Oavsett om du \u00e4r student vid en l\u00e4roanstalt, en anst\u00e4lld p\u00e5 ett f\u00f6retag eller bara den genomsnittliga personen med ett Gmail-konto, kommer e-post sannolikt att vara en stor del av din dag. S\u00e5 f\u00f6r att undvika att bli fast i en r\u00f6ra av meddelanden \u00e4r det alltid b\u00e4st att anv\u00e4nda n\u00e5gon form av programvara f\u00f6r att hantera din inkorg.<\/p>\n
Microsoft Outlook r\u00e5kar vara en av de mest popul\u00e4ra station\u00e4ra l\u00f6sningarna f\u00f6r just det, och det ing\u00e5r gratis i Office 365-prenumerationer. I den h\u00e4r guiden tar vi en n\u00e4rmare titt p\u00e5 n\u00e5gra av de tips och tricks i Outlook som du kan anv\u00e4nda f\u00f6r att hantera och skicka e-post med maximal effektivitet och produktivitet.<\/p>\n
Under din hektiska dag kanske du inte alltid har tid att dra musen \u00f6ver ikoner f\u00f6r att utf\u00f6ra vanliga uppgifter som att skriva, svara eller vidarebefordra meddelanden. Lyckligtvis, precis som i Microsoft Teams<\/a>, finns det flera snabbtangenter i Outlook som du kan anv\u00e4nda. Dessa snabbtangenter kan spara tid genom att hoppa \u00f6ver menyer. Vi har samlat n\u00e5gra av v\u00e5ra favoriter nedan.<\/p>\n V\u00e5r lista \u00e4r bara b\u00f6rjan p\u00e5 genv\u00e4garna. Microsoft har ett djupdyk i fler Outlook-snabbtangenter h\u00e4r<\/a>, s\u00e5 kolla g\u00e4rna ut det.<\/p>\n En av sm\u00e4rtorna i e-postmeddelanden (och Outlook) \u00e4r att det finns en gr\u00e4ns p\u00e5 20 MB f\u00f6r n\u00e4r du vill skicka bilder eller filer i dina meddelanden. Ingen anledning att oroa dig, eftersom det finns en l\u00f6sning p\u00e5 detta. Outlook har en automatisk storleksfunktion som kan anv\u00e4ndas f\u00f6r att minska bildstorlekarna innan du skickar dina e-postmeddelanden.<\/p>\n N\u00e4r du har skapat ditt nya meddelande och bifogat alla dina foton kan du hitta alternativet genom att g\u00e5 till fliken ” Arkiv<\/strong> ” l\u00e4ngst upp till v\u00e4nster i f\u00f6nstret. Klicka sedan p\u00e5 den gula rutan som s\u00e4ger ” Bildbilagor<\/strong> ” Slutligen kan du v\u00e4lja ” \u00c4ndra storlek p\u00e5 stora bilder n\u00e4r jag skickar det h\u00e4r meddelandet.<\/strong> ” Vanligtvis kommer detta att minska filer fr\u00e5n MB till mindre storlekar i KB. T\u00e4nk dock p\u00e5 att den h\u00e4r funktionen bara fungerar om du har bifogat bilderna med hj\u00e4lp av Knappen Infoga filer. Bilder som \u00e4r inb\u00e4ddade direkt i e-postmeddelandet \u00e4ndras inte med hans metod.<\/p>\n Om allt annat misslyckas kan du alltid skicka dina bilagor som en ZIP-fil<\/a>.<\/p>\n Outlook \u00e4r bra p\u00e5 egen hand f\u00f6r att hantera e-post, men det kan ocks\u00e5 kopplas ihop med kraften i notetaking-appen OneNote<\/a>. N\u00e4r du till exempel noterar och planerar objekt i OneNote 2016 kan du \u00f6verf\u00f6ra det som en Outlook-uppgift. F\u00f6r att g\u00f6ra detta i OneNote, markera de ord som du vill ha som en uppgift och klicka sedan p\u00e5 menyn som visas p\u00e5 menyn bredvid knappen ” Outlook-uppgifter<\/strong> ” f\u00f6r att v\u00e4lja en p\u00e5minnelse.<\/p>\n Du kan ocks\u00e5 \u00f6verf\u00f6ra alla e-postmeddelanden fr\u00e5n Outlook direkt till OneNote f\u00f6r att hj\u00e4lpa dig att markera e-postmeddelandet och till och med schemal\u00e4gga uppgifter. F\u00f6r att komma ig\u00e5ng med den h\u00e4r funktionen, v\u00e4lj fliken ” Hem<\/strong> ” i din Outlook-inkorg och klicka sedan p\u00e5 e-postmeddelandet du vill skicka till OneNote. Klicka sedan p\u00e5 ikonen ” Skicka till OneNote<\/strong> ”. Om du \u00e4r inloggad p\u00e5 OneNote med samma konto \u00f6ppnar detta en version av e-post OneNote Microsoft Store-skrivbordsappen, s\u00e5 att du kan redigera den som du vill.