Våra fem bästa tips och tricks för Microsoft Excel i Office 365

Oavsett om du redovisar, fyller i fakturor eller bara slår några siffror tillfälligt, är Microsoft Excel ett mycket användbart program för både företag och konsumenter. Men till skillnad från andra Office 365-program lägger Excel stor vikt vid data, vilket kan vara ganska skrämmande för vissa. Du behöver dock inte oroa dig, eftersom vi nu tittar på några av våra favoritips och tricks för Excel i Office 365. Dessa tips och tricks sparar inte bara tid utan kan också förenkla saker och göra dig till en mästare på Excel.

Använd några genvägar

Precis som de andra Office 365-programmen finns det ett antal kortkommandon som kan användas i Excel. När du hanterar siffror och kalkylblad som kan sträcka sig till nästan oändliga kolumner och rader kan dessa genvägar sluta spara lite tid och huvudvärk. Vi har samlat några av våra favoriter nedan, men Microsoft har en fullständig lista här.

• CTRL + Enter: För att upprepa text. Klicka på en hel uppsättning celler och skriv sedan vad du vill upprepas i den sista cellen och tryck sedan på Ctrl + Enter. Vad du skrev går in i varje vald cell ..
• ALT + F1: Använd den här genvägen för att skapa diagram på samma ark som dina data. På samma sätt skapar du diagram på separat ark genom att trycka på F11
• Shift + F3 Använd den här genvägen för att infoga en funktion
• Alt + H + D + C: Använd den här genvägen för att radera en kolumn
• Alt + H + B: Använd den här genvägen för att lägga till en kant i en cell
• Ctrl + Skift + $: Använd den här genvägen för att använda valutaformatet
• Ctrl + Skift +%: Använd den här genvägen för att tillämpa procentformatet
• Ctrl + Skift + &: Använd den här genvägen för att använda konturerna
• F5: Använd den här genvägen för att gå till en cell. Skriv bara F5 och cellkoordinaten eller cellnamnet

Testa IFS logiska funktioner för att eliminera behovet av kapslade formler

IFS är en lokal funktion som kallas “Om det här, då och det.” Detta används av analytiker över hela världen och det kan utvärdera flera villkor i Excel så att du inte behöver använda kapslade formler. Funktionen kan vara används genom att ange IFS  i formelfältet, följde villkoren. IFS kontrollerar sedan om villkoren är uppfyllda och returnerar ett värde som motsvarar ett SANT villkor. Ett exempel på IFS visas nedan. I vårt exempel använder vi en formel för att skapa betyg i ett kalkylark. Du kan läsa mer om IFS från Microsoft här.

Använd statusfältet för att kontrollera datastatus

Ingen gillar att göra snabb matte, men Excel kan knäcka data i farten åt dig. Om du har ett siffror eller siffror kan statusfältet enkelt knäcka dina nummer utan att behöva skriva en formel. Detta inkluderar räkningen, numeriskt antal, minimum, maximum och summa. Du behöver bara markera data för att komma igång. I sällsynta fall kan du behöva aktivera det först. Om så är fallet, högerklicka på statusfältet och klicka för att aktivera de statistikalternativ du vill se.

Testa datafält för att se dina data visuellt

Big Data är användbart, men ingenting är mer visuellt än diagram. Med funktionen Datafält i Excel kan du lägga till staplar i dina befintliga tabeller utan att lägga till ett diagram. Du kan göra detta genom att välja de data och celler som du vill ha en graf för, sedan gå till Hem, välja Villkorlig formatering och välja Datafält. Du kan sedan välja antingen en Gradient Fill eller en Color Fill.

Be Excel om hjälp

Om du befinner dig förlorad i Excel kan själva programmet hjälpa till. Klicka bara på rutan högst upp där det står Sök så kan du leta efter vilken funktion du vill utföra i Excel. Sökrutan ger dig sedan alternativet. Som ett alternativ kan du alltid skriva ” Hjälp” i det här sökfältet för att kalla till och hitta en lista över vanliga ämnen och funktioner i Excel. Några vanliga ämnen som listas här är hur rader, funktioner, celler, formler, formatering, tabeller etc. kan fungera.

Kommer du att bli en mästare på Excel?

Det finns mycket du kan göra med Microsoft Excel, och det är svårt att täcka det i bara ett inlägg. Våra tips och tricks berör bara grunderna, men det finns så mycket mer som kan upptäckas. Låt oss veta i kommentarerna nedan dina egna tips och tricks för Excel och Office 365.