Ось як отримувати сповіщення, коли хтось змінює ваші файли в SharePoint Online

Коли ви ділитеся файлами з колегами в рамках своєї повсякденної рутини, можливо, ви захочете бути в курсі того, хто вносить зміни у ваші файли. Це може бути особливо важливо для підприємств, де віддалена співпраця є ключовою для повсякденних операцій.

На щастя, якщо ваша компанія передплачена на Office 365 і використовує SharePoint для зберігання файлів, існує простий спосіб це зробити. Щоб залишатися в курсі змін, коли документи або елементи SharePoint на вашому веб-сайті змінюються, ви можете створювати сповіщення. У цьому посібнику ми розглянемо, як ви можете це зробити.

Деякі примітки

Перш ніж розпочати, ми хочемо згадати кілька важливих приміток. По-перше, ви можете бачити різні варіанти кожного разу, коли налаштовуєте попередження. Якщо ви досвідченіший користувач, ви також можете пропустити роботу вручну та автоматизувати сповіщення за допомогою Power Automate за допомогою роз’єму SharePoint. Існують також способи побачити свою активність у файлі в бібліотеці документів без створення попереджень. За допомогою цього методу ви можете побачити зміни, внесені просто клацанням правою кнопкою миші на файлі чи папці, виборі панелі деталей та скануванні розділу активності.

Як розпочати

Щоб розпочати роботу із сповіщеннями в SharePoint Online, спочатку потрібно відвідати файл, посилання або папку. Потім можна торкнутися меню еліпсів поруч із ним і внизу вибрати Alert Me. Потім ви отримаєте нове меню на екрані.

Якщо ви налаштовуєте сповіщення для папки або бібліотеки, це різні варіанти. Наприклад, ви можете встановити власний заголовок сповіщення вгорі або змінити спосіб доставки з електронної пошти на SMS. Ви також можете змінити тип оповіщення. Ви зможете отримувати сповіщення про таке: лише коли нові елементи додаються, коли існуючі елементи змінюються, або коли елементи видаляються.

Ви також можете отримати конкретне сповіщення про те, що щось у папці змінюється на основі певних критеріїв. До них належать: якщо хтось інший змінює документ, якщо хтось інший змінює документ, створений вами, або якщо хтось інший змінює документ, який ви останній раз змінили. Існують навіть варіанти надсилання сповіщень або негайно, або щоденний або щотижневий підсумок.

Як скасувати попередження

Якщо ви в кінцевому підсумку передумаєте щодо попереджень, ви можете легко їх скасувати. Щоб переглянути свої сповіщення, ви можете перейти до будь-якої папки або бібліотеки в SharePoint. Потім ви можете натиснути меню еліпсиса у верхньому правому куті екрана та вибрати Керувати моїми сповіщеннями. Потім можна вибрати попередження, яке потрібно видалити, та вибрати Видалити вибрані сповіщення. Потім можна натиснути OK, щоб видалити його.

Тільки один із способів співпраці з Office 365

SharePoint – це лише один із способів стежити за своїми файлами та співпрацювати з колегами. Ви також можете співпрацювати у програмах Word та Excel, використовувати новий додаток Office на iOS та Android, а також спробувати OneNote 2016 з Outlook. Чи маєте ви поради щодо співпраці з мурахами? Повідомте нас у коментарях нижче та перевірте наш центр новин Office 365, щоб отримати додаткові функції та історії.