<\/p>\n Som en alternativ metod kan ett annat bra s\u00e4tt att markera e-postmeddelanden vara att spara den som en PDF-fil. Du kan g\u00f6ra detta genom att g\u00e5 till menyn ” Skriv ut<\/strong> ”, v\u00e4lja Microsoft Print till PDF, v\u00e4lja en mapp och sedan trycka p\u00e5 ” Spara.<\/strong> ”Du kan sedan navigera f\u00f6r att hitta PDF-filen och \u00f6ppna den i Microsoft Edge och skriva alla anteckningar som du vill.<\/p>\n N\u00e4r du hanterar dina e-postkonton p\u00e5 olika enheter kan saker ibland g\u00e5 fel. Du kan av misstag ta bort ett viktigt meddelande, annars kan ett meddelande placeras fel. Du kan enkelt s\u00e4kerhetskopiera dina e-postmeddelanden i Outlook f\u00f6r att undvika s\u00e5dana pinsamma situationer.<\/p>\n Ett av de enklaste s\u00e4tten att s\u00e4kerhetskopiera viktiga e-postmeddelanden i Outlook p\u00e5 Windows 10 \u00e4r att helt enkelt markera meddelandet och sedan dra det till ett File Explorer-f\u00f6nster. Detta kommer att f\u00e5 det att visas som ett Outlook-objekt, och om du dubbelklickar p\u00e5 det \u00f6ppnas meddelandet fortfarande i Outlook, oavsett om det raderades fr\u00e5n servern eller inkorgen.<\/p>\n Du kan ocks\u00e5 regelbundet exportera hela din postl\u00e5da som en .PST-fil manuellt<\/a>. Du kan g\u00f6ra detta genom att g\u00e5 till din inkorg, klicka p\u00e5 ” Arkiv<\/strong> ” och sedan ” \u00d6ppna och exportera<\/strong> .” D\u00e4refter kan du klicka p\u00e5 knappen ” Importera \/ exportera<\/strong> ” och v\u00e4lja knappen ” Exportera till fil<\/strong> ”. Slutf\u00f6r guiden genom att v\u00e4lja .PST och klicka sedan p\u00e5 mappen du vill exportera (i detta fall inkorgen.) Du kan sedan v\u00e4lja var du vill spara och klicka sedan p\u00e5 Slutf\u00f6r. Om du vill kan du l\u00f6senordsskydda det, men detta \u00e4r valfritt.<\/p>\n Det \u00e4r enkelt att \u00f6ppna och importera PST-filen till Outlook. G\u00e5 bara tillbaka till menyn ” File<\/strong> ”, klicka p\u00e5 ” Open and Export<\/strong> ” och v\u00e4lj ” Open Outlook Data File”.<\/strong> ”N\u00e4r du v\u00e4l har \u00f6ppnat PST-filen skapas ett nytt omr\u00e5de p\u00e5 den v\u00e4nstra panelen som kallas Outlook Data. Det \u00e4r det nya hemmet f\u00f6r dina s\u00e4kerhetskopierade meddelanden.<\/p>\n Ingenting \u00e4r mer irriterande \u00e4n en fullst\u00e4ndig inkorg, men Outlook har ett inbyggt verktyg som hj\u00e4lper dig att rensa alla o\u00f6nskade meddelanden. F\u00f6r att anv\u00e4nda det h\u00e4r verktyget h\u00f6gerklickar du p\u00e5 en e-postkonversation som du vill st\u00e4da upp. Outlook ger dig en varningsprompt och skickar alla \u00f6verfl\u00f6diga meddelanden till mappen Borttagna objekt. Outlook anser att ett objekt \u00e4r \u00f6verfl\u00f6digt om det visas mer \u00e4n en g\u00e5ng i en meddelandetr\u00e5d. Detta \u00e4r s\u00e4rskilt anv\u00e4ndbart f\u00f6r att st\u00e4da upp l\u00e5nga e-postkonversationer.<\/p>\n Du kan ocks\u00e5 anv\u00e4nda samma verktyg f\u00f6r att st\u00e4da upp mappar, helt enkelt bes\u00f6ka mappen du vill st\u00e4da upp och klicka p\u00e5 fliken ” Hem<\/strong> ” och klicka sedan p\u00e5 ikonen f\u00f6r ett kuvert med ett ”X”<\/strong> under ” Radera<\/strong> ”grupp.<\/p>\n Vi har bara markerat fem tips och tricks i Outlook, men det finns mycket mer du kan g\u00f6ra. Du kan skydda dina Outlook-data<\/a> med ett l\u00f6senord, skapa professionella e-signaturer,<\/a> skapa regler f\u00f6r din inkorg<\/a>, schemal\u00e4gga meddelanden<\/a> och mycket mer. Kommer du att kolla in n\u00e5got av dessa? L\u00e5t oss veta i kommentarerna nedan om du har andra Outlook-tips och tricks.<\/p>\n\n
\n
Anv\u00e4nd storleksverktyget f\u00f6r Outlook f\u00f6r att skicka stora bildfiler<\/h2>\n
Kombinera kraften i OneNote med Outlook eller spara e-postmeddelanden som PDF<\/h2>\n
S\u00e4kerhetskopiera dina e-postmeddelanden f\u00f6r att undvika olyckor<\/h2>\n
Anv\u00e4nd rensningsverktyget f\u00f6r att rensa meddelanden<\/h2>\n
… Och det \u00e4r bara b\u00f6rjan!<\/h2>\n