Slik får du varsler når noen endrer filene dine i SharePoint Online

Når du deler filer med kolleger som en del av din daglige rutine, vil du kanskje holde deg oppdatert på hvem som gjør endringer i filene dine. Dette kan være spesielt viktig i virksomheter der eksternt samarbeid er nøkkelen til den daglige driften.

Heldigvis, hvis firmaet ditt abonnerer på Office 365 og bruker SharePoint til å lagre filer, er det en enkel måte å gjøre dette på. For å holde deg oppdatert når SharePoint-dokumentene eller elementene på nettstedet endres, kan du opprette varsler. I denne guiden tar vi en titt på hvordan du kan gjøre det.

Noen notater

Før du begynner, er det noen viktige notater vi vil nevne. For det første ser du kanskje forskjellige alternativer når du setter opp et varsel. Hvis du er en mer avansert bruker, kan du også hoppe over manuelt arbeid og automatisere varslene dine med Power Automate med SharePoint-kontakten. Det er også måter å se filaktiviteten din i et dokumentbibliotek uten å opprette varsler. Med denne metoden kan du se endringene som ble gjort ved å bare høyreklikke på filen eller mappen, velge detaljruten og skanne aktivitetsdelen.

Hvordan komme i gang

For å komme i gang med varsler i SharePoint Online, vil du først besøke filen, lenken eller mappen. Du kan deretter trykke på ellipsemenyen ved siden av den, og velge Varsle meg nederst. Deretter får du en ny meny på skjermen.

Hvis du setter opp et varsel for en mappe eller et bibliotek, vil de være forskjellige alternativer. For eksempel kan du angi en egendefinert varseltittel på toppen, eller endre leveringsmåten din fra e-post til SMS. Du kan også endre varslingstypen. Du vil kunne få varsler om følgende: bare når nye elementer legges til når eksisterende elementer endres, eller når elementer slettes.

Du kan også få et spesifikt varsel sendt til deg om noe i mappen endres basert på spesifikke kriterier. Disse inkluderer: hvis noen andre endrer et dokument, hvis noen andre endrer et dokument opprettet av deg, eller hvis noen andre endrer et dokument sist endret av deg. Det er til og med muligheter for å sende ut varsler, enten umiddelbart, eller et daglig eller ukentlig sammendrag.

Hvordan avbryte varslene dine

Hvis du ender med å ombestemme deg, kan du enkelt avbryte dem. For å se varslene dine, kan du gå til hvilken som helst mappe eller bibliotek i SharePoint. Deretter kan du klikke på ellipsemenyen øverst til høyre på skjermen og velge Administrer mine varsler. Deretter kan du velge varselet du vil slette og velge Slett valgte varsler. Du kan deretter klikke OK for å slette den.

Bare en måte du kan samarbeide med Office 365 på

SharePoint er bare en måte du kan holde deg oppdatert på filene dine og samarbeide med kolleger. Du kan også samarbeide i Word og Excel, bruke den nye Office-appen på iOS og Android, samt prøve OneNote 2016 med Outlook. Har du maurtips for samarbeid? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor, og sjekk vårt Office 365 nyhetshub for flere funksjoner og historier.