Ecco come ricevere avvisi quando qualcuno modifica i file in SharePoint Online

Quando condividi file con i colleghi come parte della tua routine quotidiana, potresti voler rimanere aggiornato su chi apporta modifiche ai tuoi file. Ciò può essere particolarmente importante nelle aziende in cui la collaborazione remota è fondamentale per le operazioni quotidiane.

Fortunatamente, se la tua azienda è abbonata a Office 365 e utilizza SharePoint per archiviare i file, esiste un modo semplice per farlo. Per rimanere aggiornato quando i documenti o gli elementi di SharePoint sul tuo sito cambiano, puoi creare avvisi. In questa guida, daremo un’occhiata a come farlo.

Alcune note

Prima di iniziare, ci sono alcune note importanti che vogliamo menzionare. Prima di tutto, potresti vedere diverse opzioni ogni volta che imposti un avviso. Se sei un utente più avanzato, puoi anche saltare il lavoro manuale e automatizzare gli avvisi con Power Automate con il connettore SharePoint. Esistono anche modi per visualizzare l’attività sui file in una raccolta documenti senza creare avvisi. Con questo metodo, puoi vedere le modifiche apportate semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella, selezionare il riquadro dei dettagli e scansionare la sezione delle attività.

Come iniziare

Per iniziare con gli avvisi in SharePoint Online, ti consigliamo di visitare prima il file, il collegamento o la cartella. È quindi possibile toccare il menu con i puntini di sospensione accanto ad esso e scegliere Avvisami in basso. Vedrai quindi un nuovo menu sullo schermo.

Se stai configurando un avviso per una cartella o una libreria, ci saranno varie opzioni. Ad esempio, puoi impostare un titolo di avviso personalizzato in alto o modificare il metodo di consegna da e-mail a SMS. Puoi anche modificare il tipo di avviso. Sarai in grado di ricevere avvisi per quanto segue: solo quando vengono aggiunti nuovi elementi quando vengono modificati elementi esistenti o quando vengono eliminati elementi.

Puoi anche ricevere un avviso specifico se qualcosa nella cartella cambia in base a criteri specifici. Questi includono: se qualcun altro modifica un documento, se qualcun altro modifica un documento creato da te o se qualcun altro modifica un documento modificato da te per ultimo. Ci sono anche opzioni per inviare avvisi, immediatamente o un riepilogo giornaliero o settimanale.

Come cancellare i tuoi avvisi

Se si finisce per cambiare idea sugli avvisi, è possibile annullarli facilmente. Per visualizzare gli avvisi, puoi accedere a qualsiasi cartella o raccolta in SharePoint. Quindi, puoi fare clic sul menu con i puntini di sospensione nell’angolo in alto a destra dello schermo e scegliere Gestisci i miei avvisi. È quindi possibile selezionare l’avviso che si desidera eliminare e selezionare Elimina avvisi selezionati. È quindi possibile fare clic su OK per eliminarlo.

Un solo modo per collaborare con Office 365

SharePoint è solo un modo per tenere sotto controllo i file e collaborare con i colleghi. Puoi anche collaborare in Word ed Excel, usare la nuova app di Office su iOS e Android e provare OneNote 2016 con Outlook. Hai suggerimenti di formiche per la collaborazione? Faccelo sapere nei commenti di seguito e controlla il nostro hub di notizie di Office 365 per ulteriori funzionalità e storie.