Как использовать Microsoft Planner для отслеживания задач при удаленной работе

Как использовать Microsoft Planner для отслеживания задач при удаленной работе:

1. Создайте план.
2. Создавайте корзины для представления этапов процесса.
3. Создавайте задачи и перетаскивайте их между корзинами, чтобы проиллюстрировать прогресс.

Применимо ко всем версиям Windows 10

Microsoft Planner — это система управления задачами в стиле Канбан, предназначенная для занятых команд и удаленных сотрудников. Planner может помочь вам организовать, назначить и отслеживать задачи, когда вы не можете обсудить их лично.

Работа планировщика выполняется в «планах», связанных с группами Office 365. Когда вы создаете новый план, он автоматически создает новую группу (если вы не добавляете план в существующую группу). Группа существует, как и любая другая в Office 365. — у него будет собственный сайт SharePoint, записная книжка OneNote и другие ресурсы.

Поначалу это может показаться сложным, но это помогает обеспечить работу некоторых расширенных интеграций Planner. При повседневном использовании вам не нужно слишком беспокоиться о базовой групповой модели. Вы можете использовать интерфейс Планировщика для создания планов и добавления в них пользователей, не участвуя в управлении группами Office 365.

Планы и задачи

Войдите в Planner на сайте tasks.office.com и нажмите «Новый план» в левом меню навигации. Назовите свой план и выберите, сделать его общедоступным или частным. Общедоступные планы автоматически видны всем в вашей организации.

Задачи в планах организованы в столбчатую структуру Канбан. Они представлены в виде вертикальных списков («корзин») карточек, которые отображаются горизонтально на экране. Вы можете добавить столько ведер, сколько вам нужно.

Чтобы создать задачу, щелкните любую корзину и введите имя задачи. При желании выберите срок и назначьте задачу пользователю. Затем он будет отображаться как задача, которую нужно выполнить.

После создания задачи вы можете щелкнуть по ней, чтобы открыть дополнительные параметры. К ним относятся возможность добавлять заметки, контрольные списки, комментарии и вложения. Вы также можете указать приоритет задачи и текущий прогресс.

Правая сторона панели позволяет вам выбирать из цветных меток для добавления к задаче — они будут отображаться на обратной стороне карточки на экране доски. Щелкните любой ярлык, чтобы изменить его имя. Ярлыки помогают различать разные виды задач.

Использование Планировщика

Не существует установленного способа использования доступных опций. Для небольших команд может быть достаточно простой настройки с блоками «Сделать», «Выполнить» и «Готово». Затем вы можете перетаскивать карточки задач между корзинами, чтобы получить четкое представление о ходе выполнения.

Более крупные команды с большим объемом задач могут выиграть от более структурированного подхода. Планы, которые представляют собой линейный процесс, могут включать сегмент для каждой стадии процесса (например, «Дизайн», «Разработка», «Тестирование» и «Выпуск» для разработки программного обеспечения или «Планирование», «Запись», «Редактирование», «Отзыв» для написания). Затем вы можете использовать опцию «Прогресс» на карточках, чтобы указать статус завершения.

Чтобы лучше понять задачи, вы можете использовать встроенные аналитические возможности Planner. Щелкните вкладку «Графики» в верхней части экрана, чтобы получить визуальную разбивку вашего плана. Это сообщает о статусе задачи, сегменте и приоритете, поэтому вы можете четко видеть, как продвигается работа. Вкладка «Расписание» дает вам представление календаря, которое позволяет увидеть, когда работа должна быть завершена.

В этой статье представлен общий обзор основных концепций Planner. Если вы хотите узнать больше, у нас есть более подробные руководства по конкретным функциям. Planner отлично подходит для замены офисных досок, покрытых столбцами липких заметок. Вы можете быстро получить представление о своих задачах, что позволяет всем быть в курсе, даже в распределенных группах удаленной работы.