumen können von einem strukturierteren Ansatz profitieren. Pläne, die einen linearen Prozess darstellen, können einen Bucket für jede Phase des Prozesses enthalten (z. B. „Design“, „Entwickeln“, „Testen“ und „Freigeben“ für die Softwareentwicklung oder „Planen“, „Schreiben“, „Bearbeiten“., „Review“ zum Schreiben). Sie können dann die Option „Fortschritt“ auf Karten verwenden, um den Abschlussstatus anzuzeigen.

Um mehr Einblick in Aufgaben zu erhalten, können Sie die integrierten Analysefunktionen von Planner verwenden. Klicken Sie oben im Display auf die Registerkarte „Diagramme“, um eine visuelle Aufschlüsselung Ihres Plans zu erhalten. Hier werden Status, Aufgabenbereich und Priorität der Aufgabe angezeigt, sodass Sie deutlich sehen können, wie die Arbeit voranschreitet. Auf der Registerkarte Zeitplan erhalten Sie eine Kalenderansicht, in der Sie sehen können, wann die Arbeiten abgeschlossen sein sollen.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick über die Grundkonzepte von Planner. Wir haben detailliertere Anleitungen zu bestimmten Funktionen, falls Sie mehr erfahren möchten. Der Planer ersetzt hervorragend Whiteboards im Büro, die mit Spalten mit Haftnotizen bedeckt sind. Sie erhalten einen Überblick über Ihre Aufgaben, sodass alle Mitarbeiter auch in verteilten Remote-Arbeitsteams auf dem Laufenden bleiben.